Importazione file xml corrispettivi

La gestione di importazione dei corrispettivi consente di predisporre e registrare in prima nota i dati relativi ai corrispettivi inviati all’Agenzia delle Entrate in formato xml.

I file relativi ai corrispettivi comunicati devono essere richiesti all’Agenzia delle Entrate tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, oppure possono essere forniti dai clienti prelevandoli dai registratori di cassa.

Nel portare “Fatture e Corrispettivi” è possibile eseguire il download dei file trasmessi facendone richiesta dalla sezione “Richieste”.

L’agenzia li mette a disposizione in “Risposte” entro 5 giorni dalla richiesta.

2. Accesso alla gestione di predisposizione delle prime note

La gestione che consente la contabilizzazione dei corrispettivi telematici è accessibile da Contabilità/Prima nota/Importa corrispettivi.

3. Maschera impostazioni

La compilazione della maschera delle impostazioni è fondamentale ai fini di una corretta predisposizione dei dati per la prima nota e determina le modalità con cui l’utente vuole lavorare.

Le impostazioni di registrazione devono essere compilate per tutti i codici attività delle ditte per cui sono gestiti i corrispettivi. Nelle configurazioni è obbligatorio, per poterle confermare, censire almeno un dispositivo/sede per un codice attività e la relatività periodicità di contabilizzazione dei corrispettivi.

L’obbligo d’inserimento delle impostazioni per i corrispettivi non è esteso a tutti i codici attività perché non per forza tutti i codici attività di una ditta presuppongono i corrispettivi.

Al fine di semplificare la comprensione di tutte le opzioni, in corrispondenza di ogni impostazione abbiamo predisposto una guida rapida che spiega il comportamento del programma a seconda dell’attivazione o meno dell’opzione.

3.1. Modalità di registrazione e altro

Registra se dettagli confermati: l’utente usa quest’opzione se preferisce confermare l’elaborazione di ogni documento prima della registrazione della prima nota contabile. Si potrà confermare la registrazione del documento SOLO se la prima nota predisposta è formalmente corretta, sia in fase di elaborazione del file che in quella di predisposizione degli incassi.

Se l’opzione è attiva l’utente deve confermare il dettaglio di ogni documento prima di procedere alla predisposizione degli incassi e alla registrazione in prima nota.

Se l’opzione è disattivata è sufficiente che la scheda predisposta sia corretta per procedere alla predisposizione degli incassi e alla registrazione in prima nota.

Dati per TS: l’utente deve selezionare quest’opzione se ha dei dati, ricompresi nei corrispettivi, da dover comunicare al sistema “Tessera Sanitaria”.

Se l’opzione è attiva nelle schede dei singoli file l’utente ha la possibilità di inserire, in appositi campi, i dati necessari all’adempimento “Tessera Sanitaria”.

Se l’opzione è disattivata nelle schede dei singoli file non sono visibili i campi necessari all’inserimento dei dati da comunicare con il sistema “Tessera Sanitaria”.

Fatture con emissione di scontrini fiscali: quest’opzione deve essere attivata se contestualmente allo scontrino viene emessa anche la fattura di vendita, che è ricompresa nell’importo totale dei corrispettivi che sono stati comunicati.

Se l’opzione è attiva gli importi delle fatture registrate, che nella gestione “Importa FE” hanno la stessa opzione attiva, sono importati nella gestione dei corrispettivi per poter determinare l’importo netto del corrispettivo del giorno.

Se l’opzione è disattivata non è data la possibilità d’importare i dati delle fatture nella gestione dei corrispettivi.

NB: qualora l’utente abbia “fatture con emissione di scontrino” e nella gestione dei corrispettivi non ha indicato l’opzione il software lo segnala prima del passaggio al riepilogo mensile degli importi da registrare.

3.2. Registratori di cassa

Per inserire i dati di un registratore di cassa cliccare sulla relativa icona.

Il software abilita la sezione in cui indicare tutti i dati necessari al censimento del dispositivo e alla contabilizzazione degli importi in prima nota.

Matricola: deve essere inserito il codice di identificazione del dispositivo che è stato censito e attivato nel sistema dell’Agenzia delle Entrate e che è stato collegato alla partita Iva dell’esercente. Il codice del dispositivo è utilizzato dall’Agenzia delle Entrate per individuare i dati dei corrispettivi dei commercianti.

Il codice identificativo dei dispositivi abbinati all’esercente può essere visualizzato in “Fatture e Corrispettivi” nella sezione “Corrispettivi/Gestore ed Esercente/Ricerca dispositivi”

Il codice del dispositivo può essere inserito anche in seguito all’importazione dei file: infatti nel caso di importazione di file contenenti un “codice dispositivo” non caricato all’interno della gestione delle “Impostazioni” il software lo segnala all’utente:

- per singolo file

- con un messaggio in cui viene indicata la procedura per inserire i dati del dispositivo.

I file dei dispositivi che non sono stati “censiti” in GB non sono importati.

In questa situazione l’utente deve, dopo aver confermato il messaggio, cliccare nel pulsante “Apri impostazioni”: aprendo la gestione il software segnala all’utente la matricola e il tipo di dispositivo che deve essere inserito (o che devono essere inseriti nel caso di più registratori telematici).

A questo punto è necessario cliccare sul pulsante “Nuovo” e inserire i dati (possibile utilizzare il comando di “copia/incolla” da tastiera, per evitare di scrivere manualmente il codice della matricola).

Tipo dispositivo: deve essere inserita la “tipologia” di dispositivo, tra quelle disponibili:

RT: Registratore telematico
DA: Distributore automatico
MC: Multicassa
DM: Dispositivi mobile

Nome registratore: l’utente può indicare una descrizione che identifica il codice dispositivo (per esempio “Negozio Via xxxxxx”

Registro Iva: indicare il registro Iva in cui devono essere registrati i corrispettivi del registratore telematico il cui identificativo è stato indicato nel campo “Matricola”.

Nella machera di scelta sono visualizzati i registri dei corrispettivi abilitati. Per abilitare un nuovo registro basta digitare la descrizione nel campo “Nome registro” e confermare con invio; in automatico il programma attribuisce il relativo numero.

Abbinamento causali iva e conti: devono essere inseriti gli abbinamenti causali iva/conti che poi saranno utilizzati per generare la prima nota iva.

I campi sono compilabili digitando direttamente il “valore” nel campo o selezionando, dalla tabella collegata, il codice desiderato.

Nel caso in cui a parità di causale Iva possono essere utilizzati codici di conto diversi è necessario creare un nuovo rigo selezionando il pulsante “+”.

Nel campo giallo posto a fianco del codice del conto NON viene riportata la descrizione del conto, ma deve essere indicata dall’utente la tipologia di vendita cui si riferisce. Questa descrizione serve solo per la predisposizione del prospetto finale di riepilogo per indicare la tipologia di merce venduta per l’abbinamento causale iva/conto.

Il campo “Conto fatture”, invece, si attiva solo quando l’utente ha selezionato l’opzione “Fatture con emissione di scontrini fiscali”.

A cosa serve il campo “Conto fatture”?

Il campo “Conto fatture” serve per abbinare al conto del corrispettivo il relativo conto delle fatture nel caso in cui in fase di contabilizzazione della fattura di vendita sia utilizzato un conto di ricavo diverso da quello della contabilizzazione dei corrispettivi.

Se in fase di registrazione delle fatture viene utilizzato il conto dei corrispettivi deve comunque essere indicato nel campo “Conto fatture”.

Esempio: emissione contestuale di scontrino fiscale e di fattura per la vendita del pellet.

Il conto di ricavo utilizzato per registrare il corrispettivo è 70052 – Corrispettivi pellet

Il conto di ricavo utilizzato per registrare la fattura di vendita è 70002 – Ricavi pellet

In questa situazione la sezione “Abbinamento conto causali” è così compilata:

Nel caso in cui, invece, anche per la registrazione della fattura è usato lo stesso conto del corrispettivo 70052 la sezione è così compilata:

Nel caso in cui la ditta abbia più di un registratore telematico cliccare sul pulsante “Nuovo”.

Regime agricolo

Nel caso in cui la ditta applica il regime speciale agricolo, in abbinamento causali iva e conti viene inserito in campo per indicare la % di compensazione da applicare ad una determinata aliquota Iva.

Conti incasso distributore automatico: questa sezione è visibile SOLO SE nel campo “Tipo dispositivo” è stato indicato il codice “DA”.

Nel campo “Modalità” l’utente deve scegliere tra:

- Contanti: nel successivo campo selezionare uno dei conti, di tipo “cassa”, proposti dal software

- Altre modalità: nel successivo campo selezionare uno dei conti, di tipo “banca”, proposti dal software.

Per indicare un nuovo conto incasso cliccare sul pulsante “+”: il software crea un nuovo rigo da compilare.

3.2.1. Distributori automatici

Nel caso in cui nei file importati sono presenti dispositivi di tipo DA – Distributori automatici il software permette il censimento automatico dei dispostivi, dal momento che potrebbero essere molti.

Pertanto, nel momento in cui si clicca nel pulsante “Apri impostazioni”, nella maschera che riepilogo i dispositivi da censire sarà visibile il pulsante “Inserimento automatico DA“.

Dopo aver cliccato il pulsante “Inserimento automatico DA“, si apre una maschera intermedia che permette di abbinare ai vari dispositivi:

- registro iva

- abbinamento causale iva/conto

- conti incasso

Se la ditta ha contabilità separate ai fini Iva deve prima indicare il codice attività cui abbinare i dispositivi e i relativi registro iva e abbinamento causale iva e conti.

Se non tutti i dispositivi devono avere lo stesso registro/abbinamenti causale iva e conti dopo aver fatto la prima attribuzione è necessario cliccare di nuovo su “Inserimento automatico DA”, in cui sono presenti ancora tutti i dispositivi per cui non è stato eseguito l’abbinamento.

Se il tipo dispositivo è “DA” viene visualizzata una “lente”, che apre la gestione per inserire i dati del file precedente al primo importato nella Contabilità GB, utile al calcolo degli importi giornalieri. Vedi paragrafo 5.1.1. Funzione dei pulsanti – “Dispositivi DA calcola importi”.

3.3. Corrispettivi comunicati senza l’utilizzo del registratore telematico

Per inserire i dati nel caso di invio dei dati senza l’utilizzo del registratore telematico cliccare sulla relativa icona.

Questa sezione deve essere compilata da coloro che avendo una bassa frequenza di operazioni non sono dotati di registratore telematico, come per esempio idraulici e falegnami.

Per la compilazione delle sezioni “Registro Iva” e “Abbinamento causali iva e conti” si rimanda a quanto indicato nel paragrafo 2. Registratori di cassa.

3.4. Distributori carburanti

Per inserire i dati relativi a un distributore di carburante cliccare sulla relativa icona.

Il software abilita la sezione in cui indicare tutti i dati necessari al censimento della sede e alla contabilizzazione degli importi in prima nota.

Sede: indicare l’identificativo della sede di rilevazione dei dati, ossia il codice univoco attribuito dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli a ciascun impianto di distribuzione stradale di carburanti.

Anche nel caso di distributori di carburanti, se importando i file il software rileva un “codice sede” non censito nelle impostazioni ne dà segnalazione e guida l’utente nell’inserimento del dato.

Per maggiori informazioni in merito vedere il paragrafo “2. Registratori di cassa – Matricola”.

Nome sede: l’utente può indicare la descrizione che identifica il distributore di carburanti (Esempio Impianto Via xxxx)

Per la compilazione delle sezioni “Registro Iva” e “Abbinamento causali iva e conti” si rimanda a quanto indicato nel paragrafo 2. Registratori di cassa.

3.5. Gestione incassi

In questa sezione l’utente ha la facoltà d’ inserire le modalità d’incasso dei corrispettivi, in modo che il software possa predisporre, in fase di elaborazione, gli appositi conti cui imputare gli importi degli incassi.

Registra incassi: se l’utente seleziona l’opzione saranno attivati i campi successivi per indicare i conti da utilizzare per le relative scritture contabili; in caso contrario il software non gestirà la relativa sezione nelle schede di elaborazione e non saranno registrate le prime note relative agli stessi.

Nel campo “Modalità” l’utente deve scegliere tra:

- Contanti: nel successivo campo selezionare uno dei conti, di tipo “cassa”, proposti dal software

- Altre modalità: nel successivo campo selezionare uno dei conti, di tipo “banca”, proposti dal software.

Nel caso ci sia la necessità d’indicare più conti d’incasso è possibile farlo cliccando sull’icona “Nuovo”.

Utilizza conto predefinito incasso per rilevazione corrispettivo: quest’opzione può essere indicata SOLO SE è stato indicato un solo conto d’incasso. Quando l’utente seleziona quest’opzione in fase di produzione della prima nota il conto d’incasso indicato è utilizzato nella registrazione Iva al posto del conto “cliente”.

3.6. Chiusura giornaliera oltre le ore 24

Questa sezione deve essere compilata nel caso di esercenti che sistematicamente eseguono la chiusura giornaliera successivamente alla mezzanotte.

La sezione è compilabile SOLO SE è stato censito almeno un Registratore di Cassa.

Se l’opzione è attiva il software imposta la data del corrispettivo nel giorno antecedente a quello di rilevazione effettiva.

Se l’opzione è disattiva il software propone la data di rilevazione del corrispettivo presente nel file.

Nel campo “Orario chiusura massima” l’utente deve indicare l’ora in cui, indicativamente, viene fatta la chiusura ogni giorno. Se nel file è presente un orario superiore a quello indicato nel campo e l’opzione è attiva il software riporterà, come data del corrispettivo, quella presente nel file e non quella del giorno precedente.

NB: la data del corrispettivo può essere comunque modificata dall’utente rispetto a quella riportata dal software in base a quest’opzione.

3.7. Periodicità registrazioni contabili dei corrispettivi

In questa sezione deve essere indicata la periodicità con cui le registrazioni dei corrispettivi devono essere eseguite.

Le periodicità che l’utente può scegliere sono:

Giornaliera: viene eseguita, per ogni registro Iva, una registrazione per ciascun giorno
Settimanale: viene eseguita, per ogni registro Iva, una registrazione per ciascuna settimana (4 registrazioni al mese)
Quindicinale: viene eseguita, per ogni registro Iva, una registrazione ogni due settimane (2 registrazioni al mese)
Mensile: viene eseguita, per ogni registro Iva, una sola registrazione al mese.

3.8. Gestione calcolo acconto con il metodo delle operazioni effettuate

La registrazione dei corrispettivi dei vari mesi viene eseguita dal software in modo massivo: non posso registrare i corrispettivi di alcuni giorni in un momento e quelli rimasti in un secondo momento.

Il caso classico in cui si ha la necessità di registrare separatamente i corrispettivi di un mese è per il calcolo dell'acconto iva di dicembre:

l'utente deve procedere a registrare i corrispettivi dei giorni dal 01/12 al 20/12 per il calcolo dell'acconto, da effettuare entro il 27/12
i corrispettivi dei giorni dal 21/12 al 31/12 devono essere rilevati per la chiusura di dicembre/4'trimestre

Per questo motio è necessario "suddividere" il mese di dicembre in due periodi separati:

4. Struttura della maschera di importazione

La maschera per l’importazione dei file dei corrispettivi è suddivisa in due sezioni:

A sinistra: Elenco dei mesi per cui sono presenti dei file relativi ai corrispettivi
A destra: Elenco dei file importati del mese che è stato selezionato

In corrispondenza di ogni mese (parte sinistra) è visualizzata un’icona che indica lo stato di elaborazione dei file e della registrazione in prima nota:

Per il mese tutti i corrispettivi sono registrati

Per il mese tutti i corrispettivi sono registrati e alcuni sono esclusi

Per il mese non sono stati registrati tutti i corrispettivi

Per il mese nessun corrispettivo è stato registrato

Nella parte destra possiamo avere due sezioni:

1. Corrispettivi telematici

2. Corrispettivi carburanti

nel caso in cui la ditta ha sia corrispettivi da registratore telematico che corrispettivi relativi alla cessione di carburante.

La sezione dei totali è “sempre visibile”; nel caso in cui l’utente preferisce non visualizzarla può farlo togliendo il check dall’opzione “Visualizza Totali” presente nel menù “Opzioni”.

Nella sezione “Totali” troviamo il numero dei file importati e il “di cui” da contabilizzare: infatti possiamo avere dei file relativi ai giorni di “inattività”, che devono essere comunque comunicati all’Agenzia, ma che non generano movimenti nei corrispettivi.

Corrispettivi telematici – colonne:

1. Stato dettaglio

2. Stato incassi

3. Stato riepilogo

4. Nome file corrispettivi telematici

5. Tipo dispositivo

6. Id dispositivo

7. Progressivo invio

8. Periodo inattivo dal

9. Periodo inattivo al

10. Data rilevazione

11. Ora rilevazione

12. Data corrispettivo

13. Totale corrispettivo

14. Visualizza

15. Attività

16. Registra corrispettivi

17. Escludi

18. Note

19. Elimina

Corrispettivi carburanti – colonne:

1. Stato dettaglio

2. Stato incassi

3. Stato riepilogo

4. Nome file corrispettivi telematici

5. Sede rilevazione

8. Periodo inattivo dal

9. Periodo inattivo al

12. Data corrispettivo

13. Totale corrispettivo

14. Visualizza

15. Attività

16. Registra corrispettivi

17. Escludi

18. Note

19. Elimina

1. Stato dettagli

Questa colonna indica lo stato di elaborazione del file XML e può essere valorizzata con le seguenti icone:

Corrispettivo pronto per la registrazione

Corrispettivo pronto per la registrazione con dati diversi dal file xml originario

Corrispettivo con dati incompleti per la registrazione

Tutti i dettagli devono avere lo stato “verde” per poter passare allo step successivo relativo alla predisposizione degli incassi.

2. Stato incassi

Questa colonna indica lo stato delle schede relativamente alla gestione degli incassi. Tutti i file, relativamente allo step “incassi”, hanno lo stesso stato che può essere:

Incassi elaborati e inviati al riepilogo

Incassi in elaborazione non inviati al riepilogo

Incassi non elaborati

Tutti i dettagli devono avere lo stato “verde” per poter passare allo step successivo relativo al riepilogo da cui si può procedere con la registrazione di prima nota.

3. Stato riepilogo

Questa colonna indica lo stato del riepilogo dei corrispettivi e può essere valorizzata con le seguenti icone:

Corrispettivi registrati

Riepilogo in elaborazione

Riepilogo non elaborato

4. Nome file corrispettivi telematici

In questa colonna sono riportati i nomi dei file dei corrispettivi che sono stati trasmessi all’Agenzia e importati all’interno del software GB.

5. Tipo dispositivo/Sede rilevazione

Nella sezione dei corrispettivi telematici in questa colonna viene riportato il codice che identifica il tipo di dispositivo da cui sono stati generati i dati trasmessi:

RT: Registratore telematico
DA: Distributore automatico
MC: Multicassa
DM: Dispositivi mobile

Nel caso di corrispettivi inviati senza utilizzo di registratore telematico questo campo è vuoto.

Con una tool-tip viene visualizzata la descrizione corrispondente al codice riportato.

Nella sezione dei carburanti, invece, in questa colonna è riportato il codice della sede di rilevazione dei dati, corrispondente al codice univoco attribuito dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli a ciascun impianto di distribuzione stradale di carburanti, presente all’interno del file.

6. Id dispositivo

In questa colonna viene riportato il codice di identificazione del dispositivo che è stato censito e attivato nel sistema dell’Agenzia delle Entrate, presente all’interno del file.

7. Progressivo invio

In questa colonna viene riportato il numero progressivo d’invio eseguito presente all’interno del file.

8. Periodo inattivo dal

In questa colonna è riportato il primo giorno del periodo di inattività che è stato comunicato all’Agenzia delle Entrate.

9. Periodo inattivo al

In questa colonna è riportato l’ultimo giorno del periodo di inattività che è stato comunicato all’Agenzia delle Entrate.

Per il periodo d’interruzione dell’attività, infatti, è previsto che il Registratore Telematico, alla prima trasmissione successiva ovvero all’ultima trasmissione utile, provvede all’elaborazione e all’invio di un unico file contenente la totalità dei dati ad importo zero relativi al periodo di interruzione, per i quali l’esercente non ha effettuato l’operazione di chiusura giornaliera. Analogamente nel periodo di attività, il Registratore Telematico trasmette i corrispettivi relativi a ciascuna giornata anche se l’importo ha valore zero.

10. Data rilevazione

In questa colonna è riportato il giorno in cui è stata eseguita la chiusura giornaliera.

11. Ora rilevazione

In questa colonna è riportata l’ora in cui è stata eseguita la chiusura giornaliera.

12. Data corrispettivo

In questa colonna il software indica la data del corrispettivo, che corrisponde al giorno in cui è stata fatta la chiusura giornaliera del corrispettivo.

Nel caso in cui sia stata indicata l’opzione “Chiusura giornaliera oltre le ore 24.00” in automatico il software riporta il giorno precedente rispetto a quello indicato nella colonna “Data rilevazione”.

Nella sezione “Corrispettivi telematici” l’utente ha la facoltà di modificare la data proposta dal software: in questo campo è possibile inserire la data corrispondente a quella di rilevazione o la precedente.

13. Totale corrispettivo

In questa colonna viene riportato l’importo totale dei corrispettivi presenti nel file.

14. Visualizza

In questa colonna è presente un bottone da cui è possibile visualizzare l’anteprima dei dati presenti nel file.

15. Attività

In questa colonna viene riportato il codice attività in cui sono registrati i corrispettivi di quel giorno presenti in quel file.

Il codice attività viene attribuito in automatico dal software se le indicazioni presenti nella maschera delle impostazioni permettono di individuare un abbinamento univoco, per esempio, tra la matricola del registratore telematico e il codice attività.

Esempio: più codici attività cui sono abbinati registratori diversi à il software attribuisce in automatico il codice attività al corrispettivo comunicato per il registratore telematico

Nel caso in cui il software non riesce ad attribuire in automatico il codice attività al corrispettivo l’utente può inserirlo manualmente nel campo selezionando dalla casella a discesa.

In alternativa all’abbinamento singolo può essere eseguito l’abbinamento multiplo del file ai codici attività dall’apposita gestione che si apre dal pulsante “Attribuisci attività”.

Il codice attività indicato in questa maschera può essere variato direttamente dentro la gestione di elaborazione del singolo dettaglio, cliccando il pulsante “Modifica attività”.

16. Registra corrispettivi

Cliccando il pulsante posto in corrispondenza della colonna “registra corrispettivi” e ogni documento è possibile accedere alla gestione di elaborazione dei dettagli.

17. Escludi

Apponendo il check è possibile escludere il documento dalla registrazione, nascondendolo dall’elenco dei file. Dal menù a tendina “Visualizza” è possibile recuperare i documenti esclusi selezionando “Esclusi” e togliendo il check.

18. Note

Cliccando l’icona si accede alla gestione delle “note” dove l’utente può inserire eventuali annotazioni utili alla lavorazione del documento.

L’icona del pulsante cambia in base alla presenza o meno di una nota:

: nota non inserita

: nota inserita

19. Elimina

L’ultima colonna della gestione serve per “cancellare” un singolo file importato. L’eliminazione è possibile finché non sono stati elaborati gli incassi.

4.1. Funzione dei pulsanti

: consente di accedere alla maschera di configurazione iniziale.

: questo pulsante deve essere utilizzato per selezionare i file XML oggetto di importazione.

: consente di attribuire massivamente a più file il codice attività in cui il documento deve essere registrato.

Cliccando il pulsante è visualizzata la seguente maschera:

Il campo “Attività attuale” è vuoto
Nel campo “Attribuisci attività” dobbiamo indicare il codice attività da abbinare
Nell’elenco dobbiamo selezionare i documenti che vogliamo registrare nel codice attività indicato nel campo “Attribuisci attività”
Cliccare sul pulsante “Attribuisci attività” per apportare l’aggiornamento

I file a cui non viene abbinato un codice attività non vengono elaborati.

: consente di eliminare massivamente i file importati.

Cliccando il pulsante è visualizzata la seguente maschera:

Nell’elenco dobbiamo selezionare i file che vogliamo eliminare
Cliccare sul pulsante “Elimina”

I file per cui sono stati elaborati gli incassi non possono essere eliminati. Per farlo è necessario accedere allo step degli incassi e cliccare nel pulsante “Elimina”; in questo modo i dati dei singoli dettagli possono essere rielaborati e anche eliminati.

: sezione dedicata ai filtri che si possono fare nell’elenco dei file del mese selezionato nell’albero a sinistra.

L’utente può decidere di visualizzare i file con i seguenti criteri:

- Tutti (tranne esclusi)

- Esclusi

- Periodi inattivi

Inoltre, può visualizzare i file in base allo “Stato della registrazione”:

- Tutti

- Registrati

- Non registrati

: verifica dei file presenti in GB con quelli presenti in Agenzia delle Entrate

: consente di eliminare le registrazioni eseguite per il mese selezionato nell’albero a sinistra.

L’eliminazione delle registrazioni viene fatta per tutte quelle del mese selezionato, distinte per provenienza tra “Corrispettivi telematici” e “Corrispettivi carburante” e per codice attività. Questo significa che posso scegliere di eliminare:

solo le registrazioni dei “Corrispettivi telematici”
solo le registrazioni dei “Corrispettivi carburante”
le registrazioni dei “Corrispettivi telematici” e dei “Corrispettivi carburante”
distinte per codice attività.

Pertanto, non è possibile eliminare contemporaneamente registrazioni di codici attività diversi.

4.2. Importazione dei file XML

Per importare i file xml dei corrispettivi è necessario:

cliccare il pulsante
selezionare i file xml salvati in percorso del PC
cliccare “Apri”

A questo punto la procedura visualizza la seguente maschera di riepilogo:

dove possiamo vedere:

l’elenco dei file importati
se il file XML è formalmente corretto
se i file sono della ditta
l’anno del documento
se l’invio è effettivo o di prova
se il file è importabile o meno

Confermiamo con “OK” e un messaggio ci conferma il completamento della procedura riepilogando il numero dei file importati ed eventualmente non importati:

Nel caso in cui il software segnala che ci sono dispositivi o sedi non censite i file non vengono importati. Per maggiori informazioni in merito vedi paragrafo 3.2. Registratori di cassa – campo “Matricola”.

Se i file importati sono già presenti il software lo segnala e li indica come “Non importabili”.

Nel caso di più codici attività, una volta importati i file xml, è necessario scegliere tramite la colonna “Attività” o la funzione “Attribuisci attività”, a quale codice attività si riferiscono i documenti in modo da poterli registrare nel modo corretto, come indicato al paragrafo 4.1 “Funzione dei pulsanti”.

Alla conferma i file importati sono suddivisi nei vari mesi in base alla “Data del corrispettivo”.

I file cui non è stato attribuito un codice attività non vengono elaborati e il software lo segnala con un messaggio:

4.3 Verifica file

Il pulsante “Verifica file” permette di effettuare un controllo tra i file presenti nel software GB e quelli presenti in “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Posizionandosi in un determinato ramo corrispondente al mese e cliccando il pulsante “Verifica file” viene dato il dettaglio del controllo effettuato:

Gli stati dettaglio che possono verificarsi sono:

- : fattura presente su GB e Agenzia delle Entrate

- : fattura presente in GB ma non in Agenzia delle Entrate

- : fattura presente in Agenzia delle Entrate ma non in GB

5. Predisposizione della prima nota

Quando i file sono stati importati è possibile procedere alla predisposizione dei dati per la prima nota cliccando il pulsante

La gestione per l’elaborazione dei corrispettivi per arrivare alla produzione della prima nota si articola in tre fasi:

Dettaglio corrispettivi: elaborazione dei singoli file
Riepilogo corrispettivi giornalieri: elaborazione degli incassi
Riepilogo corrispettivi: riepilogo mensile

5.1. Dettaglio corrispettivi - Impostazione dati contabili e Iva

La maschera di elaborazione del documento è stata predisposta in modo da consentire la predisposizione della prima nota contabile (a sinistra) utilizzando il riferimento grafico del documento (a destra).

5.1.1. Funzione dei pulsanti

: in questa sezione sono indicati, oltre al codice della ditta in cui stiamo lavorando, il mese e la tipologia di documenti che stiamo elaborando.

Nel caso di ditta con contabilità separate è possibile modificare il codice attività da elaborare selezionandolo dal campo “Attività”.

: consente di accedere alla maschera di configurazione iniziale.

: consente di modificare massivamente il codice attività attribuito nella maschera d’importazione iniziale.

Cliccando il pulsante è visualizzata la seguente maschera:

Il campo “Attività attuale” è compilato con il codice Ateco attribuito ai documenti visualizzati nell’elenco
Nel campo “Modifica attività” dobbiamo indicare il codice attività da variare
Nell’elenco dobbiamo selezionare i documenti che vogliamo registrare nel nuovo codice attività
Cliccare sul pulsante “Modifica attività” per apportare l’aggiornamento

NB. La modifica dei codici attività comporta la rielaborazione dei documenti.

: questo pulsante è visibile nel momento in cui nella ditta sono stati importati file tipo DA – Distributori automatici.

Serve per calcolare gli importi dei corrispettivi dei file importati: per i dispositivi che compilano la sezione “Cumulato” è necessario calcolare gli importi da registrare per ogni singolo file sottraendo quelli del file precedente, in quanto nell’ultimo sono compresi tutti gli importi dei corrispettivi fino a tale date.

Prima di procedere con il calcolo l’utente deve aver compilato una gestione in cui per ogni dispositivo indica i dati del file precedente al primo importato in GB, necessari a determinare l’importo del file stesso. Tale gestione è accessibile dalle “Impostazioni di registrazione”, cliccando sulla “lentina” posta in corrispondenza del dispositivo.

Se l’utente clicca su “Dispositivi DA calcola importi” e non ha compilato la predetta gestione il software non esegue il calcolo e avvisa l’utente con un messaggio in cui indica i dispositivi per cui non sono stati compilati i dati richiesti.

Nella gestione che si apre dalla lente l’utente deve inserire (relativamente al file precedente al primo importato in GB:

Data rilevazione: dato che non incide nel calcolo, ma che può essere utile all’utente
Venduto
Venduto – pagamento in contanti
Venduto – pagamento non in contanti
Conferma: questo campo deve essere compilato dall’utente per autenticare gli importi che ha inserito. Finché questo campo non viene compilato il software non esegue i calcoli degli importi giornalieri dei file importati.

NB: dal 2023, nel dettaglio della scheda è stato inserito il check in modo da non considerare la latitudine e longitudine per quei dispositivi la cui lettura dei totali non viene fatta sempre dallo stesso punto.

Il check viene proposto a livello di singola scheda e deve essere impostato anche per le altre con la stessa proprietà, rispondendo ‘SI’ al messaggio:

Dopo aver eseguito il calcolo, per eliminare il check è necessario rielaborare i dettagli.

: questo pulsante permette di applicare, al documento in cui siamo posizionati o ad una selezione di documenti, le nuove impostazioni oppure di riportare lo stato del documento alla situazione iniziale (prima dell’intervento dell’utente).

Dalla sezione “Dettaglio corrispettivi” selezionare “Rielabora dettagli” / “Seleziona i dettagli da rielaborare”.

Dalla maschera così aperta selezionare i documenti a cui vogliamo applicare le nuove impostazione e cliccare “Rielabora dettagli”.

: questo pulsante segnala la correttezza o meno della prima nota predisposta.

Se lo stato del dettaglio è “rosso” il documento NON può essere “inviato” allo step successivo e passando sopra l’icona con il puntatore del mouse, è indicato cosa “manca” al completamento della registrazione. Una volta completata la registrazione lo stato è

Lo stato del dettaglio viene evidenziato anche nella sezione situata sotto all’anteprima del file.

: attraverso questi pulsanti è possibile scorrere tra i documenti del mese in cui siamo lavorando.

: le modifiche effettuate nella registrazione devono essere salvate con questo pulsante.

: permette di accedere ad una gestione che riepiloga lo stato di salvataggio delle liquidazioni Iva, dei registri Iva nonché la data di registrazione dell’ultimo documento registrato.

: permette di accedere allo step successivo di elaborazione dei file, ossia all’elaborazione degli incassi sui dati riepilogati per giorno e per registro Iva.

Solo quando tutti i dettagli del mese e del codice attività in cui siamo posizionati hanno lo stato “verde” è possibile accedere alla gestione successiva.

Se l’utente ha deciso di lavorare con l’opzione “Registra se dettagli confermati”, oltre allo stato del dettaglio “verde” tutte le schede devono avere la conferma di registrazione valorizzata.

5.1.2. Dettaglio corrispettivo giornaliero

In questo paragrafo è analizzato, sezione per sezione, il metodo di costruzione della prima nota contabile.

GBsoftware infatti predisposte la prima nota del documento sfruttando tutte le informazioni “standard” contenute nel file xml.

In questa sezione i dati che sono riletti dal file XML sono i seguenti:

Tipo dispositivo o Sede rilevazione
Matricola dispositivo
Progressivo invio
Data corrispettivo

Il campo “data corrispettivo” viene compilata con quanto indicato nel file in “data e ora rilevazione”, a meno che l’utente non abbia impostato l’opzione “Chiusura giornaliera oltre le ore 24”. Per maggiori informazioni in merito consultare il paragrafo 3.6. Chiusura giornaliera oltre le ore 24.

Il campo “causale contabile” è compilato in automatico dal software in base all’importo presente nel file:

- importo positivo: CORGB

- importo negativo: CORN

Il “totale documento” viene calcolato dal software in base agli importi presenti nel file.

Il “registro Iva” viene abbinato in automatico dal programma in base agli abbinamenti fatti dall’utente nelle “Impostazioni”

“Invio anomalo”: questo campo deve essere utilizzato per rettificare l’importo totale del corrispettivo che il software rileva dal file xml nel caso in cui ci sia stato un problema con il registratore e i dati inviati non sono corretti. In questo caso l’esercente deve comunicare all’Agenzia che c’è stato un problema per l’invio eseguito tramite l’apposita procedura prevista in “Fatture e Corrispettivi”.

Con il campo “Sbilancio” il software controlla la correttezza globale della registrazione.

5.1.3. Sezione Iva e Sezione contabile

Nella “sezione Iva” il software esegue una suddivisione dell’imponibile in base all’aliquota Iva e all’eventuale natura indicata nel file XML.

Il software crea in automatico tanti blocchi quante sono le aliquote Iva/Nature presente nel file xml importato.

Qualora l’utente abbia la necessita di creare un nuovo blocco iva deve cliccare sul pulsante posto in corrispondenza della “Sezione Iva”.

Se possibile, la causale Iva viene imposta in automatico dal software tenendo conto, nel seguente ordine:

dell’aliquota o della natura dell’operazione riportata nel file xml;
delle causali Iva predefinite indicate dall’utente nelle impostazioni.

Se con nessuno di questi criteri è possibile impostare automaticamente la causale Iva il software esegue comunque un filtro dove propone solo quelle compatibile per imposta/natura.

Se l’utente indica una causale Iva con natura diversa:

il software chiede conferma con un messaggio

nella sezione Iva è evidenziata la variazione

nello stato del dettaglio avremo l’icona

Per il regime agricolo, nella sezione Iva della gestione di elaborazione dei file viene inserito un campo in cui riportare la % di compensazione, inserita in automatico se ricavabile dalle impostazioni salvate, o imputabile dall’utente con doppio click.

Nella “sezione contabile” GB imposta in automatico il conto di ricavo in base agli abbinamenti che l’utente ha indicato nelle “Impostazioni di registrazione”.

Se non si è indicato nulla l’indicazione del conto di ricavo deve avvenire manualmente.

Questo significa che in una ditta in cui non sono fatte specifiche suddivisioni per la stessa aliquota Iva i dettagli sono compilati in automatico dal software senza l’intervento dell’utente, che dovrà solo ricontrollare.

Nelle ditte in cui, invece, per una stessa aliquota iva abbiamo più conti di ricavo sarà l’utente a dover indicare gli importi nei singoli righi, non potendoli compilare in automatico il programma.

Ricordiamo infatti che nel file xml sono presenti solo i dati distinti per aliquota iva/causale.

Per inserire una nuova riga “vuota” è necessario cliccare il pulsante .

La correttezza “formale” di quanto inserito nelle sezioni “Iva” e “Contabile” è controllata dal campo “sbilancio” e dalle segnalazioni “Compilazione corretta” o “Compilazione non corretta”.

5.1.4. Sezione incassi distributore automatico

Questa sezione è visibile solo se il tipo di dispositivo presente nel file è “DA – Distributore automatico”.

Gli importi sono calcolati in automatico dal software in base ai dati indicati nel file xml (Importo in contanti e importo con altre modalità). L’utente ha la possibilità di forzare gli importi proposti e il software lo segnala nello stato del dettaglio, indicando che i dati non corrispondono a quelli presenti nel file xml.

5.1.5. Dati per Tessera Sanitaria

Questa sezione è visibile solo se nelle configurazioni l’utente ha selezionato l’opzione “Dati per TS”.

Data operazione: compilato in automatico dal software in base alla data indicata in “Data corrispettivo”

Codice fiscale cliente: inserire manualmente il codice fiscale del soggetto per cui devono essere inviati i dati al sistema “tessera sanitaria”

Importo: indicare l’importo della prestazione da comunicare al sistema “tessera sanitaria”

Numero scontrino: indicare il numero dello scontrino emesso nei confronti del soggetto per cui devono essere inviati i dati al sistema “tessera sanitaria”

Importato su TS: campo valorizzato dal software nel momento cui i dati del dettaglio, da comunicare nel “sistema TS”, sono stati importati nell’applicazione “Tessera sanitaria” per essere inviati.

Per inserire una nuova riga “vuota” è necessario cliccare il pulsante .

Conferma dati contabili e Iva: deve essere selezionato dall’utente su tutte le schede di dettaglio per indicare che i dati sono stati controllati e sono corretti nel momento in cui è stata selezionata l’opzione “Registra se dettagli confermarti”.

Quando l’utente, essendo tutti i dettagli del periodo corretti, ha eseguito l’accesso allo step successivo per l’elaborazione degli incassi, tutti i dettagli dell’elaborazione dei file sono bloccati e si avvisa l’utente con una scritta:

5.2. Riepilogo corrispettivi giornalieri - Predisposizione incassi

In questo paragrafo è analizzato come il software riepiloga i dati dei singoli file elaborati nello step precedente e come sono gestiti gli incassi.

Il software permette di accedere al “Riepilogo corrispettivi giornalieri” solo quando tutti i dettagli del primo step sono corretti ed è stato indicato il check di conferma nel caso in cui l’utente abbia selezionato l’opzione “Registra se dettagli confermarti”.

Nel “Riepilogo corrispettivi giornalieri” il software raggruppa i dati delle singole schede dello step precedente in base ai seguenti dati:

- data corrispettivo

- registro Iva

Nel caso di regime agricolo viene inserito l’ulteriore campo, dove viene riportata la % di compensazione, che a va determinare la combinazione per la creazione delle diverse righe derivante dal raggruppamento delle informazioni per registro e giorno.

5.2.1. Funzione dei pulsanti

: consente di accedere alla maschera di configurazione iniziale.

: in questa sezione l’utente visualizza il codice attività che sta elaborando. A differenza di quanto avviene in “Dettaglio corrispettivi”, l’utente non può variare il codice attività di “lavoro”.

: con questo pulsante l’utente elimina l’elaborazione del “Riepilogo corrispettivi giornalieri”, sbloccando il primo step “Dettaglio corrispettivi” in cui le singole schede tornano modificabili. Eliminando l’elaborazione del “Riepilogo corrispettivi giornalieri” vengono persi tutti i dati imputati dall’utente che il software non aveva impostato in automatico.

: con questo pulsante l’utente può importare le fatture che nella gestione “Importazione fatture elettroniche” hanno attiva l’opzione “Fatture con emissione di scontrino fiscale”. Se l’utente prova a confermare il “Riepilogo Corrispettivi Giornalieri” senza aver importato le fatture il software lo segnala e non permette di accedere al “Riepilogo mensile”.

: questo pulsante permette di applicare a tutte le schede di riepilogo le nuove impostazioni oppure di riportare lo stato dei riepiloghi alla situazione iniziale (prima dell’intervento dell’utente).

: questo pulsante segnala la correttezza o meno della singola scheda di riepilogo.

Lo stato del dettaglio viene evidenziato anche nella sezione situata sotto il riepilogo incassi.

: attraverso questi pulsanti è possibile scorrere tra le schede di riepilogo del mese in cui siamo lavorando.

: le modifiche effettuate nelle schede di riepilogo devono essere salvate con questo pulsante.

: permette di accedere ad una gestione che riepiloga lo stato di salvataggio delle liquidazioni Iva, dei registri Iva nonché la data di registrazione dell’ultimo documento registrato.

: permette di accedere allo step successivo, ossia al riepilogo dei corrispettivi del mese suddivisi per Registro Iva.

Solo quando tutti i riepiloghi del mese e del codice attività in cui siamo posizionati hanno lo stato “verde” è possibile accedere alla gestione successiva.

Se l’utente ha deciso di lavorare con l’opzione “Registra se dettagli confermati”, oltre allo stato del dettaglio “verde” tutte le schede devono avere la conferma incassi valorizzata.

5.2.2. Importazione fatture con contestuale emissione di scontrino fiscale

Nel caso di emissione contestuale di fatture con scontrino fiscale è necessario importare i documenti di vendita nella gestione dei corrispettivi per determinare gli importi netti da inviare in prima nota ed evitare la duplicazione dei dati iva e contabili.

Per poter essere importate nella gestione dei corrispettivi le fatture, presenti sulla gestione “Importa fatture elettroniche”, devono essere stata registrate in prima nota e l’utente deve aver indicato l’opzione “Fatture con emissione di scontrini fiscali” in entrambe le gestioni (Importazione fatture elettroniche e Importazione Corrispettivi Telematici).

Nel caso in cui l’utente non abbia indicato l’opzione nei corrispettivi viene segnalato con il seguente messaggio:

Per importare le fatture nella gestione cliccare il pulsante .

L’abbinamento delle fatture al corrispettivo lo esegue il software in automatico se:

nella fattura è stata compilata la sezione “Altri dati gestionali” con i riferimenti allo scontrino per cui è stata emessa anche fattura
nella fattura è stata compilata la sezione dei “Documenti di trasporto” indicando i riferimenti alle righe del documento cui si riferiscono i ddt
nelle impostazioni è stato indicato il conto fatture collegato al conto corrispettivo.

Cose significa? Non necessariamente le fatture per cui viene emesso scontrino fiscale sono contabilizzate con lo stesso conto di ricavo dei corrispettivi: pertanto nelle impostazioni l’utente deve indicare, per ogni conto corrispettivo indicato, il relativo conto di ricavo utilizzato per le fatture che si riferiscono alla vendita dello stesso prodotto.

Nel momento in cui la fattura è compilata in modo corretto e l’utente ha indicato il conto fattura collegato al conto corrispettivo il software esegue automaticamente l’abbinamento delle fatture ai corrispettivi; in caso contrario sarà l’utente a dover indicare manualmente la data e il conto del corrispettivo per cui è stata emessa fattura.

Nel caso in cui il software non riesca ad effettuare automaticamente l’abbinamento l’utente deve:

1. indicare la data del corrispettivo

2. selezionare il conto di ricavo del corrispettivo; i conti da poter utilizzare sono quelli movimentati nel giorno indicato. Se l’abbinamento conto corrispettivo/conto fattura è stato fatto lo propone in automatico il software dopo aver indicato la data.

Dopo aver completato i dettagli di tutte le fatture l’utente deve selezionarle. La selezione può essere fatta:

1. per singolo documento

2. massivamente con l’apposito pulsante “Seleziona tutti”

Le fatture abbinate dal software vengono automaticamente selezionate, nella prima colonna “Sel.”

Se un documento non deve essere riportato nel riepilogo degli incassi deve essere selezionata la colonna “escludi”.

Per importare le fatture nel dettaglio degli incassi selezionare il pulsante .

Per eliminare i dati indicati dall’utente e riportare la maschera alla situazione iniziale di prima apertura selezionare il pulsante

Per compilare il campo “data corrispettivo” come il campo “Data fattura” massivamente per tutti i documenti cliccare sul pulsante .

NB: in caso di gestione del regime del margine, oltre alla causale iva utilizzata in fase di registrazione della prima nota della fattura, verrà riportato anche il metodo del margine ed eventualmente la % di forfetizzazione, al fine di un corretto abbinamento:

Una volta confermate le fatture i relativi importi sono riportati nella gestione “Riepilogo corrispettivi giornalieri” per determinare gli importi netti da registrare.

Le fatture importate nei dettagli sono evidenziate nella gestione d’importazione nella colonna “Importato”.

5.2.3. Gestione incassi

Se nelle impostazioni è stata compilata la sezione 5. Gestione incassi, nel “Riepilogo corrispettivi giornalieri” sono riportati i conti incasso indicati.

Se il conto d’incasso indicato è solo uno il software in automatico riporta anche l’importo; in caso contrario sono riportati i conti d’incasso indicati nelle impostazioni e l’utente deve indicare i relativi importi.

Se parte del corrispettivo non è stato riscosso l’utente deve indicarne l’importo e selezionare la colonna “Importo non riscosso”.

Conferma incassi: deve essere selezionato dall’utente su tutte le schede degli incassi per indicare che i dati sono stati controllati e sono corretti nel momento in cui è stata selezionata l’opzione “Registra se dettagli confermati”.

Quando l’utente, essendo tutti i dettagli del periodo corretti, ha eseguito l’accesso allo step successivo per l’elaborazione del riepilogo, tutti i dettagli degli incassi sono bloccati e si avvisa l’utente con una scritta:

5.3. Riepilogo corrispettivi - Riepilogo mensile

La maschera di riepilogo è stata predisposta per visualizzare, suddivisi per registro, gli importi dei corrispettivi del mese distinti per causale Iva e conto di ricavo.

In caso di regime agricolo viene data evidenza anche della % di compensazione.

I dati sono riportati nel riepilogo leggendoli dai dettagli degli step precedenti.

Nella colonna “Totali chiusura registratore” l’utente può inserire i “gran totali” di chiusura del registratore e più precisamente quello dell’ultimo giorno del mese precedente e quello dell’ultimo giorno del mese corrente.

La “differenza dei gran totali” deve coincidere con il “totale corrispettivi netti”. Eventuali differenze tra i due importi possono dipendere da importi rettificati rispetti all’invio “anomalo” eseguito oppure dall’inizio dell’utilizzo di un nuovo registratore nel corso del mese.

Gli importi inseriti sono corretti quando il campo “Differenza con importi su file” è pari a zero.

La verifica dei gran-totali è opzionale e non blocca l’invio dei dati alla prima nota.

5.3.1. Funzione dei pulsanti

: consente di accedere alla maschera di configurazione iniziale.

: con questo pulsante l’utente elimina l’elaborazione del “Riepilogo”, sbloccando il secondo step “Riepilogo corrispettivi giornalieri” in cui le singole schede tornano modificabili. Eliminando l’elaborazione del “Riepilogo corrispettivi” vengono persi tutti i dati imputati dall’utente che il software non aveva impostato in automatico.

: attraverso questi pulsanti è possibile scorrere tra le schede dei riepiloghi mensili dei registri gestiti dalla ditta nel codice attività “attivo”.

: è visualizzata la cadenza temporale scelta dall’utente nelle impostazioni per la registrazione delle prime note iva relative ai corrispettivi.

: pulsate con cui viene dato il comando di registrazione massiva dei corrispettivi.

6. Registra in prima nota ed eliminazione prima nota

La registrazione in prima nota e l’eliminazione delle registrazioni fatte avviene massivamente per il mese selezionato.

Vediamo nel dettaglio.

6.1. Registrazione prima nota

Cliccando il pulsante l’utente conferma la registrazione dei corrispettivi del mese in cui si è posizionati per tutti i registri gestiti per il codice attività indicato nel campo .

Con la conferma della registrazione dei corrispettivi sono eseguite sia le registrazioni Iva che le registrazioni non iva relative agli incassi.

6.2. Eliminazione prima nota

Per eliminare le prime note registrate dei corrispettivi l’utente deve:

selezionare il mese per cui si vogliono eliminare le registrazioni dei corrispettivi
cliccare il pulsante
selezionare la tipologia dei file che si vogliono eliminare tra “Corrispettivi telematici” e “Corrispettivi carburanti” per il codice attività desiderato.
Cliccare “Elimina”

Non è possibile eliminare contemporaneamente registrazioni di codici attività diversi.

Quando si eliminano le registrazioni vengono tolte anche le registrazioni relative agli incassi.

6.3. Anteprima della registrazione

In “Dettaglio corrispettivi” è possibile visualizzare l’anteprima della registrazione iva del corrispettivo cliccando sopra lo stato del corrispettivo.

In “Riepilogo corrispettivi giornalieri” è possibile visualizzare l’anteprima:

- della registrazione Iva

- dell’incasso