Anagrafica
1) Introduzione
La gestione delle anagrafiche consente l’inserimento dei dati anagrafici, fiscali e contabili delle ditte per le quali in seguito si andranno ad abilitare le varie applicazioni presenti in GB.
Prima di abilitare qualsiasi applicazione perciò, è necessario creare l’anagrafica delle ditte.
L’inserimento corretto delle Anagrafiche è molto importante, poiché determina l’abilitazione delle applicazioni ed il riporto dei dati nelle stesse (frontespizio, quadri contabili, ecc...).
- Importazione dei dati:
Cliccando il pulsante 
si apre una maschera dove è possibile:
A. importare le anagrafiche da “File Telematico”
B. importare le Anagrafiche delle ditte da altri Software.
Per un corretto utilizzo della maschera “Importazioni” si rimanda alla guida on line.
- Inserimento di una nuova scheda:
In 
dal pulsante 
è possibile inserire una nuova scheda Anagrafica.
Il codice ditta, il codice fiscale e la partita iva sono dati obbligatori senza i quali la procedura non consente di andare avanti. Per inserire il codice che si vuole attribuire alla ditta compilare il campo “Cod ditta” (Il codice è alfanumerico per un massimo di sei caratteri).
In base al tipo di ditta inserita (Persona Fisica, Persona Fisica Titolare di P. Iva, Condomini e Società) i dati richiesti in anagrafe si suddividono in:
- obbligatori;
- opzionali (contraddistinti dall' *);
- non compilabili (ovvero non servono per quella tipologia di soggetto e sono bloccati).
A. Dati Anagrafici:
Inserimento dei Dati anagrafici:
• Cogn.R.Soc. - il cognome o la ragione sociale;
• Nome - il nome;
• Titolo – il titolo;
• Sesso – non si deve inserire, perché la procedura lo inserisce automaticamente determinandolo dal codice fiscale;
Inserimento dei Dati di nascita
• I Dati di nascita sono calcolati in automatico dalla procedura in base al codice fiscale.
L’utente può decidere di variare questi dati:
cliccando il pulsante 
, i campi diventano gialli da input e sarà possibile inseriere manualmente le variazioni.
Inserimento della Residenza/Sede legale:
• Comune - Cliccando il pulsante 
posto a fianco del campo “Comune”, si apre l’elenco di tutti i comuni italiani; Per riportare il comune nella maschera, fare doppio click nel comune selezionato e in automatico saranno inseriti i dati nei campi “Prov”, “C.A.P”, “Regione” “Cod.ISTAT”, “Cod.Comune”;
• Prov. – inserito in automatico dalla procedura;
• C.A.P – inserito in automatico dalla procedura;
N.B: Nel caso in cui sia necessario indicare un C.A.P. diverso da quello proposto in automatico dal software procedere nel seguente modo:
- Cliccare il pulsante 
posto a fianco del campo C.A.P;
-
Nella maschera che si apre, cliccare il pulsante 
e inserire nel campo giallo il nuovo codice;
- Doppio click nel codice inserito per scaricarlo nel campo 
• Tipologia – indicare via, piazza, viale ecc.….;
• Indirizzo – indicare l’indirizzo;
• N° Civico - indicare il n° civico;
• Frazione – indicare la frazione;
• Regione – inserito in automatico dalla procedura;
• Cod. ISTAT – inserito in automatico dalla procedura;
• Cod. Comune – inserito in automatico dalla procedura.
Inserimento della Residenza estera:
va compilata nel caso in cui l’utente ha la propria residenza in uno stato estero.
• C.F. estero – indicare il codice fiscale estero;
• Stato Estero – indicare lo stato estero di residenza scegliendolo dall’elenco che si apre dal pulsante 
;
• Stato federato provincia o contea – indicare lo stato estero provincia o contea;
• Località di residenza – Indicare il comune o il paese di residenza;
• Indirizzo – indicare l’indirizzo;
• Nazionalità – indicare la nazionalità “Italiana” o “Estera” tramite il pulsante ;
• Modalità operativa in Italia – indicare la modalità operativa in Italia dall'elenco proposto.
Inserimento del Domicilio fiscale:
• Comune – indicare il comune del domicilio fiscale scegliendolo dall’elenco che si apre dal pulsante 
;
• Prov. – inserito in automatico dalla procedura;
• C.A.P – inserito in automatico dalla procedura;
• Tipologia – indicare via, piazza, viale ecc.….;
• Indirizzo – indicare l’indirizzo;
• N° Civico - indicare il n° civico;
• Frazione – indicare la frazione;
• Regione – inserito in automatico dalla procedura;
• Cod. ISTAT – inserito in automatico dalla procedura;
• Cod. Comune – inserito in automatico dalla procedura.
Inserimento del Luogo esercizio Attività solo per i professionisti:
• Comune – indicare il comune del domicilio fiscale scegliendolo dall’elenco che si apre dal pulsante 
;
• Prov. – inserito in automatico dalla procedura;
• C.A.P – inserito in automatico dalla procedura;
• Tipologia – indicare via, piazza, viale ecc.….;
• Indirizzo – indicare l’indirizzo;
• N° Civico - indicare il n° civico;
• Frazione – indicare la frazione;
• Regione – inserito in automatico dalla procedura;
• Cod. ISTAT Cod. Comune – inserito in automatico dalla procedura.
Inserimento dei Contatti:
• Telefono
• Fax
• E-mail
• Telefono 2
• Cellulare
• P.E.C
B. Dati Fiscali/Contabilità:
In questa sezione inserire i dati fiscali e contabili dell’Azienda, indispensabili per un corretto ripoto e utilizzo dei dati indicati nell’applicazione “ContBil” e nelle varie dichiarazioni e comunicazioni fiscali.
Inserimento Codice Attività: cliccare il pulsante 
posto a fianco del campo e scaricare con doppio click il codice desiderato;
:
è possibile, per la stessa ditta, indicare più codici attività e le situazioni che si possono avere sono due:
- contabilità separate ai fini Iva (art. 36 DPR 633/72): in questo caso vengono creati tanti “moduli contabili” quante sono le contabilità separate indicate.
Le registrazioni vengono effettue nel codice attività di riferimento, con la possibilità di gestire la liquidazione riepilogativa ai fini Iva.
Deve essere posto il check su “Attività principale” in corrispondenza dell’attività prevalente.
- contabilità “unite”: in questo caso non si tratta di contabilità separate ai fini Iva e l’indicazione di questo dato rileva solo ai fini statistici. Le registrazioni contabili devono essere effettuate tutte nel modulo contabile dell’attività principale indicata. Deve essere selezionata l’attività in cui quella marginale è ricompresa.
:
è possibile eliminare un codice attività precedentemente inserito.
N.B. Non è possibile eliminare un codice attività se sono state effettuate registrazioni contabili relative allo stesso.
Inserimento Regime Contabile: cliccare il pulsante 
posto a fianco del campo e scaricare con doppio click il codice desiderato;
I regimi contabili possono essere raggruppati in tre categorie macro:
• Regimi contabili per impresa:
- 1. Impresa in contabilità ordinaria
- 2. Impresa in contabilità semplificata
- 5. Impresa in regime sostituivo – Marginali – (Forfettino) - Art. 13 L. 388/2000
- 31. Agricoltura in contabilità ordinaria
- 32. Agricoltura in contabilità semplificata
• Regimi contabili per professionisti:
- 21. Professionista in contabilità ordinaria – Art. 3, comma 2, Dpr 695/96
- 22. Professionista in contabilità semplificata – Art. 3 , comma 1, Dpr 695/96
- 25. Professionista in regime sostitutivo – Marginali – (Forfettino) – Art. 13 L. 388/2000
• Contribuenti minimi:
- 7. Contribuente minimo – Art.1, comma 100, Legge 244/07
• Contribuenti Ex minimi - art. 27 comma 3 D.L. 98/2011:
a partire dal 01 gennaio 2012 è stato introdotto un nuovo regime contabile “semplificato”, definito degli “Ex Minimi”, previsto dall’ art. 27 comma 3 D.L. 98/2011.
Il check per indicare il regime degli Ex-Minimi è visibile solo se sono stati indicati, come regime contabile, il regime 2 – Impresa in contabilità semplificata o il regime 22 – professionista in contabilità semplificata o il regime 32 - agricoltura in contabilità semplificata.
La scelta del regime contabile è fondamentale per un corretto utilizzo del software ed ha ripercussioni sia in fase di contabilizzazione delle scritture contabili che in fase d’integrazione con i dichiarativi.
Nel caso in cui il soggetto sia in regime di contabilità ordinaria per opzione è necessario indicarlo nell’apposita casella posta a fianco del regime contabile.
Inserimento Regimi Speciali: cliccare il pulsante posto 
a fianco del campo e scaricare con doppio click il codice desiderato;
Attualmente vengono gestiti i regimi speciali relativi all’agricoltura:
• 4 – Agriturismo – L.413/1991
• 7 – Agricoltura – Attività connesse (Art. 34 bis DPR 633/72)
• 8 – Agricoltura – Regime speciale (Art. 34 DPR 633/72)
I predetti regimi speciali sono selezionabili solo se per la ditta è stato indicato, per il regime contabile, il codice 31 (Agricoltura Contabilità Ordinaria) o il codice 32 (Agricoltura Contabilità Semplificata).
Se per la ditta è stato indicato il regime speciale 7 (Attività connesse - Art. 34 bis DPR 633/72) o il regime speciale 8 (Regime speciale - Art. 34 DPR 633/72) è possibile selezionare l’opzione “Art. 32 DPR 917/86”.
Come indicato nella tabella riepilogativa dei regimi contabili, qualora venga indicata l’opzione “Art. 32 DPR 917/86” in fase di abilitazione del modello Unico non viene abilitato in automatico il quadro contabile relativo e non vengono integrati i dati con la contabilità.
Inserimento dei dati nella sezione Situazione Ditta:
Anche in questa sezione i campi sono abilitati in base alla tipologia di soggetto inserito in anagrafica (Persona Fisica, Persona Fisica Titolare di P. Iva, Condomini e Società);
• Stato Civile – inserire lo stato civile per le Persone Fisiche;
• Ditta Coniuge – indicare il codice ditta relativo al coniuge, questo campo deve essere compilato solo nel caso si opti per la compilazione del modello 730 Congiunto;
• Natura Giuridica – selezionare la natura giuridica dalla tabella che si apre cliccando il pulsante 
;
• Stato – selezionare lo stato dalla tabella che si apre cliccando il pulsante 
;
• Situazione – selezionare la situazione della ditta dalla tabella che si apre cliccando il pulsante 
.
Inserimento Dati del Firmatario
La sezione “Dati del Firmatario” è sempre abilitata per le società.
Per le ditte individuali, la sezione, è abilitata solo nel caso in cui lo stato civile del soggetto sia: 6. Deceduto, 7. Tutelato, 8. Minore.
Selezionare il “Codice Carica” dall’elenco che si apre cliccando il pulsante 
e successivamente inserire i dati relativi al Firmatario.
1) In presenza di una Società compilare le seguenti sezioni:
• Sede INPS
• Registro Imprese/Camera di commercio: Iscrizione alla camera di commercio, R.E.A. e data.
2) In presenza di una Ditta Individuale compilar le seguenti sezioni:
• Sede INPS
• Registro Imprese/Camera di commercio: Iscrizione alla camera di commercio, R.E.A. e data.
3) In presenza di un Professionista compilare le seguenti sezioni:
• Sede INPS
• Albo/Ordine professionale di appartenenza
• Cassa di iscrizione del professionista
D. Partecipazioni e Cariche:
Nella sezione “Partecipazioni e cariche” la procedura riporta in automatico i principali dati anagrafici della società o ditta individuale in cui il soggetto ha la partecipazione o collaborazione.
Gli abbinamenti possono essere effettuati in fase di compilazione dei quadri dei dichiarativi.
E. Logo e Documenti:
In questa sezione l’utente può inserire il logo della ditta e allegare documenti utili, come Carte d’Identità, Visure, ecc...
Per inserire il logo, cliccare il pulsante 
e ricercare il percorso dove l’immagine è salvata.
Per allegare un documento alla ditta , cliccando il pulsante 
, si apre una maschera nella quale, tramite il tasto 
, si può ricercare il percorso dove il file è salvato e allegarlo alla ditta facendovi doppio click. Si possono allegare file di qualsiasi formato, come PDF, Word Excel, ecc…
All’interno della maschera “Gestione documenti collegati” si possono poi visualizzare tutti i documenti allegati alla ditta. Per aprire un documento allegato è sufficiente fare doppio click sul file che si vuole visionare.
Per eliminare un documento allegato cliccare sul pulsante 
in corrispondenza del file da rimuovere.
N.B.: La presenza e il numero dei documenti collegati alla ditta è segnalato nella sezione “Documenti collegati”, sotto il pulsante 
.
4) Storicizzare una Anagrafica
La storicizzazione è una funzione che permette di creare uno storico dell’anagrafica della ditta ad una determinata data.
- Storicizzazione automatica effettuata dalla procedura
La procedura effettua la storicizzazione automatica quando si procede alla abilitazione di un’applicazione per un nuovo anno. Lo storico si crea al 31/12 dell’anno per il quale si sta abilitando l’applicazione.
Esempio - Applicazione Unico PF 2014 anno imposta 2013: abilitando l’applicazione i dati vengono storicizzati al 31/12/2013
- Storicizzazione effettuata dall’utente
Dal pulsante 
si procede alla storicizzazione dei dati anagrafici di una ditta fino ad una certa data. Questa operazione è necessaria ogni volta che varia un dato rilevante, come ad esempio: la residenza, il codice attività, il firmatario, il domicilio fiscale ecc..
N.B: Una storicizzazione non può essere eliminata ma solo modificata!
Per modificare una storicizzazione posizionarsi nella situazione “Al 31/12/….” e cliccare il pulsante 
. Quindi effettuare le modifiche necessarie e salvarle cliccando sul pulsante 
.
In “Anagrafica” per visualizzare tutte le situazioni storicizzate ceccare la casella in basso 
: nella barra verranno esposte tutte le situazioni storicizzate della ditta.
per eliminare interamente un’Anagrafica di una ditta.
Attenzione!!!: L'operazione è molto delicata e non permette poi di recuperare i dati cancellati.
per salvare i dati inseriti o modificati nella scheda della ditta.
per stampare l’elenco di tutte le ditte registrate nell’Anagrafica. Prima di lanciare la stampa selezionare i campi che si vogliono includere e scegliere con quale campo effettuare l’ordinamento.
per stampare la scheda Anagrafica di una ditta o di più ditte, scegliendo quelle che si vogliono includere nella stampa.
per stampare le schede di tutte le ditte presenti in Anagrafica in formato “.txt”.