2 - Anagrafica Clienti/Fornitori
L’Anagrafica Clienti e Fornitori contiene i dati anagrafici dei soggetti che sono sia clienti che fornitori della ditta per le quale si sta tenendo la contabilità.
La nuova anagrafica si differenzia dalla precedente per diverse questioni:
-
ogni ditta avrà i suoi clienti/fornitori con codifica personale, ma i nominativi saranno richiamabili da qualsiasi altra azienda;
-
prevede un nuovo layout;
-
sono stati introdotti ulteriori dati e molteplici funzionalità.
Tale procedura prevede, tra le altre funzioni:
-
la storicizzazione dei dati del soggetto, quali i dati del contatto, la sede/residenza, la sezione percipienti;
-
l’integrazione con le applicazioni Skype
, e-mail 
e Google Maps 
-
il controllo e compilazione automatica dell’anagrafica per i soggetti iscritti al VIES
-
il calcolo automatico del codice fiscale
-
l’inserimento di ulteriori sedi e ulteriori recapiti
-
l’indicazione di più codici IPA e i dati dei documenti correlati per la gestione della fatturazione elettronica;
-
la gestione allegati
-
la sezione dei rapporti commerciali.
Tali funzionalità saranno dettagliate nei punti successivi.
La nuova anagrafica è suddivisa in 6 sezioni con all’interno altre sub sezioni:
2 ANAGRAFICA CLIENTI/FORNITORI
2.1 ANAGRAFICA
2.1.1 ANAGRAFICA
2.1.1.1 Codice
2.1.1.2 Identificazione Cliente/Fornitore
2.1.1.3 Codice Fiscale
2.1.1.3.1 Calcolo Codice Fiscale
2.1.1.3.2 Codice Fiscale
2.1.1.4 Partita Iva
2.1.1.4.1 Stato Estero
2.1.1.4.2 Partita Iva
2.1.1.4.3 Controllo Iscritti al Vies
2.1.1.5 Contatto
2.1.1.5.1 Dati Anagrafici
2.1.1.5.2 Storicizzazione
2.1.1.6 Dati di Nascita
2.1.1.7 Sede
2.1.1.7.1 Sede Italiana
2.1.1.7.2 Sede Estera
2.1.1.7.3 Ulteriori Sedi
2.1.1.7.4 Storicizzazione
2.1.1.8 Recapiti
2.1.1.8.1 Ulteriori Referenti
2.1.1.9 Ulteriori Dati
2.1.1.9.1 Gestioni Allegati
2.1.1.10 Elenco Cointestatari
2.1.2 CONTI & CAUSALI
2.1.2.1 Clienti e/o Fornitori
2.1.2.1.1 Documento Riepilogativo
2.1.2.1.2 Clienti Non Iva
2.1.2.1.3 Causali Iva Predefinite
2.1.2.1.4 Conti Predefiniti
2.1.3 PERCIPIENTE
2.1.3.1 Ritenute
2.1.3.2 Causale Prestazione
2.1.3.2.1 Creazione Causale Prestazione
2.1.3.3 Aliquota Cassa Ordine
2.1.3.4 Aliquota Gestione Separata
2.1.3.5 Storicizzazione
2.1.4 RAPPORTI COMMERCIALI
2.1.4.1 Sconti
2.1.4.2 Fido
2.1.4.3 Agente
2.1.4.4 Modalità di Pagamento
2.1.4.5 Coordinate Bancarie cliente
2.1.4.6 Banca Ditta
2.1.4.7 Incaricato Trasporto
2.1.4.8 Porto
2.1.4.9 Fatturazione Elettronica
2.2 OPZIONI
2.2.1 COLONNE GRIGLIA
2.2.1.1 Colonne Visibili
2.2.1.2 Seleziona Tutti
2.2.2 OPZIONI GENERICHE
2.2.2.1 Aggiorna dati in altre ditte e Aggiorna dati in tutti i cod.att.
2.2.2.2 Cerca con Invio
2.2.2.3 Numerazione automatica
2.2.2.4 Colora righe alternate
2.2.2.5 Persona Non Fisica
2.2.2.6 Codice Stato Partita Iva
2.2.3 CONTROLLI PARTITA IVA
2.2.3.1 Verifica on-line della Partita Iva (Iscritti al Vies)
2.2.3.2 Inserimento automatico dati anagrafici se iscritti al Vies
2.2.4 FILTRA
2.3 ESP./IMP.XML
2.3.1 ESPORTA
2.3.2 IMPORTA
2.4 ANAGRAFICHE NON ABBINATE
__2.4.1 Aggiornamento Anagrafiche Comuni
2.5 STAMPA
2.5.1 STAMPA ELENCO
2.5.2 STAMPA ANAGRAFICHE
2.6 IMPORTA
2.1 ANAGRAFICA
Nella maschera dell’anagrafica troviamo 3 pulsanti:
: permette la creazione di una nuova anagrafica (stessa funzione con tasto F10 della tastiera)
: esegue il salvataggio dei dati inseriti/modificati del nominativo selezionato
: elimina il nominativo selezionato se non utilizzato in prima nota.
Selezionando più anagrafiche e cliccando su “Elimina”, il programma esegue un’eliminazione multipla dei soggetti che non sono mai stati utilizzati in contabilità.
Se le anagrafiche selezionate risultano utilizzate, queste non verranno eliminate e alla fine del processo di eliminazione, tramite messaggio, sono riepilogate le anagrafiche non eliminate e quelle effettivamente cancellate.
La compilazione della maschera può essere fatta o con il pulsante 
o con 
.
La maschera “Anagrafica” è composta da due sezioni:
- nella parte sinistra, sono visualizzate le anagrafiche appartenenti alla ditta;
- nella parte destra i dati dell’anagrafica selezionata.
Cliccando sulla freccia verso destra che separa le due parti 
è possibile visualizzare la prima parte a tutto schermo.
Cliccando di nuovo sulla freccia verso sinistra 
si torna alla visualizzazione standard con entrambe le parti.
Nella prima parte i dati standard riportati per ogni soggetto sono:
Questa colorazione è visibile anche nella Legenda tramite il pulsantino 
-
Denominazione
-
Rag.Sociale/Cognome
-
Nome
-
Partita Iva
-
Codice Fiscale
La visualizzazione delle colonne può essere incrementata o personalizzata dall’utente tramite il pulsante
, posto nella seconda sezione “Opzioni”.
Cliccando nella descrizione della colonna 
, in automatico si esegue l’ordinamento delle anagrafiche presenti.
Per ogni colonna è possibile eseguire due tipologie di ricerca:
-
tramite riga gialla inserendo i valori da ricercare
-
cliccando nell’intestazione della colonna nella parte sinistra, è possibile ricercare il dato o scegliere il tipo di filtro
Torna su 
2.1.1 ANAGRAFICA
Nella parte destra troviamo tutti gli elementi che per un’anagrafica sono possibili da inserire.
Legenda colorazione campi
I campi gialli sono campi da input 
I campi verdi sono campi compilati tramite tabelle 
I campi celesti sono campi compilati in automatico dalla procedura 
I campi grigi non possono essere compilati 
I campi rossi sono campi obbligatori 
Per ogni soggetto troviamo i seguenti campi:
2.1.1.1 Codice
2.1.1.2 Identificazione Cliente/Fornitore
2.1.1.3 Codice Fiscale
2.1.1.3.1 Calcolo Codice Fiscale
2.1.1.3.2 Codice Fiscale
2.1.1.4 Partita Iva
2.1.1.4.1 Stato Estero
2.1.1.4.2 Partita Iva
2.1.1.4.3 Controllo Iscritti al Vies
2.1.1.5 Contatto
2.1.1.5.1 Dati Anagrafici
2.1.1.5.2 Storicizzazione
2.1.1.6 Dati di Nascita
2.1.1.7 Sede
2.1.1.7.1 Sede Italiana
2.1.1.7.2 Sede Estera
2.1.1.7.3 Ulteriori Sedi
2.1.1.7.4 Storicizzazione
2.1.1.8 Recapiti
2.1.1.8.1 Ulteriori Referenti
2.1.1.9 Ulteriori Dati
2.1.1.9.1 Gestioni Allegati
2.1.1.10 Elenco Cointestatari
Torna su
2.1.1.1 Codice : identificativo che si vuole attribuire alla nuova anagrafica. Deve avere una lunghezza minima di tre caratteri e una lunghezza massima di dodici. Possono essere inseriti codici numerici o alfanumerici e per la stessa ditta deve essere univoco; Attivando l’opzione 
e cliccando il pulsante “” la procedura compila in automatico il campo CODICE con il primo numero disponibile, successivo dell’ultimo caricato in anagrafica. Se in anagrafica clienti\fornitori non è presente nessun soggetto il numero iniziale da cui partirà è 001 
. Con la numerazione automatica il codice non può essere modificato.
2.1.1.2 Identificazione Cliente e/o Fornitore 
: inserendo il check su Cliente, in automatico al salvataggio dell’anagrafica, nel piano dei conti sarà creato il conto con il prefisso 40 + il codice, stessa cosa se s’inserisce il check su Fornitore (prefisso 41 + codice) o su entrambi; In questo modo il soggetto viene inserito nel piano dei conti dell’anno in cui è stato fatto l’inserimento ed è subito utilizzabile in prima nota;
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2.1.1.3 CODICE FISCALE
2.1.1.3.1 Calcolo Codice Fiscale
2.1.1.3.2 Codice Fiscale
2.1.1.3.1 Calcolo Codice Fiscale 
: con un click nella scritta è possibile effettuare il calcolo automatico del codice fiscale. Per eseguirlo è necessario indicare i seguenti dati:
-
Cognome
-
Nome
-
Sesso: M o F
-
Data di nascita
-
Luogo di nascita
Una volta inseriti cliccare nel pulsante 
.
Per scaricare il risultato ottenuto cliccare il pulsante “Scarica”.
2.1.1.3.2 Codice Fiscale 
: campo compilato in automatico dalla procedura descritta al punto sopra o manualmente; inserendo una stringa di valori da input, in automatico il software propone tutti i codici fiscali presenti nel database con il valore indicato.
Se il valore non è presente completare l’inserimento indicando 11 caratteri se numerico altrimenti 16 caratteri se è alfanumerico. Confermando il dato, il software esegue il controllo se formalmente corretto ed eventualmente avverte l’utente che il valore immesso non è valido.
Se il valore è presente tra quelli elencati, con doppio click o con il “Tab” della tastiera, è possibile scaricare tutti i dati del soggetto già precedentemente inseriti in altre ditte.
Allo scarico del codice fiscale, se il dato che si sta inserendo è già presente nella ditta, viene avvisato l’utente tramite messaggio che il nominativo è già stato inserito nella ditta. Se occorre inserirlo comunque cliccare “Si”, altrimenti “No”.
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2.1.1.4 P.IVA
2.1.1.4.1 Codice Stato
2.1.1.4.2 Partita Iva
2.1.1.4.3 Controllo Iscritti al Vies
La sezione P. Iva 
è composta da:
2.1.1.4.1 “Codice Stato” compilabile accedendo con un click alla tabella “Stati Esteri” e ricercando il codice, oppure in automatico inserendo un valore fisso nella sezione “Opzioni – Codice stato partita iva”
; In questo modo ad ogni nuovo inserimento sarà riproposto sempre il valore indicato in questa opzione.
2.1.1.4.2 “Partita iva”: campo da input. Inserendo una stringa di valori, come per il campo codice fiscale, in automatico il software propone tutte le partite iva presenti nel database con il valore indicato.
Se il valore è presente tra quelli elencati, con doppio click o con il “Tab” della tastiera, è possibile scaricare tutti i dati del soggetto già precedentemente inseriti in altre ditte.
Allo scarico della Partita Iva, se il dato che si sta inserendo è già presente nella ditta, viene avvisato l’utente tramite messaggio che il nominativo è già stato inserito nella ditta. Se occorre inserirlo comunque cliccare “Si”, altrimenti “No”.
Se il codice non è presente tra quelli già caricati in altre ditte, digitare le 11 cifre numeriche e confermare. All’uscita del campo viene eseguito il controllo formale del dato inserito. Se non è formalmente valido, l’utente viene avvisato tramite messaggio.
: In fase di creazione del nuovo soggetto imputare il valore del codice, identificare se cliente o fornitore e indicare Codice Fiscale o Partita Iva. Se il codice fiscale/partita iva inseriti sono già presenti nelle anagrafiche delle altre ditte il software propone l’elenco. Non è necessario completare l’inserimento del codice fiscale o della partita Iva: il software filtra tutti i codici che “contengono” le cifre inserite.
Scaricando un valore, il software richiede la conferma d’inserimento dei dati. Avendo per prima cosa inserito il codice (es.001), se non coincide con quello inserito in altre ditte, tramite messaggio il software richiede di sovrascrivere il dato.
Confermando “SI” il dato sarà modificato con quello inserito su altre ditte (es.009), altrimenti cliccando “NO” manterrà quello inserito inizialmente dall’utente (es.001).
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2.1.1.4.3 “Controllo Iscritti al Vies” : cliccando su si apre la maschera “Verifica Paritita Iva” dove viene riportato se il codice Iva inserito è iscritto al VIES.
Se iscritto, in automatico sono presenti tutti i dati del soggetto e cliccando su “Scarica dati” sarranno riportati nella maschera di inserimento dell’anagrafica.
I dati che possono essere compilati in automatico dal software se il soggeto è iscritto al VIES sono:
-
Partita Iva
-
Stato membro
-
Denominazione
-
Indirizzo
-
Comune
-
Provincia
-
Cap
Questo controllo diventa automatico se è stata impostata l’utility “Verifica on-line partita Iva (Iscritti al VIES)”.
Compilando il campo P.iva, con questa opzione il software in automatico esegue il controllo se il valore inserito è iscritto al VIES. Se non iscritto, avverte l’utente tramite messaggio e richiede la conferma d’immissione del dato.
Se iscritto è possibile procedere con l’inserimento.
Se nelle opzioni oltre all’utility “Verifica on-line partita Iva (Iscritti al VIES)” è stata inserito anche l’opzione
, confermando il dato inserito, qualora fosse iscritto al Vies, in automatico esegue lo scarico dei dati del soggetto nella sezione “Contatto e Sede”.
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2.1.1.5 CONTATTO
2.1.1.5.1 Dati Anagrafici
2.1.1.5.2 Storicizzazione
2.1.1.5.1 Dati Anagrafici
La sezione Dati Anagrafici comprende i seguenti campi:
-
Denominazione: è il titolo del soggetto che si sta inserendo, viene aggiunta nelle gestioni o nelle stampe prima del Cognome e Nome
-
Cogn./R.Soc.: il cognome o la ragione sociale;
-
Nome: il nome;
in presenza del codice fiscale alfanumerico subentrano dei controlli incrociati con i dati inseriti nel campo Cognome e Nome, i quali risultano obbligatori anche nel caso in cui il soggetto risulti “Percipiente”.
Il controllo viene eseguito nei primi 6 caratteri:
-
3 caratteri alfabetici per il cognome: sono la 1a, la 2a e la 3a consonante, se le consonanti sono meno di tre si aggiungono le vocali nell'ordine in cui compaiono nel cognome;
-
3 caratteri alfabetici per il nome: sono la 1a, la 3a e la 4a consonante, se il numero di consonanti è inferiore a 3 si aggiungo le vocali. Se il nome contiene tre consonanti, i tre caratteri da rilevare sono, nell'ordine, la prima, la seconda e la terza consonante.
Se questi caratteri non coincidono o non sono presenti, al salvataggio l’utente verrà avvisato tramite messaggio:
2.1.1.5.2 Storicizzazione Contatto
Nel caso in cui per il soggetto selezionato nella sezione “Dati Anagrafici” occorre variare un dato, da una data in poi in quanto cambiato, è necessario cliccare il pulsantino “lucchetto” posto in corrispondenza della voce “Contatto”.
la storicizzazione dei dati del contatto è strettamente legata ai soli dati della denominazione, cognome/ragione sociale e nome. Se occorre storicizzare i dati della Partita Iva o del Codice Fiscale, in quanto non più presenti o modificati, è necessario creare una nuova anagrafica.
Nell’esempio la ditta Beta Snc dal 19/01/20XX viene trasformata in Beta S.r.l.
Il software richiede la conferma per procedere alla “Storicizzazione” dei dati relativi al contatto. Confermando, si accede alla “Lista delle variazioni dei dati generici”.
In presenza di variazioni dei dati denominazione, cognome/ragione sociale o nome è possibile inserire la data finale di validità (19/01/20xx). Da questa data in poi, l’anagrafica viene “storicizzata” e in automatico la procedura in tutte le altre gestioni userà i dati in base alle date inserite.
Dopo aver inserito la data, i dati presenti avranno validità Dal 01/01/1900 alla data indicata nel campo 
e nella maschera non occorrerà effettuare altro.
Uscendo dalla lista delle variazioni, per completare la storicizzazione è necessario modificare i dati variati nella “situazione attuale” della maschera principale.
Nell’esempio il campo Cogn./R.Soc. da Beta Snc diventa Beta Srl.
Salvando l’anagrafica, se nelle “Opzioni” è presente il flag su 
,verrà data la possibilità di applicare la storicizzazione dei dati su tutte le altre ditte in cui l’anagrafica risulta abbinata tramite questa maschera:
Cliccando su 
, nelle ditte selezionate verranno riportatate le relative storicizzazioni.
Il controllo se l’anagrafica risulta abbinata anche in altre ditte viene eseguito in base ai valori inseriti nel campo Codice Fiscale e Partita Iva. Se questi, in entrambe le ditte, risultano uguali le modiche fatte in una ditta saranno trasferite anche nelle altre ditte in cui il soggetto è abbinato.
Per vedere i dati precedente caricati, validi fino alla data di variazione, cliccare nella freccetta sinistra 
posta a fianco della situazione “Attuale”. Questi risultano immodificabili (campi grigi).
A questo punto è possibile modificare la data indicata come “Data valida fino al” cliccando sul pulsantino 
. Si apre la lista delle variazioni dove l’utente potrà apportare la modifica alla data.
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2.1.1.6 DATI DI NASCITA
La sezione “Dati di Nascita” è visibile solo nel caso in cui l’anagrafica che si sta inserendo/visualizzando è una persona fisica.
E’ compilata in automatico dalla procedura dopo aver digitato il codice fiscale.
E’ composta da:
-
Data
-
Sesso
-
Città
-
Cap
-
Prov
-
Regione
Torna su
2.1.1.7 SEDE
2.1.1.7.1 Sede Italiana
2.1.1.7.2 Sede Estera
2.1.1.7.3 Ulteriori Sedi
2.1.1.7.4 Storicizzazione
2.1.1.7.1 Sede Italiana
In presenza del “Codice Stato – IT” in automatico viene posto il check su “Sede Italiana”, quella Estera risulta bloccata.
I dati da poter inserire sono:
All’interno è possibile cliccare su e creare ulteriori tipologie di sedi.
Quelle inserite da GB sono:
-
Sede legale
-
Sede amministrativa
-
Sede operativa
-
Unica sede
-
Filiale
-
Magazzino
-
Punto Vendita
-
Domicilio fiscale
Oppure per eliminare la sede scaricata cliccare su 
-
Indirizzo: campo da input dove indicare l’indirizzo di residenza dell’anagrafica che si sta inserendo
-
N.: numero civico
-
Frazione: entità appartenente ad un comune
-
Città: cliccando nel pulsantino 
si accede alla tabella dei “Comuni di Residenza”
Nel campo ricerca (colore giallo) digitare la città e con invio della tastiera scaricare il dato.
Torna su
2.1.1.7.2 Sede Estera
Se nel campo “Codice Stato” inserisco un codice estero, in automatico viene posto il check su “Sede Estera” e quella Italiana risulta bloccata.
I dati da poter inserire sono:
-
Tipologia Sede: stesse funzionalità della sede italiana.
-
Stato: per indicare lo stato estero è necessario cliccare nel pulsantino 
. Si accede alla tabella degli stati esteri dove troviamo sia il codice dello stato che la descrizione. Nel rigo giallo è possibile eseguire la ricerca e per scaricare il dato eseguire doppio click nel rigo.
Nella Tabella degli Stati, oltre al codice e al nome dello Stato sono presenti altre colonne nelle quali è indicato se lo Stato fa parte della Black List (con il dettaglio delle due liste e di eventuali limitazioni) e della U.E.
-
Nazionalità: identifica la tipologia di nazionalità se Italiana o Estera;
-
Stato federato provincia o contea: compilabile da input e serve per indicare la provincia
-
Località di residenza: compilabile da input e serve per indicare il comune o il paese
-
Indirizzo: campo da input dove indicare l’indirizzo di residenza dell’anagrafica che si sta inserendo
-
Identificazione diretta: non ha sedi operative in Italia
-
Rappresentante Fiscale: inserirlo quando il soggetto non residente (comunitario/ extracomunitario) che effettua nel territorio dello Stato operazioni rilevanti ai fini IVA, può adempiere ai relativi obblighi o esercitare i relativi diritti nominando un rappresentante fiscale residente nel territorio dello Stato.
Inserendo questo, è possibile specificare i dati del rappresentante fiscale indicando:
-
Partita Iva: codice stato e valore numerico
-
Denominazione: titolo dell’impresa
-
Cogn./R.Soc: il cognome o la ragione sociale
-
Nome
-
Stabile Organizzazione: si indica quando si ha una sede fissa di affari attraverso la quale un'impresa commerciale non residente esercita la propria attività economica, producendo reddito nel territorio di un'altra nazione. Indicando questa modalità operativa è possibile specificare i dati relativi a:
-
Indirizzo
-
Numero civico
-
Città
-
Cap
-
Provincia
-
Nazione
Torna su
2.1.1.7.3 Ulteriori Sedi
Cliccando nel pulsantino 
, è possibile specificare per la stessa anagrafica ulteriori sedi specificandone la diversa “Tipologia”.
Per inserire una sede cliccare su o tasto funzione “F10” della tastiera.
In automatico viene inserito il check su “Predefinita”. Questo servirà nel caso in cui le ulteriori sedi sono più di una, e l’utente dovrà indicare qual è la destinazione principale da scaricare nel modulo “Fatture” su “Luogo destinazione”.
Nella maschera sono presenti gli stessi dati richiesti nella sede italiana o estera.
Inoltre per ogni sede inserita, cliccando su 
è possibile indicare più riferimenti di contatto. Ad esempio si può avere per la stessa sede un contatto amministrativo, uno per il referente commerciale e uno per l'assistenza.
Per ogni sede è possibile indicare i dati del referente:
-
Nominativo
-
Telefono
-
Tel.2
-
Cellulare
-
Cell.2
-
Fax
-
Fax 2
-
E-mail
-
E-mail 2
-
PEC
All’uscita dalla maschera, nel bottone 
viene riportato il numero di referenti inseriti per la sede selezionata e nella tabella sottostante sono riepilogati i dati immessi.
Inserite le ulteriori sedi, nel bottone , all’uscita dalla maschera viene riportato il numero 
.
Torna su
2.1.1.7.4 Storicizzazione
In presenza di variazioni di dati riguardanti la sezione “Sede”, da una certa data in poi, è necessario cliccare il pulsantino “lucchetto” 
posto in corrispondenza della voce “Sede”.
Il software richiede la conferma per procedere alla “Storicizzazione” dei dati relativi alla sede. Confermando, si accede alla “Lista delle variazioni sedi”.
La procedura di “Storicizzazione” è la stessa utilizzata per la sezione Contatto al punto 2.1.1.5.2 Storicizzazione.
Valorizzare la data “valido fino al” e nella maschera principale modificare il dato variato.
Oltre alla sede principale, se sono presenti ulteriori sedi, è possibile eseguire la storicizzare anche per esse.
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2.1.1.8 Recapiti
2.1.1.8.1 Ulteriori Referenti
Recapiti
Per ogni anagrafica è possibile inserire:
-
Referente: nominativo
-
Telefono
-
Tel.2
-
Cellulare
-
Cell.2
-
Fax
-
Fax 2
-
E-mail
-
E-mail 2
-
PEC
A fianco di quest’ultime tre troviamo il simbolo . Se è presente un indirizzo e-mail cliccandoci è possibile scegliere:
-
se inviare un messaggio generico all’indirizzo di posta elettronica
-
o creare dei modelli
Messaggio generico
Al click, si accede automaticamente al programma predefinito di gestione dell’email dove sarà possibile scrivere e inviare direttamente l’email al cliente/fornitore.
Modelli messaggi
Al click, si accede alla maschera “Modelli Email” dove è possibile:
-
visualizzare l’elenco dei modelli creati
-
creare dei modelli specifici di email
-
salvare nuovi modelli o modifiche a quelli esistenti
-
eliminare i modelli creati dall’utente
Cliccando su “Nuovo” si abilita la maschera per la creazione del nuovo modello dove occorre indicare:
-
Nome modello
-
Oggetto
-
Messaggio: testo libero da input oppure è possibile inserire dei “Tag” tramite il tasto desto del mouse
Concluso l’inserimento del modello, cliccare su 
.
Uscendo dalla maschera, cliccando su , è visibile il nuovo modello da poter utilizzabile anche per qualsiasi altra anagrafica cliente/fornitore.
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2.1.1.8.1 Ulteriori Referenti
Per la stessa anagrafica, se occorre, cliccando su 
è possibile inserire ulteriori referenti. Nella maschera sono presenti gli stessi campi descritti nella sezione “Recapiti”.
Cliccando su “Nuovo” si attiva la maschera per l’inserimento.
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2.1.1.9 Ulteriori Dati
2.1.1.9.1 Gestioni Allegati
Ulteriori Dati
In questa sezione è possibile inserire:
-
Sito web dell’anagrafica con un click su
visualizzare la pagina tramite internet
-
Note: spazio disponibile per inserire qualsiasi promemoria riferito all’anagrafica
-
Gestione Allegati
-
Cessato Rapporto: permette di indicare la data di fine rapporto con il soggetto selezionato
2.1.1.9.1 Gestioni Allegati
Questa funzione è presente in più maschere di GB e in questo caso permette di allegare file esterni al soggetto selezionato.
Le funzionalità sono le stesse in tutte le varie gestioni.
Per ulteriori chiarimenti si rimanda alla guida on-line “Documenti Allegati”.
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2.1.1.10 Elenco Cointestatari
Ultima sezione visibile solo nelle anagrafiche con Codice Fiscale alfanumerico e campo Partita Iva vuoto.
In presenza di lavori con specifici prestazioni resa nei confronti di più parti, la fatturazione avviene cointestata. A questo punto, andando ad inserire in anagrafica i clienti soggetti a fattura cointestata occorre completare anche la sezione “Elenco Cointestati”.
Cliccando sulla dicitura “Elenco Cointestati” si accede alla gestione “Cointestatari”.
Cliccando il pulsante , è possibile inserire i dati del secondo soggetto intestatario della fattura. I dati possibili da inserire sono:
-
Calcolo del codice fiscale: cliccare su 
e inserire i dati per il calcolo (cognome, nome, sesso, data di nascita e luogo di nascita).
Calcolare e scaricare i dati. In automatico saranno compilati il campo codice fiscale, nome e cognome.
-
Codice Fiscale: campo da input o compilato in automatico con il calcolo del codice fiscale
-
Cognome: campo da input o compilato in automatico con il calcolo del codice fiscale
-
Nome: campo da input o compilato in automatico con il calcolo del codice fiscale
-
Residenza: sezione da input composta dal campo Indirizzo, numero civico, e città.
Completato l’inserimento, uscendo dalla maschera sarà visibile nell’elenco cointestatari il dato inserito.
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2.1.2 CONTI e CAUSALI
2.1.2.1 Clienti e/o Fornitori
2.1.2.1.1 Documento Riepilogativo
2.1.2.1.2 Clienti Non Iva
2.1.2.1.3 Causali Iva Predefinite
2.1.2.1.4 Conti Predefiniti
Nell’anagrafica Clienti e Fornitori, nella sezione “Conti e Causali”, in base all’identificazione del soggetto come cliente e/o fornitore, l’utente ha la possibilità di definire 4 proprietà.
Nella maschera se il soggetto è sia cliente che fornitore si visualizzano entrambe le sezioni, altrimenti solo quella del cliente o solo quella del fornitore.
2.1.2.1.1 Documento Riepilogativo
Questa proprietà identifica se il soggetto caricato rientra a far parte del Documento riepilogativo, disciplinato dall’art.6, commi 6 e 7 del D.P.R. 695/1996.
Il documento riepilogativo consente ai soggetti passivi IVA di registrare le fatture attive e passive, d’importo non superiore a 300 euro, anziché singolarmente, attraverso un documento unico, nel quale devono essere indicati: i numeri delle fatture cui si riferisce, l’ammontare complessivo delle operazioni e l’ammontare dell’imposta distinto per aliquota applicata.
Il limite dei 300 euro deve intendersi al netto dell’IVA (cfr. Risoluzione 29/E/1996).
L’annotazione nei corrispondenti registri IVA acquisti e vendite viene effettuata con la tempistica dettata dagli articoli 23 e 25 del D.P.R. 633/1972.
Se il soggetto rientra in questa casistica apporre il check su 
.
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2.1.2.1.2 Clienti e Fornitori Non Iva
Proprietà che identifica le anagrafiche inserite senza valorizzazione dei campi partita iva e codice fiscale. Inserendo questa proprietà, check su 
, l’anagrafica non sarà segnalata come errata per mancanza di dati obbligatori mancanti, ma sarà colorata di “Violetto”.
In questo modo è possibile riconoscere a video subito le anagrafiche fittizie create per gestire registrazioni senza l’indicazione del cliente.
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2.1.2.1.3 Causali Iva Predefinite
Per velocizzare le registrazioni in prima nota, è possibile abbinare ad ogni cliente le Causali iva predefinite. Abbinandole, durante la registrazione saranno riportate in automatico.
Per effettuare l’abbinamento occorre cliccare su pulsantino “Nuovo” 
.
Per inserire il valore ci sono 3 modalità:
Negli ultimi due casi è necessario ricercare il valore e scaricarlo nel campo con l’invio.
Trasportando con il mouse la colonna “Ord” è possibile ridefinire anche la numerazione dell’ordine di scarico delle causali Iva in Prima Nota.
.
Trascinandola in alto, la seconda aliquota viene spostata come prima.
E’ possibile eliminare il rigo cliccando su 
Nella sezione Causali Iva Predefinite dei “Fornitori” è visibile anche la colonna “Cod.Rip.Acquisti” dove è necessario indicare il codice di ripartizione acquisti utile ai fini della compilazione del quadro VF della dichiarazione Iva/Iva Base.
Il campo si compila selezionando uno dei valori indicati nella maschera che si apre con un doppio click.
Allo scarico del codice fornitore in prima nota in automatico oltre ad inserire la causale Iva viene riportato anche il codice di ripartizione acquisti inserito.
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2.1.2.1.4 Conti Predefiniti
Lo stesso procedimento per l'inserimento delle causali Iva si utilizza per i conti predefiniti.
Inserito il conto, inoltre è possibile definire la proprietà del segno dalla colonna a discesa tra DARE o AVERE.
Questo permetterà, in caso di più conti valorizzati, di avere una prima nota già compilata con il 90% dei dati compilati.
Si possono ottenere diverse combinazioni:
-
Una sola causale Iva: sarà proposta la registrazione già completa della suddivisione dell’imponibile e dell’Iva, evidenziando, in base alla causale scelta, anche la parte di Iva detraibile. Il focus verrà posto nel campo dell’imponibile per variare eventualmente l’importo;
-
Una solo conto: viene scaricato al passaggio dalla sezione relativa ai dati Iva a quella della registrazione in contabilità, proponendo l’importo del costo o del ricavo;
-
Una causale Iva e un Conto: dopo aver digitato l’importo, in automatico, scarica sia la causale che il conto e il focus sarà posto nella casella dell’imponibile dell’Iva, di modo che sia possibile effettuare delle modiche. Risultando la registrazione già completa di tutti i dati si può direttamente salvare tramite il pulsante “Salva” oppure con la funzione “Esci”;
-
Una sola causale Iva e più Conti: sarà proposta la registrazione già completa della suddivisione dell’imponibile e dell’Iva, evidenziando, in base alla causale scelta, anche la parte di Iva detraibile. Inoltre propone anche le contropartite abbinate al cliente/fornitore con il totale dell’imponibile nel primo conto. Sarà sufficiente modificare l’importo per ottenere il riporto dell’imponibile nel secondo conto e così via, finché la registrazione non sarà chiusa;
-
Più causali Iva e una solo Conto: dopo aver digitato l’importo, in automatico, scarica le causali Iva inserite come predefinite e l’importo dell’imponibile viene imputato nel primo rigo. Sarà l’utente a modificare l’imponibile e il residuo verrà riportato nella causale successiva, questo finché la registrazione non sarà bilanciata. Il conto viene scaricato al momento del passaggio da registrazione Iva a registrazione contabilità, nel quale viene imputato il totale;
-
Più causali Iva e più Conti: digitato l’importo, in automatico, scarica le causali Iva inserite come predefinite e l’importo dell’imponibile viene imputato nel primo rigo. Sarà l’utente a modificare l’imponibile e il residuo verrà riportato nella causale successiva, questo finché non risulterà bilanciata. Le contropartite vengono scaricate al momento del passaggio da registrazione Iva a registrazione contabilità. L’imponibile viene imputato nel primo conto, sarà l’utente a modificarlo e la parte restante verrà riportata nella seconda contropartita predefinita e così via, questo finché la registrazione non sarà bilanciata.
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2.1.3 PERCIPIENTE
2.1.3.1 Ritenute
2.1.3.2 Causale Prestazione
2.1.3.2.1 Creazione Causale Prestazione
2.1.3.3 Aliquota Cassa Ordine
2.1.3.4 Aliquota Gestione Separata
2.1.3.5 Storicizzazione
Nel caso in cui il soggetto è un percipiente deve essere compilata anche questa maschera, al fine di poter gestire la generazione del modello F24 per il versamento delle ritenute d’acconto, delle certificazioni relative ai compensi corrisposti e la compilazione del modello 770 semplificato.
2.1.3.1 Ritenute
Per procedere alla compilazione della sezione “Percipiente” è necessario compilare il primo campo “Ritenute” indicando una tra le 8 tipologie di ritenute:
1 - Non soggetto con Cassa Ordine, si deve utilizzare per i percipienti ai quali non si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Cassa di un Ordine professionale.
2 - Non soggetto con Gestione Separata, si deve utilizzare per i percipienti ai quali non si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Gestione Separata INPS.
3 - Non soggetto con Gestione Separata e Cassa Ordine, si deve utilizzare per i percipienti ai quali non si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Gestione Separata INPS e comunque inseriscono in fattura il contributo alla Cassa dell’Ordine.
4 - Irpef con Cassa Ordine, si deve utilizzare per i percipienti ai quali si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Cassa di un Ordine professionale.
5 - Irpef con Gestione Separata, si deve utilizzare per i percipienti ai quali si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Gestione Separata INPS.
6 - Irpef con Gestione Separata e Cassa Ordine, si deve utilizzare per i percipienti ai quali si applica la ritenuta d’acconto e sono iscritti alla Gestione Separata INPS e comunque inseriscono in fattura il contributo alla Cassa dell’Ordine.
7 – Irpef, si deve utilizzare per i percipienti ai quali si applica esclusivamente la ritenuta d’acconto
8 – Contribuenti senza ritenuta d’acconto, si deve utilizzare per i percipienti ai quali non si applica la ritenuta d’acconto (es. minimi e forfetari)
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2.1.3.2 Causale Prestazione
Dopo aver inserito la “Ritenuta” occorre indicare una delle causali presenti nell’elenco (le causali sono quelle presenti all’interno dell’applicazione 770s nel quadro relativo alle certificazioni di lavoro autonomo).
Scelta la Causale la procedura compila automaticamente, la casella relativa al Codice tributo che sarà poi usato per versare la ritenuta d’acconto, l’Imponibile a ritenuta ovvero la percentuale imponibile del compenso, l’Aliquota ritenuta ovvero l’aliquota della ritenuta d’acconto.
Nell’elenco delle Causali, se quella necessaria non è prevista, è possibile crearla nuova duplicando una di quelle presenti e personalizzando i campi descrizione, % Imponibile Ritenuta e % Aliquota Ritenuta.
In questo modo si possono creare nuove Causali di Prestazione che soddisfano l’esigenza dell’utente in fase di emissione della fattura con % di ritenuta d’acconto diverse dallo standard.
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2.1.3.2.1 Creazione Causale Prestazione
Per creare una nuova causale di prestazione, è necessario:
La scelta della tipologia di prestazione in cui l’utente si colloca, è fondamentale per la creazione della nuova causale di prestazione. Questo perché sarà la base d’inizio della nuova tipologia di prestazione che servirà poi per eseguire il calcolo della ritenuta d’acconto da assoggettare in fattura.
Il pulsante “Duplica” è attivo solo se si è posizionati in una causale di prestazione standard di GB (riga totalmente di colore verde).
Al click su 
, il software avverte l’utente che si sta procedendo alla duplicazione di una causale di prestazione e che sarà possibile personalizzare solo le proprietà della:
-
descrizione,
-
% imponibile ritenuta,
-
% aliquota ritenuta.
Confermando, in automatico è creata una nuova riga con lo stesso “Valore”, “Descrizione”, “Codice Tributo”, % Imponibile Ritenuta e % Aliquota Ritenuta. Sono modificabili solo i campi di colore giallo.
L’utente può personalizzare il testo previsto nel campo “Descrizione” e modificare gli importi della % imponibile e della % aliquota ritenuta.
I dati sono salvati in automatico dalla procedura e modificabili ogni volte che l’utente lo ritiene necessario.
Questi saranno utilizzati nella gestione “Percipienti” ai fini del calcolo della ritenuta d’acconto per la certificazione unica.
Ponendosi nella nuova riga creata, il pulsante “Duplica” è disabilitato.
Si ricorda che per creare “Causali di Prestazioni” è necessario essere collocati in una tipologia di prestazione di GB (riga totalmente di colore verde).
La nuova “Causale Prestazione” può essere eliminata tramite il pulsante .
La procedura descritta per creare nuove “Causali di Prestazioni” può essere eseguita o visualizzata, oltre che dall’anagrafica clienti/fornitori/percipienti, anche durante la fase di emissione della fattura dal modulo “Fatture”.
Per eliminare dalla maschera “Percipiente” la “Causale Prestazione” accedere alla tabella e cliccare su .
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2.1.3.3 Aliquota Cassa Ordine
In base alla ritenuta valorizzata il campo risulta abilitato o disabilitato. Eventualmente indicare l’aliquota applicata in fattura relativa al contributo per la “Cassa Professionale”.
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2.1.3.4 Aliquota Gestione Separata
In base alla ritenuta valorizzata il campo risulta abilitato o disabilitato.
Indicare l’aliquota applicata in fattura relativa al contributo per la Gestione Separata.
La Gestione Separata INPS non è altro che un fondo pensionistico nato nel 1995 con la Legge 335/95, conosciuta anche come riforma Dini. Detto fondo viene finanziato con i contributi previdenziali obbligatori dei lavoratori assicurati con l'obiettivo di garantire il sistema previdenziali anche per quei lavoratori fino a quel momento esclusi.
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2.1.3.5 Storicizzazione
In presenza di variazioni di dati riguardanti alla sezione “Percipiente”, da una certa data in poi, è necessario cliccare il pulsantino “lucchetto” 
posto sopra al campo “Ritenuta”.
Il software richiede la conferma per procedere alla “Storicizzazione” dei dati relativi al Percipiente. Confermando, si accede alla “Lista variazioni percipiente”.
La procedura di “Storicizzazione” è la stessa utilizzata per la sezione Contatto al punto 2.1.1.5.2 Storicizzazione.
Valorizzare la data “valido fino al” e nella maschera principale modificare il dato variato.
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2.1.4 RAPPORTI COMMERCIALI
2.1.4.1 Sconti
2.1.4.2 Fido
2.1.4.3 Agente
2.1.4.4 Modalità di Pagamento
2.1.4.5 Coordinate Bancarie cliente
2.1.4.6 Banca Ditta
2.1.4.7 Incaricato Trasporto
2.1.4.8 Porto
2.1.4.9 Fatturazione Elettronica
Nell’ultima sezione dell’Anagrafica troviamo i “Rapporti Commerciali”
Ad ogni anagrafica è possibile associare delle condizioni commerciali che verranno successivamente inserite dal programma in fase di creazione di un nuova fattura.
2.1.4.1 Sconti
Percentuale di sconto sugli articoli riservata al cliente o al fornitore. Questo valore deve essere indicato da input e può essere anche come somma di più sconti. Esempio: 5%, 4+10%, 2+5+8%.
(Campo non integrato nel presente modulo fatture. Sarà gestito nel prossimo rilascio nel nuovo modulo fatture)
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2.1.4.2 Fido
Indicare l'esposizione massima concessa. Quando vi sono DDT, rapporti d'intervento, fatture, vendite al banco o ricevute fiscali con pagamenti non ancora saldati che superano complessivamente il valore di fido, verrà mostrato un avvertimento al tentativo di creare un nuovo documento.
(Campo non integrato nel presente modulo fatture. Sarà gestito nel prossimo rilascio nel nuovo modulo fatture)
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2.1.4.3 Agente
Per i clienti, è possibile inserire l’agente associato cliccando su in corrispondenza del rigo “Agente”.
All’apertura si accede alla maschera per la creazione degli agenti dove occorre:
-
cliccare su “Nuovo”
-
inserire il nome dell’Agente
-
la percentuale della provvigione
-
ed eventualmente delle “Note”
Per abbinare l’agente all’anagrafica doppio click nel rigo della colonna “Agente”.
Il dato sarà riportato nella maschera principale.
Per eliminarlo occorre accedere alla maschera “Elenco Agenti” e cliccare su 
.
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2.1.4.4 Modalità di Pagamento
E’ possibile definire per ogni anagrafica la relativa modalità di pagamento normalmente applicata.
Per valorizzare il campo cliccare su in corrispondenza del rigo “Modalità di Pagamento”. Si apre la maschera con a destra l’elenco le modalità proposte da GBsoftware e a sinistra le proprietà della modalità selezionata.
Le proprietà delle modalità di pagamento sono:
-
Descrizione: campo da input per indicare il nominativo della modalità
-
Tipologia: campo obbligatorio compilabile tramite combo a discesa. Questo permette di abbinare alla modalità la tipologia di banca da abilitare. Sono previste tre tipologie:
-
Banca Ditta: con questa tipologia sarà possibile abbinare alla modalità di pagamento solo la banca predefinita della ditta. La ditta è l’impresa in cui si stanno inserendo i vari clienti/fornitori.
ES. modalità di pagamento BONIFICO: Tipologia collegata Banca Ditta. Questo perché nel caso di Bonifico il cliente per effettuare il pagamento della fattura ha bisogno dei dati della banca della Ditta.
Es. Ricevuta Bancaria 30 giorni: Tipologia collegata Banca Cliente. Questo perché nel caso di ricevuta bancaria i dati della banca da inserire non sono quelli della ditta ma del cliente cui è stata emessa fattura.
ES. Contanti, Assegni, Rimessa diretta….
?(Campo non integrato nel presente modulo fatture. Sarà gestito nel prossimo rilascio nel nuovo modulo fatture)
Per annullare il dato inserito, svuotare il campo dalla combo a discesa.
Quelle proposte da GB sono:
-
Bolli in fattura: aliquota iva da scaricare X15 – importo 2€
-
Spese d’incasso: aliquota iva da scaricare 22 – importo 15,00€
-
Spese di trasporto: aliquota iva da scaricare 22 – importo 3€
Le spese proposte da GBsoftware non sono modificabili, ma l’utente potrà crearne delle nuove tramite il pulsante . Al click occorrerà compilare il campo descrizione, Iva e importo.
E’ possibile creare ulteriori scadenze cliccando su 
e indicando i giorni, la % d’incasso sul totale o eventualmente se il pagamento deve essere fatto a fine mese.
Per le modalità previste da GB è possibile modificare qualsiasi proprietà.
In caso di aggiornamenti da parte di GB su alcune modalità, se modificate dall’utente, non saranno sovrascritte.
Per eliminare la modalità scelta accedere alla gestione delle modalità di pagamento e cliccare su .
Se per la riscossione delle fatture per la ditta occorre utilizzare la stessa modalità di pagamento, posizionandosi nel rigo della modalità da utilizzare, è possibile abbinarla a tutti i clienti con un solo click su 
.
Il software, avverte l’utente, che confermando la modalità selezionata sarà salvata per tutti i clienti della ditta.
Confermando, in tutte le anagrafiche clienti, nel campo modalità di pagamento sarà inserita la modalità selezionata.
Se alla ditta è abbinata una banca in automatico sarà scaricata nel campo.
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2.1.4.5 Coordinate Bancarie cliente
In base alla modalità di pagamento scelta è possibile accedere o meno alla maschera d’inserimento delle “Coordinate Bancarie del cliente”. Per accedervi è necessario aver settato una modalità di pagamento con tipologia abbinata “Banca Cliente”. A questo punto il pulsantino è attivo.
Se la modalità di pagamento aveva una tipologia “Banca Ditta” o “Senza banca” il pulsantino era disabilitato.
Cliccando si apre la maschera “Coordinate Bancarie” dove, al click su è possibile inserire:
-
2 lettere rappresentanti la Nazione (IT per l'Italia)
-
2 cifre di controllo o CIN Europeo
-
il codice BBAN nazionale.
Quindi per l'Italia il codice IBAN è lungo 27 caratteri (sempre maiuscoli e senza caratteri speciali). L'IBAN è dedotto dal numero di conto corrente interno della banca e identifica univocamente un conto corrente a livello mondiale.
Esempio: IT02 L123 4512 3451 2345 6789 012
Compilato il campo in automatico saranno compilati i campi di colore celeste (Paese, Controllo, Cin, Abi, Cab, C/C)
Nel campo di ricerca (colore giallo) digitare la città e con invio della tastiera scaricare il dato.
Completato l’inserimento dei dati delle coordinate bancarie, con doppio click nel rigo lo si abbina al cliente. Salvare l’anagrafica.
In fase di fatturazione il dato sarà riportato in automatico nella sezione Modalità di pagamento.
Se è necessario togliere l’abbinamento fatto, all’interno della maschera di caricamento delle Coordinate Bancarie cliccare su .
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2.1.4.6 Banca Ditta
In base alla modalità di pagamento scelta è possibile accedere o meno alla maschera d’inserimento della “Banca della Ditta”. Per accedervi è necessario aver settato una modalità di pagamento con tipologia abbinata “Banca Ditta” (Es. Bonifico Bancario). A questo punto il pulsantino è attivo.
Cliccando si apre la maschera con l’elenco delle “Banche della Ditta” dove, al click su è possibile inserire:
-
Nome Banca: campo da input
-
Agenzia: campo da input
-
Comune: cliccando nel pulsantino si accede alla tabella dei “Comuni”. Ricercare il comune con invio della tastiera scaricare il dato.
-
Provincia: compilato in automatico allo scarico del comune
-
Indirizzo: indicare l’indirizzo di residenza della banca che si sta inserendo
-
Coordinate Bancarie: viene compilato con il nome della banca e cliccando su si inserisce l’IBAN. All’interno sono previsti i seguenti campi:
-
IBAN: International Bank Account Number) indica la codifica internazionale che identifica ciascun conto bancario utilizzato per i pagamenti. E’ definito a livello internazionale e consiste in:
-
2 lettere rappresentanti la Nazione (IT per l'Italia)
-
2 cifre di controllo o CIN Europeo
-
il codice BBAN nazionale.
Quindi per l'Italia il codice IBAN è lungo 27 caratteri (sempre maiuscoli e senza caratteri speciali). L'IBAN è dedotto dal numero di conto corrente interno della banca e identifica univocamente un conto corrente a livello mondiale.
Esempio: IT87 H010 0016 6000 0000 0000 000
Compilato il campo in automatico saranno compilati i campi di colore celeste (Paese, Controllo, Cin, Abi, Cab, C/C)
Completato l’inserimento dei dati della banca della ditta, con doppio click nel rigo lo si abbina all’anagrafica. Salvare l’anagrafica.
In fase di fatturazione il dato sarà riportato in automatico nella sezione Modalità di pagamento.
Se è necessario togliere l’abbinamento fatto, all’interno della maschera di caricamento delle Banche della Ditta cliccare su .
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2.1.4.7 Incaricato Trasporto
Per i clienti, cliccando su è possibile indicare l’Incaricato al Trasporto normalmente richiesti o usati con il cliente / fornitore.
Con doppio click è possibile scaricare uno tra quelli proposti:
-
Corriere
-
Destinatario
-
Mittente
oppure è possibile cliccare su e inserirne uno personalizzato.
Se occorre togliere l’abbinamento fatto, dalla maschera “Incaricato Trasporto” cliccare su .
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2.1.4.8 Porto
Per i clienti, cliccando su è possibile indicare il tipo di “Porto” normalmente richiesti o usati con il cliente / fornitore.
Con doppio click è possibile scaricare uno tra quelli proposti:
oppure è possibile cliccare su e inserirne uno personalizzato.
Se occorre togliere l’abbinamento fatto, dalla maschera “Porto” cliccare su .
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2.1.4.9 Fatturazione Elettronica
Nell’ultima sezione dei “Rapporti Commerciali” è possibile assoggettare il cliente a “Fatturazione Elettronica”.
Per procedere occorre inserire tramite pulsantino il Codice IPA, identificativo del codice univoco d’ufficio.
Per le pubbliche amministrazioni l’elenco dei codici IPA è consultabile dal sito indicepa.gov.it.
Cliccando viene abilitato la tabella sottostante dove è possibile inserire:
E’ possibile inserire anche più di un codice IPA indicandone uno predefinito.
In fatturazione sarà riportato in automatico il valore predefinito che potrà essere cambiato tramite combo a discesa indicando uno dei valori precedentemente inseriti nell’anagrafica del cliente.
Nel caso in cui nell’emissione della fattura elettronica, ai fini della pagamento della fattura, è necessario indicare CIG o CUP, abbiamo inserito la possibilità di valorizzarli nell’anagrafica così che saranno riportati in automatico nella sezione “Documenti Correlati” della fatturazione elettronica. I campi obbligatori da valorizzare per la sezione sono:
-
ID: numero del documento o del contratto
-
Cig (Codice Informativo di Gara): è un codice identificativo associato a ciascun appalto o lotto, che deve essere riportato all’interno degli strumenti di pagamento (come definito dall’art. 7 comma 3 del D.L. 187/2010) per garantire la tracciabilità dei flussi finanziari
-
Cup (Codice Unitario Progetto): rappresenta il codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico
In mancanza dell’indicazione dei codici CIG o CUP, le Pubbliche Amministrazioni destinatarie delle fatture elettroniche non potranno procedere al relativo pagamento!
-
Documento Correlato: nel caso uno dei tre campi sopra sono valorizzati è obbligatorio indicare il documento correlato così da riportare in automatico i dati all’interno della fatturazione elettronica. Se non viene valorizzato al salva, il software avverte tramite messaggio della mancanza del dato obbligatorio.
Posizionandosi nel campo è possibile scegliere tra:
-
Ordine Acquisto
-
Contratto
-
Convenzione
-
Ricezione
-
Fatture Collegate
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2.2 OPZIONI
2.2.1 COLONNE GRIGLIA
2.2.2 OPZIONI GENERICHE
2.2.3 CONTROLLI PARTITA IVA
2.2.4 FILTRA
2.2.1 COLONNE GRIGLIA
2.2.1.1 Colonne Visibili
2.2.1.2 Seleziona Tutti
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2.2.1.1 Colonne Visibili
Dalla seconda “TAB – Opzioni”, cliccando su è possibile personalizzare la visualizzazione delle colonne della prima “TAB - Anagrafica”.
Per default le colonne visibili sono:
queste due non possono essere tolte dalla visualizzazione
-
Denominazione
-
Rag.Sociale/Cognome
-
Nome
-
Partita Iva
-
Codice Fiscale
Queste possono essere tolte o inserite cliccando sopra alla denominazione della colonna e nell’immediato saranno visualizzate nella maschera.
Se occorre tornare all’impostazione delle colonne predefinite di GB cliccare su 
.
Torna su
2.2.1.2 Seleziona Tutti
Dalla seconda “TAB – Opzioni”, se è stata effettuata una ricerca o occorre selezionare tutti i nominativi cliccare su 
.
In questo modo per tutti i nominativi la colonna seleziona sarà fleggata.
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2.2.2 OPZIONI GENERICHE
2.2.2.1 Aggiorna dati in altre ditte e Aggiorna dati in tutti cod.att
2.2.2.2 Cerca con Invio
2.2.2.3 Numerazione automatica
2.2.2.4 Colora righe alternate
2.2.2.5 Persona Non Fisica
2.2.2.6 Codice Stato Partita Iva
2.2.2.1 Aggiorna dati in altre ditte e Aggiorna dati in tutti cod.att
Selezionato per default dalla procedura. Al salvataggio dell’anagrafica, in caso di variazione di un dato o inserimento di una storicizzazione,, il pulsante “Aggiorna dati in altre ditte” permette la possibilità di aggiornamento dei dati modificati anche in tutte le altre ditte in cui il nominativo è presente controllando che i campi della Partita Iva e Codice Fiscali siano uguali.
Quindi al salva, oltre a salvare le modifiche apportate nella ditta, il software, successivamente controlla se l’anagrafica è presente anche su altre ditte ed eventualemente aggiorna in automatico i dati.
Cliccando su , nelle ditte selezionate verranno riportatati i nuovi dati le relative storicizzazioni.
gli unici dati che non vengono aggiornati sono:
-
Check cliente/fornitore nell’anagrafica principale
-
Tab Conti e Causali
-
Tab Rapporti Commerciali
Tali dati possono variare da una ditta a un’altra, pertanto si è ritenuto opportuno non procedere con il salvataggio e il riporto degli stessi nelle anagrafiche collegate.
Torna su
2.2.2.2 Cerca con Invio
All’interno dell’Anagrafica, nella riga gialla di ricerca inserendo all’interno di un campo dei caratteri in automatico viene subito eseguita la ricerca ricaricando tutte le anagrafiche che hanno all’interno della stringa i caratteri inseriti.
Se l’utente non vuole subito eseguire la ricerca, ma vuole che venga effettuata solo quando ha terminato di scrivere la parola da ricercare, dovrà apporre il check su 
. In questo modo scritta la parola per ricercarla cliccare INVIO.
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2.2.2.3 Numerazione automatica
Inserendo l’opzione 
e cliccando il pulsante la procedura compila in automatico li campo CODICE 
con il primo numero disponibile progressivo all’ultimo caricato in anagrafica.
Se in anagrafica clienti\fornitori non è presente nessun soggetto il numero iniziale da cui partirà è 001 
.
CASO PARTICOLARE: PIU’ UTENTI INSERISCONO CONTEMPORANEAMENTE
Nel caso in cui in diverse postazioni di lavoro più utenti procedono contemporaneamente all’inserimento di una nuova anagrafica, in fase di click sul pulsante “Nuovo”, nel campo CODICE viene assegnato a tutti lo stesso numero (Es. 0005), ovvero l’ultimo presente in anagrafica +1.
Naturalmente lo stesso codice può essere utilizzato per un solo nominativo, quindi al salvataggio vedremo come il programma si comporta.
VEDIAMO COME SI PROCEDE …
1° Step : il primo utente effettua il salvataggio, all’anagrafica verrà attribuito il codice proposto (Es. 0005).
2° Step: al salvataggio del secondo utente, la procedura effettua il controllo che tale codice è già stato assegnato in definitiva ad un’anagrafica e quindi in automatico la numerazione slitterà al primo numero successivo libero.
Tale operazione viene segnalata all’utente tramite il seguente messaggio:
Confermando, verrà automaticamente proposta la codifica 0006.
Torna su
2.2.2.4 Colora righe alternate
Inserendo il check su 
, è possibile diversificare la colorazione delle righe dell’anagrafica da una riga all’altra. Per default la colorazione di tutte le righe dalla colonna “Codice” in poi è bianca, in questo modo sarà alternata, una bianca e una grigia e così via.
Torna su
2.2.2.5 Persone Non Fisiche
Attivando l’opzione 
, in fase di creazione di una nuova anagrafica, inserendo il valore numerico del codice fiscale, questo sarà in automatico riportato nel campo della partita Iva.
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2.2.2.6 Codice Stato Partita Iva
Inserendo un valore, esempio IT – Italia 
, ad ogni nuovo inserimento di anagrafica in automatico il programma compila direttamente il campo “Codice Stato” 
.
Questo potrà comunque essere variato accedendo con un click alla tabella “Stati Esteri” e ricercando il codice.
Torna su
2.2.3 CONTROLLI PARTITA IVA
2.2.3.1 Verifica on-line della Partita Iva (Iscritti al Vies)
2.2.3.2 Inserimento automatico dati anagrafici se iscritti al Vies
2.2.3.1 Verifica on-line della Partita Iva (Iscritti al Vies)
Inserendo questa opzione 
, in fase d’inserimento di una nuova anagrafica, all’uscita dal campo “Partita Iva”, scatta il controllo della validità del valore inserito.
In automatico il software effettua direttamente il Controllo delle partite Iva comunitarie dal sito delle Commissione Europea.
Questo servizio, attraverso il collegamento con i sistemi fiscali degli Stati membri dell'Unione Europea, consente agli operatori commerciali titolari di partita IVA, di verificare la validità del numero di identificazione IVA dei loro clienti/fornitori (solo italiani) che effettuano operazioni intracomunitarie.
Se il sito non sono disponibili o non si ha la connessione ad internet attiva il software avverte l’utente tramite messaggio che non è stato possibile effettuare il controllo.
Infatti cliccando su i dati non sono presenti in quanto il servizio non è momentaneamente disponibile.
Se invece i requisiti ci sono, si possono verificare tre casistiche:
-
il valore inserito non è iscritto al Vies
-
il valore inserito non è valido o non corretto
Cliccando su è possibile visualizzare il responso ed eventualmente se iscritti al Vies è possibile scaricare in automatico dati del soggetto.
Torna su
2.2.3.2 Inserimento automatico dati anagrafici se iscritti al Vies
Opzione attiva solo se presente il check su 
. Se la partita Iva inserita è iscritta al Vies, dopo aver eseguito il controllo, in automatico il software richiede la conferma dello scarico dei dati.
Con questa utility non sarà necessario compilare i dati da input ma sarà direttamente il software ad inserirli tutti in automatico.
I dati scaricati possono essere modificati dall’utente.
Torna su
2.2.4 FILTRA
All’interno dell’anagrafica, nella sezione “Opzioni – Filtra” sono disponibili 8 diversi filtri per eseguire delle ricerche specifiche:
-
Filtra solo i clienti: selezionando, si ha l’elenco dei nominativi che sono stati settati come 
della ditta;
-
Filtra solo i fornitori: selezionando, si ha l’elenco dei nominativi che sono stati settati come 
della ditta;
-
Filtra solo percipienti: selezionando, si ha l’elenco dei nominativi che sono stati settati come percipienti della ditta; questi sono contraddistinti dalla colorazione rosa del campo codice;
-
Filtra solo i clienti con cointestatari: selezionando, si ha l’elenco dei nominativi che sono stati settati come clienti della ditta e che hanno un cointestatario inserito;
-
Filtra clienti e fornitori non Iva: selezionando, si ha l’elenco delle anagrafiche che nella sezione “Conti e Causali” sono state settate come “NON IVA”;
-
Filtra documenti riepilogativi: selezionando, si ha l’elenco delle anagrafiche che nella sezione “Conti e Causali” sono state settate come “Documenti Riepilogativi”;
-
Filtra anagrafiche incomplete/errate: selezionando, si ha l’elenco delle anagrafiche con dati obbligatori mancanti o errati;
-
Filtra anagrafiche non clienti/fornitori: selezionando, si ha l’elenco delle anagrafiche che non sono state inserite nella ditta ma non sono state settate né come clienti né come fornitori;
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2.3 ESP./IMP.XML
2.3.1 ESPORTA
2.3.2 IMPORTA
2.3.1 ESPORTA
Permette l’esportazione di tutte le anagrafiche in formato xml.
2.3.2 IMPORTA
Permette l’importazione in formato xml da altri software di tutte le anagrafiche clienti/fornitori
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2.4 ANAGRAFICHE NON ABBINATE
In questa sezione, sono presenti tutte le anagrafiche non abbinate alla ditta ma inserite in altre ditte.
L’utente prima di inserire una nuova anagrafica, da questa videata, può verificare se è già stata inserita in altre ditte così da non riscrivere di nuovo tutto ma con un click abbinarla.
E’ possibile vedere se è già stata abbinata in altre ditte direttamente dalla colonna “Ditte Abbinate”. Qui infatti verrà riportato il codice della ditta dove l’anagrafica risulta essere già abbinata.
Tramite il tasto 
è possibile stampare l’elenco di tutte le anagrafiche non abbinate.
Con il tasto 
si possono eliminare le anagrafiche selezionate.
Per ricercare l’anagrafica utilizzare la riga di ricerca gialla.
Inserendo un valore in un campo esegue la ricerca.
Se l’anagrafica non è presente l’utente dalla prima sezione “Anagrafica” dovrà cliccare su “Nuovo” e inserire i dati.
Se invece è presente, con doppio click nel rigo si scarica il nominativo nella prima “Tab - Anagrafica”.
Lo scarico va a buon fine se il “Codice” 
utilizzato per quell’anagrafica non è stato utilizzato nella ditta e l’abbinamento viene confermato dal software tramite messaggio.
Altrimenti, tramite messaggio, l’utente viene avvisato che l’anagrafica che si sta abbinando ha il codice già presente per un’altra anagrafica.
Quindi sarà necessario inserire un’ulteriore codice e confermare.
Se il codice non è presente, l’anagrafica sarà abbinata alla ditta e spostata nella prima “Tab - Anagrafica”.
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2.4.1 Aggiornamento Anagrafiche Comuni
Nel caso in cui un Cliente/Fornitore/Percipiente sia presente su più ditte, se viene variato un dato o inserita una storicizzazione, al salvataggio della stessa una maschera ci propone se aggiornare i dati nelle ditte collegate:
Cliccando su , nelle ditte selezionate verranno riportatati i nuovi dati le relative storicizzazioni.
N.b. gli unici dati che non vengono aggiornati sono:
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Check cliente/fornitore nell’anagrafica principale
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Tab Conti e Causali
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Tab Rapporti Commerciali
Tali dati possono variare da una ditta a un’altra, pertanto si è ritenuto opportuno non procedere con il salvataggio e il riporto degli stessi nelle anagrafiche collegate.
Il controllo se l’anagrafica risulta abbinata anche in altre ditte viene eseguito in base ai valori inseriti nel campo Codice Fiscale e Partita Iva. Se questi, in entrambe le ditte, risultano uguali le modiche fatte in una ditta saranno trasferite anche nelle altre ditte in cui il soggetto è abbinato.
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2.5 STAMPA
2.5.1 STAMPA ELENCO
2.5.2 STAMPA ANAGRAFICHE
2.5.1 STAMPA ELENCO
: stampa l’elenco delle anagrafiche visualizzate a video;
: permette l’esportazione delle anagrafiche visualizzate a video in un file excel. Al click selezionare il percorso di salvataggio del file e inserire il nome del file da salvare.
: permette l’esportazione delle anagrafiche visualizzate a video in un file txt. Al click selezionare il percorso di salvataggio del file e inserire il nome del file da salvare.
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2.5.2 STAMPA ANAGRAFICHE
: permette la stampa dell’anagrafica selezionata con tutti i dati inseriti.
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2.6 IMPORTA
Sezione visibile solo se sono state importate delle anagrafiche clienti/fornitori da software esterni tramite il pulsante 
.
Dalla maschera “Importazioni” selezionare il software da cui importare il file dei clienti/fornitori e seguirei i passaggi per concludere l’importazione.
Conclusa, dalla maschera “Clienti e Fornitori”, sarà visibile l’ultima sezione “Importa” per abbinare alla ditta le anagrafiche importate da file esterni.
Per abbinare i soggetti importati alla ditta in cui siamo posizionati occorre:
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cliccare su “Abbina anagrafiche importate”,
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selezionare i nominativi
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cliccare su “Importa selezionati”.
Tale procedura dovrà essere eseguita in tutte le ditte in cui devono essere abbinati i clienti/fornitori importati da file di altre procedure.
Una volta che nella ditta tutte le anagrafiche sono abbinate la sezione “Importa” non sarà più visibile.
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