Per iniziare a lavorare sulla gestione, posizionarsi su uno dei prospetti proposti.
Le primi indicazioni sull’utilizzo della maschera vengono fornite con due messaggi al primo accesso al documento:
- il primo che ricorda che nella nuova struttura della Nota Integrativa non vi è più una distinzione preventiva tra versione ordinaria ed abbreviata.
Possono essere suddivisi in 3 macro-categorie:
Introduzione alla Nota integrativa
Introduzione e commenti relativi alle singole aree e voci dei prospetti quantitativi
Parte finale della Nota Integrativa
Per l’inserimento della parte testuale, porsi sempre questa domanda:
inserirla nel campo testuale (Introduzione o Commento) relativo alla voce specifica.
inserirla nell’Introduzione o nella parte finale della Nota Integrativa.
In alcuni prospetti testuali, Bilancio Europeo GB propone per default un testo base eventualmente da personalizzare nel contenuto.
Il testo base riportato può essere integrato, modificato e/o eliminato a discrezione dell’utente.
La personalizzazione del testo può essere effettuata:
manualmente, digitando liberamente il testo voluto.
utilizzando le funzioni copia/incolla da tastiera per riportare porzioni di testo provenienti da altri documenti.
Si ricorda che nel documento è possibile attivare le seguenti funzioni da tastiera:
CTRL+C = copia
CTRL+X = taglia
CTRL+V = incolla
CTRL+Z = annulla
Nonostante la funzione sia attualmente attiva nei prospetti testuali, non è stata ancora portata a termine l'ottimizzazione del copia/incolla che permette di escludere al 100% segnalazioni in fase di produzione del file XBRL.
L’uso dei prospetti testuali consente di recuperare un certo grado di flessibilità considerando anche il fatto che al loro interno possono essere introdotte, qualora necessario, anche ulteriori tabelle.
2.2.1.1 Inserire tabelle nei prospetti testuali
Attualmente la funzionalità non è gestita automaticamente in Bilancio Europeo GB.
Per l’inserimento delle tabelle in HTML nei prospetti testuali, si consulti il Vademecum utente per la redazione del bilancio completo XBRL paragrafo “Creazione ed inserimento di una tabella HTML in nota integrativa”.
2.2.2 Compilare le Tabelle
L’esposizione tabellare costituisce la corsia preferenziale da percorrere per ottenere un maggior grado di standardizzazione, elaborabilità e comparabilità del documento.
Nella struttura della Nota Integrativa le tabelle sono evidenziati in azzurro.
Le tabelle proposte sono state costruite sulla base di un’attenta analisi delle disposizioni civilistiche relative all’informativa da riportare in Nota Integrativa: per ognuna di esse viene infatti indicato anche il relativo riferimento normativo.
Prima di vedere nel dettaglio le regole di compilazione delle tabelle, riepiloghiamo qui le proprietà dei campi GB applicate al modulo Bilancio Europeo.
2.2.2.1 Proprietà dei campi
BIANCO: campo a libera compilazione da parte dell'utente. Confermare il dato immesso con “INVIO” dopo l’inserimento.
ARANCIO “CAMPO FORMULA”: i valori vengono calcolati in automatico dalla procedura. L'utente non può modificarli.
AZZURRO: campo compilato in automatico dalla procedura tramite l’integrazione con la contabilità.
Se il dato proviene da contabilità, è possibile modificarlo operando doppio click sul campo stesso: nella form di dettaglio che si apre, inserire l’importo voluto nella casella gialla “Forzatura” e confermare con “INVIO”. All’uscita dalla form i dati sono aggiornati con la modifica operata.
All’interno di Bilancio Europeo GB le tabelle richieste dalla Tassonomia possono essere ricondotte a due principali modalità di compilazione:
compilazione tramite riporto automatico dei dati
compilazione da input
Le tabelle che descrivono direttamente le poste di bilancio, sono costituite principalmente da campi a sfondo azzurro che riportano in automatico i dati tramite l’integrazione (per dettagli sulle proprietà dei campi si consulti il punto 2.2.2.1 Proprietà dei campi).
Nel caso di inserimento dei soli Saldi di Bilancio senza tenuta della Contabilità, nei prospetti non verranno riportate in automatico le variazioni delle poste, in quanto strettamente collegate alla relativa movimentazione contabile. Si avrà in tal caso una semi-integrazione: i dati mancanti possono essere inseriti tramite apposita Forzatura.
Con doppio click sul campo specifico, è possibile visualizzare il dettaglio di ogni importo. Si apre infatti la form “DETTAGLI”, all’interno della quale vengono riportati tutti i conti che sono stati movimentati per quello specifico aggregato e che hanno “contribuito” a formare l’importo scaricato.
Per procedere alla modifica del dato scaricato in automatico nel campo specifico, è necessario effettuare una “Forzatura”.
Uscendo dal dettaglio, la Forzatura verrà riportata nell’apposito campo del prospetto in Nota Integrativa.
Le tabelle che possono essere dettagliate da input sono composte principalmente da campi a sfondo bianco. Per la loro compilazione digitare da input il dato in ogni campo e confermare con “INVIO”.
2.2.2.2 Tabelle incrementative
Per alcune poste viene richiesto di dettagliare le caratteristiche attraverso tabelle a righe incrementative.
Come riportato nel Vademecum utente per la redazione del bilancio completo XBRL, “Alcuni prospetti della nota integrativa sono costituiti da elenchi aperti, ovvero un numero indefinito di colonne (in GBSoftware “righe”) che si devono ripetere con lo stesso numero di righe (in GBSoftware “colonne”)”.
Es. Dettagli sulle partecipazioni in imprese controllate possedute direttamente o per tramite di società fiduciaria o per interposta persona.
Si osservi che nel prospetto in esame le righe possono ripetersi tante volte quante sono le imprese controllate che devono essere citate.
Per aumentare il numero delle righe, cliccare su 
.
2.3 Informativa per l’abbreviata
L’obbligo o meno di fornire una determinata informativa nella Nota Integrativa Abbreviata è segnalato nell’apposita sezione “Informativa per la Nota Integrativa Abbreviata”, visualizzabile all’interno di ogni prospetto.
In questa sezione viene riportato:
- se il prospetto è obbligatorio o facoltativo:
= obbligatorio
= facoltativo
- un eventuale suggerimento di compilazione
Anche nel caso in cui non ne sia evidenziato l’obbligo, si può decidere di compilare comunque una determinata tabella.
Qualora vi sia l’obbligo di compilazione (prospetto segnalato con )
viene comunque concessa una certa elasticità:
è possibile procedere all’informativa con delle semplificazioni, rispetto a quanto avviene per chi deve fornire l’analoga informazione nel bilancio ordinario.
In tal caso tale possibilità viene evidenziata accanto all’indicazione dell’obbligatorietà, dove sono anche riportate le varie alternative percorribili.
anche nei casi in cui vengano proposte delle modalità semplificate, si può sempre decidere di non avvalersene e optare per l’utilizzo del prospetto più completo (previsto per l’ordinaria).
3. Opzioni e funzioni
3.1 Visualizzazione della struttura
Oltre alla modalità proposta per default, la struttura della Nota Integrativa può essere visualizzata in modalità estesa o ad elenco.
3.1.1 Espandi tutto
Questa funzione attiva l’apertura simultanea di tutti i rami in cui il documento è strutturato. E’ quindi possibile vedere l’elenco di tutti i prospetti, sia testuali che tabellari, ripartiti per rami/sottorami di appartenenza.
3.1.2 Visualizza ad elenco
La funzione permette di visualizzare tutti i prospetti del documento ad elenco, senza alcuna suddivisione per rami/sottorami di appartenenza.
Visualizza nella sezione sinistra le sole tabelle che contengono dati ricavabili direttamente dalle poste di bilancio e che sono quindi compilate in automatico dalla procedura.
Visualizza nella sezione sinistra le sole tabelle che devono essere dettagliate da input.
3.2.3 Prospetti testuali
Visualizza nella sezione sinistra i soli prospetti che devono accogliere una parte testuale. Tali prospetti sono evidenziati in giallo nella struttura della Nota Integrativa.
3.2.4 Prospetti con dati valorizzati
Consente di filtrare le sole tabelle che contengono la proprietà “ =Obbligatorio” nella sezione “Informativa per la Nota Integrativa Abbreviata”.
3.2.6 Contiene […]
Consente di filtrare i prospetti in base a una o più parole chiave contenute nel nome.
3.2.7 Eliminazione dei filtri impostati
E’ possibile in qualsiasi momento disattivare uno o più filtri in due modi:
- eliminando ad una ad una le spunte inserite in prossimità degli stessi
- utilizzando la funzione “
Elimina filtri” che permette di disattivare simultaneamente tutti i filtri impostati. Per attivarla, è necessario accedere alle funzioni residuali dal pulsante
e cliccare su “
Elimina filtri”.
Questo può essere particolarmente utile nei casi in cui si vogliano mantenere all’interno della Nota Integrativa i soli prospetti filtrati: tutti gli altri verranno esclusi dalle stampe e dal file XBRL.
Il pulsante
è attivo solo se nel caso in cui è stato precedentemente impostato un filtro.
3.3 Aggiorna 
Attiva un refresh del documento, che permette l’aggiornamento dei dati riportati all’interno delle tabelle.
3.4 Pulisci
3.4.1 Pulisci tutto 
Elimina sia le forzature operate che le eventuali modifiche apportate alla parte testuale in tutti i prospetti del documento.
Un messaggio chiede conferma se si vuol procedere:
Sì= verrà ripulito l’intero documento.
No= annulla l’operazione.
3.4.2 Pulisci tabella 
Elimina sia le forzature operate che le eventuali modifiche apportate alla parte testuale nel prospetto selezionato.
Un messaggio chiede conferma se si vuol procedere:
Sì= verrà ripulito il prospetto selezionato.
No= annulla l’operazione.
Tale funzionalità è attiva solo se è stato selezionato un prospetto all’interno della struttura.
3.5 Definitivo per fascicolo
Cliccando sul pulsante 
, la procedura avverte con un messaggio del fatto che i dati all’interno della gestione verranno storicizzati e non sarà possibile effettuare modifiche agli stessi:
Sì= la procedura storicizza la gestione.
No= annulla l’operazione.
Si può procedere alla creazione del file XBRL solo quando entrambi i documenti (Bilancio e Nota Integrativa) sono stati completati e quando per la Nota Integrativa è presente la segnalazione di “Definitivo per fascicolo”.
Una volta attivata la segnalazione, il pulsante appare così: 
.
E’ possibile in qualsiasi momento disattivare l’indicazione di “Definitivo per fascicolo” cliccando di nuovo sul pulsante.
La procedura avverte con un messaggio del fatto che i dati verranno sbloccati e sarà possibile procedere alla loro modifica, anche se occorrerà nuovamente procedere a tale segnalazione prima della creazione del file XBRL:
Sì= la segnalazione di “Definitivo per fascicolo” viene annullata.
No= annulla l’operazione.
4. Validazione e stampa
4.1 Valida XBRL
Cliccando su 
è possibile controllare e validare il file in tempo reale richiamando l’utility proposta da Infocamere direttamente dal software GB.
4.2 Anteprima Nota Integrativa
Cliccando su
è possibile visualizzare l’anteprima del file finale.
L’anteprima riporta la struttura al momento elaborata. Propone lo stesso layout che si attiva all’interno di TebeNI se si richiede la visualizzazione in html.
4.3 Stampa tutto
Cliccando su
si apre l’anteprima di stampa del file in pdf.
Viene visualizzata la struttura completa del documento ed è poi possibile procedere alla stampa.
Propone lo stesso layout che si attiva all’interno di TebeNI se si richiede la visualizzazione in pdf.
4.4 Stampa prospetto
Cliccando su 
è possibile visualizzare l’anteprima di stampa del prospetto selezionato e procedere poi alla stampa dello stesso.
5. Altre opzioni e funzioni
5.1 Note
Tale funzionalità verrà introdotta con i prossimi aggiornamenti.
5.2 Escludi
Il check sulla funzione 
può essere apposto all’interno di ogni prospetto e permette di escludere il prospetto selezionato nell’anteprima, nella stampa e in fase di creazione dell’XBRL.
Dopo aver inserito il check, il relativo prospetto verrà visualizzato come sbarrato all’interno della struttura della Nota Integrativa.
L’XBRL viene elaborato riportando tutte le tabelle valorizzate. Questo check è importante perché consente di escludere un prospetto a discrezione dell’utente, anche se esso contiene dati.
6. Elaborazione del file XBRL
Terminata l’elaborazione del documento, si può procedere alla produzione del file contenente Bilancio e Nota Integrativa, codificato in XBRL sulla base della versione 17-11-2014 della Tassonomia Integrata.
Si può procedere alla creazione del file XBRL solo quando entrambi i documenti (Bilancio e Nota Integrativa) sono stati completati e quando per la Nota Integrativa è presente la segnalazione di “Definitivo per fascicolo”.
La produzione del file XBRL avviene in automatico dopo aver apposto, all’interno della gestione Nota Integrativa, il check su “Definitivo per fascicolo” e aver risposto “Sì” al messaggio.
Accanto al pulsante “Definitivo per fascicolo”, che è ora attivato (1), viene creato il nuovo pulsante “Apri cartella file XBRL” (2).
Cliccando su questo pulsante è possibile accedere direttamente al percorso in cui il software ha salvato il file XBRL creato.
Si può richiamare questo percorso anche dall’interno dell’apposita gestione “Produci fascicolo in PDF/A e XBRL”.
Il file viene salvato con estensione .xbrl e così denominato:
Istanza + Codice Fiscale o P.IVA ditta + .xbrl
E’ possibile modificare il nome del file a piacimento. Il Vademecum Utente per la redazione del bilancio completo XBRL, però, suggerisce che “il bilancio dovrà essere salvato […] con un nome significativo, ad esempio il codice fiscale dell’impresa di riferimento, senza spazi […]”.
Per la presentazione dei documenti al Registro Imprese, procedere poi nelle modalità canoniche.
7. Presentazione del fascicolo al RI
L'ultimo passaggio che esegue Bilancio Europeo GB è la creazione dei file e il salvataggio nelle apposite cartelle: procedere all'invio nelle modalità canoniche.
Per indicazioni sulla procedura di deposito è possibile consultare il Manuale operativo per il deposito Bilanci al Registro Imprese relativo alla campagna bilanci 2015 a cui si accede all'interno della guida online della Nota Integrativa, cliccando sul relativo pulsante "Manuale operativo per il deposito bilanci 2015".
