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3.3 Anagrafica Budget/Business Plan:

Per l'accesso alla Anagrafica, tramite click sul pulsante  si rimanda alle considerazioni fatte al punto 2.2 Nuovo Scenario.

3.4 Bilancio:

Per l'accesso al menù di inserimento dei dati consuntivi di bilancio, cliccare il pulsante 

Il menù Bilancio consente di inserire: 

• il Bilancio consuntivo dell'anno precedente;
• il Bilancio consuntivo mensile per scostamenti;
• il Bilancio consuntivo precedente il Budget/BP in caso di budget parziale o BP parziale (cioè con "dal" diverso da inizio dell'esercizio). 

3.4.1 Consuntivo anno precedente:

Per un Budget, al primo accesso al caricamento del Bilancio, si deve procedere al caricamento del consuntivo anno precedente:

Si tratta di una procedura indispensabile per il prosieguo delle previsioni anche se i dati a consuntivo venissero ignorati.

Al primo accesso, di regola viene proposto un tipo di caricamento adeguato alla situazione della ditta:

• Se la contabilità è abilitata viene proposto il check su importazione da Contabilità GB:  
• Se la contabilità non è abilitata il check viene completamente disabilitato  e viene proposto quello .

 N.B. Se nella ditta non ci sono dati contabili nell'anno precedente o un consuntivo per l'anno precedente, e non è possibile importare alcun dato dell'anno precedente, non si può predisporre il Budget ed occorre creare uno scenario di Business Plan.

?l'importazione del consuntivo anno precedente nel budget, determina due effetti:

• Lo sblocco del menù delle previsioni annuali (C/E Annuale) con popolamento delle voci del consuntivo (2020) utilizzate come base di partenza per le previsioni annuali (2021-2025).
• La ripartizione mensile dei valori annuali, definendo: 

1. Il criterio della stagionalità.
2. Il criterio mensile o in dodicesimi (12mi).
3. L'assenza di criteri di ripartizione.

?

 

Nell'esempio al primo rigo S: nell'anno del consuntivo precedente, i conti raccordati alla Voce Budget/BP "Ricavi" erano concentrati (a livello di scheda contabile) al 50% su gennaio e febbraio, quindi il valore oggetto di previsione (2021=100.000) sarà spalmato nei due mesi dove l'azienda "tradizionalmente" opera la fatturazione di tutto l'anno.

Nell'esempio al secondo rigo M invece, si ipotizza una ripartizione (formazione) del valore della voce idBudget/Business Plan, equiripartita mese per mese, quindi in dodicesimi avremo 1/12 (pari all'8,33%) e la spalmatura di 8.333,33 euro in ognuno dei 12 mesi.

Nell'esempio al terzo rigo __ si ipotizza l'assenza di una storicizzazione (ad esempio perché il rigo budget è raccordato a conti che non sono stati movimentati nell'anno precedente) e quindi il software attende che l'utente inserisca gli importi per raggiungere i 100.000 euro previsti nell'annuale: mancando uno storico di default nessun mensile è compilato. In tal caso basterebbe impostare il criterio mensile/12mi per popolare il rigo.

?Il criterio di ripartizione viene utilizzato come base di partenza per le previsioni mensili (che di default sono semplicemente delle ripartizioni in mesi, dei valori annuali) ed utilizzato per tutte le voci Budget/Business Plan, è modificabile dall'utente e ripristinabile.

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3.4.1.1 Importazione da Contabilità

Per effettuare una importazione da contabilità, del consuntivo anno precedente, occorre:

1. Selezionare consuntivo anno precedente 
2. Selezionare Importazione dalla contabilità
3. Cliccare Avanti

effettuata l'importazione:

1. Si sblocca il pulsante e l'accesso alle Previsioni Annuali .
2. Si popola il consuntivo anno precedente che è la colonna affiancata al previsionale annuale.
3. Il criterio base nelle previsioni originate dalla contabilità diventa automaticamente la ripartizione da stagionalità, poiché sulla base dei movimenti delle schede contabili vengono costruire le percentuali con i diversi andamenti mensili.

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3.4.1.2 Consuntivo anno precedente con importazione da SPCE

Per effettuare una importazione da Stato Patrimoniale e Conto Economico o SPCE, del consuntivo anno precedente, occorre:

1. Selezionare consuntivo anno precedente 
2. Selezionare Stato Patrimoniale e Conto Economico
3. Cliccare Avanti

??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura dei saldi analitici secondo logiche di partita doppia (dare/avere):

Una volta inseriti i saldi (4) e verificata la quadratura tra utile patrimoniale ed economico (5) si può procedere con la conferma dei saldi (6) che vengono sigillati e trasferiti al Budget/business plan, (con effetto analogo, anche se non uguale, ad un diversi a diversi della contabilità).

 N.B. I Saldi del Budget/Business Plan non sono condivisi con le altre applicazioni GB software, per cui inserendo saldi nel budget/BP non saranno valorizzate le schede della contabilità o il bilancio di verifica e neanche i saldi del bilancio europeo, analisi di bilancio o crisi.

Consapevoli della precisazione precedente, per ulteriori informazioni sull'inserimento dei saldi del Budget/Business Plan si rimanda all'applicazione generale saldi di bilancio.

• c'è la contabilità abilitata
• si procedesse comunque all'importazione da saldi SPCE

3.4.1.3 Consuntivo anno precedente con importazione da XLS

Per effettuare una importazione del da file Excel , del consuntivo anno precedente, occorre:

1. Selezionare consuntivo anno precedente 
2. Selezionare Stato Patrimoniale e Conto Economico
3. Cliccare Avanti

??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura della maschera di importazione da Excel tradizionale:

al termine della procedura di importazione Excel, si accede ad uno schema SPCE, per il cui completamento si rimanda al punto precedente.

 N.B. I Saldi del Budget/Business Plan non sono condivisi con le altre applicazioni GB software, per cui inserendo saldi nel budget/BP non saranno valorizzate le schede della contabilità o il bilancio di verifica e neanche i saldi del bilancio europeo, analisi di bilancio o crisi.

Consapevoli della precisazione precedente, per ulteriori informazioni sull'importazione dei saldi da file Excel, txt, csv si rimanda all'applicazione generale importazione saldi da excel.

• c'è la contabilità abilitata
• si procedesse comunque all'importazione da saldi da Excel 

3.4.1.4 Consuntivo anno precedente di Budget/BP a macrovoci 

Per effettuare una importazione di Budget/BP a macrovoci, del consuntivo anno precedente, occorre:

1. Selezionare consuntivo anno precedente 
2. Selezionare Budget/Business Plan a macrovoce
3. Cliccare Avanti

??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura dei saldi macrovoce, che diversamente dalle precedenti importazioni analitiche:

• consente all'utente di scrivere direttamente il valore sulla voce Budget/BP senza utilizzare la partita doppia, saldi analitici o conti di contabilità generale:

?

 

Anche in questo caso, occorre inserire i righi da input (4), poi verificare la quadratura (5) e dare la Conferma (6).

 N.B. I Saldi del Budget/Business Plan non sono condivisi con le altre applicazioni GB software, per cui inserendo saldi macrovoce nel budget/BP non saranno valorizzati i saldi del bilancio europeo a macrovoce, o l'analisi di bilancio a macrovoce o la crisi.

Consapevoli della precisazione precedente, per ulteriori informazioni sull'importazione dei saldi a a macrovoce si rimanda all'applicazione generale saldi a macrovoce per bilancio CEE.

• c'è la contabilità abilitata
• si procedesse comunque all'importazione a macrovoce  

3.4.2 Consuntivo per scostamenti anno corrente:

3.4.2.1 Analisi degli scostamenti, nozione

L’analisi degli scostamenti (dei valori consuntivi rispetto a quelli a Budget/BP) rappresenta un passaggio logico fondamentale in un approccio critico al controllo di gestione.

L’analisi degli scostamenti dal budget è forse il momento più importante del controllo di gestione, fatta eccezione per l’elaborazione della visione strategica aziendale che merita, secondo i più, il primato in termini di importanza. 

L’analisi di quanto non si è verificato nei termini e nella quantità programmate e, soprattutto, dei motivi per i quali i programmi di gestione non si siano tradotti in situazioni effettive, consente di prendere atto:

• di quanto non abbia funzionato nel recente passato
• di quali presupposti utilizzati in sede di programmazione infondati o inapplicabili. 

L'analisi suddetta riguarda sia lo scenario del Budget che lo scenario del Business Plan per una azienda di cui si tiene la contabilità o semplicemente si monitorano i saldi mensili. 

La correzione in corso d’anno del budget ha senso solo ogni volta che si cambi idea circa i programmi per la gestione futura. 

Non avrebbe alcun senso, invece, addomesticare il Budget/BP per renderlo conforme a quanto emerga dagli scostamenti a consuntivo. 

Per effettuare l'analisi degli scostamenti, sarebbe logico utile aver già fatto un Budget/BP annuale e averlo ripartito in mesi, quindi si tratta di caricare i singoli mesi del consuntivo, attraverso il menù , per poi accedere al menù .

 N.B. Come di prassi, il caricamento del consuntivo per scostamenti mensili,  riguarda il solo Conto Economico, (diversamente da quanto accade per il consuntivo anno precedente di cui si importa anche lo stato patrimoniale).

Il caricamento del conto economico, consente di circoscrivere i dati da reperire nell'importazione da Excel, o da inserire manualmente nei saldi Stato Patrimoniale e Conto Economico oppure in caso di Budget/BP a macrovoce. Tale fattispecie è testimoniata dalla comparsa, nel menù, dell'opzione  selezionando la quale, non è necessario inserire lo stato patrimoniale, limitandosi al conto economico.

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3.4.2.2 Consuntivo per scostamenti da contabilità

Per caricare da contabilità un mese dell'anno corrente, ad esempio gennaio 2021, dal menù Bilancio, selezionare Consuntivo per scostamenti, nella combo selezionare "Gennaio" quindi la modalità di caricamento da contabilità e per concludere cliccare Avanti:

Al primo accesso, come testimoniato dalla frase in corsivo, non figura importato alcun mese, mentre a regime viene ricordato l'ultimo mese importato, la data di caricamento, l'utente che lo ha eseguito, il tipo di caricamento: questo per evitare di ricaricare mesi già gestiti o ricaricarli solo se necessario.

Solo in caso di caricamento da contabilità è prevista l'opzione di caricamento di tutti i mesi:

 N.B. Tale modalità di caricamento, richiede dei tempi di elaborazione prolungati (si tratta di dodici caricamenti in cascata), di conseguenza è da utilizzare con oculatezza.

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3.4.2.2.1 Quantificazione del mese

Per caricamento di un consuntivo per scostamenti, o semplicemente di un mese, giova chiarire che si intendono le operazioni economiche dall'1.1 di quel mese al fine mese, mentre se previsto un patrimoniale, si intendono sempre i valori patrimoniali alla fine di quel mese:

ad esempio se si carica febbraio 2021 si intende:

• Per l'economico dall' 1.2.2021 al 28.02.2021 
• Per il patrimoniale il saldo al 28.02.2021 

Queste regole vengono applicate automaticamente dal software se importa da una contabilità integrata GB;

A maggior ragione devono essere rispettare per importazioni da gestionali esterni attraverso la predisposizione di saldi dal al mensili, anche in forma di file Excel, (o txt, o csv) e anche in caso di caricamento manuale SPCE o a macrovoce.

Di conseguenza per caricare tre mesi:gennaio febbraio marzo,

• non bisogna importare un bilancio da 01.01.Anno al 31.03.Anno,
• ma tre bilanci:

1. il primo dal 01.01.Anno al 31.01.Anno, 
2. il secondo dal  01.02.Anno al 28.02.Anno
3. il terzo da 01.03.Anno al 31.03.Anno

• per gli scostamenti mese su mese, verranno utilizzati distintamente,
• per il forecasting verranno "risommati" dalla procedura riottenendo alla fine il bilancio 01.01.Anno-31.03.Anno?

Il tutto è riassumibile nella seguente grafica: 

Di conseguenza ai fini degli scostamenti, verranno processati i singoli mesi   1 ,  2 ,  3  mentre ai fini del forecasting sarà ottenuto il valore consuntivo  C  che a livello economico è la somma dei singoli mesi che costituiscono il trimestre, (mentre a livello patrimoniale corrisponde al patrimoniale del singolo mese di marzo).

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3.4.2.2.2 Stato Patrimoniale facoltativo/obbligatorio nel mensile

Si precisa che l'importazione della componente Stato Patrimoniale nel consuntivo per scostamenti mensili è facoltativo: è pertanto prevista l'opzione Escludi Stato patrimoniale, con cui avremo saldi di bilancio solo economici (quindi un numero minore di input) e nella barra della quadratura solo l'economico. 

 N.B. Questa opzione non è prevista per il caricamento del consuntivo precedente il budget, in caso di budget parziali cioè che hanno un dal diverso dall'inizio esercizio (esempio il consuntivo di aprile 2021 per budget maggio 2021-dicembre 2025), poiché in tal caso il patrimoniale è indispensabile alla procedura.

 

Effettuato un caricamento di consuntivo per scostamenti, oltre ad essere aggiornata la frase in corsivo: , si possono verificare i dati nel menù  trovando popolata la colonna Situazione Contabile:

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3.4.2.3 Consuntivo per scostamenti da Stato Patrimoniale Conto Economico

Per caricare da saldi Stato Patrimoniale e Conto Economico un mese dell'anno corrente, ad esempio febbraio 2021, dal menù Bilancio, selezionare Consuntivo per scostamenti, nella combo selezionare "Febbraio" quindi la modalità di caricamento Stato Patrimoniale e Conto Economico e per concludere cliccare Avanti.

??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura dei saldi analitici secondo logiche di partita doppia (dare/avere):

 

in caso di check sull'opzione Escludi Stato patrimoniale, avremo saldi di bilancio solo economici (quindi un numero minore di input) e nella barra della quadratura solo l'economico:

 

Le conseguenze del caricamento del consuntivo per scostamenti da SPCE sono le stesse viste per il caricamento da contabilità, a cui si rimanda.

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3.4.2.4 Consuntivo per scostamenti da Stato Patrimoniale da file Excel 

Per caricare da Excel un mese dell'anno corrente, ad esempio marzo 2021, dal menù Bilancio, selezionare Consuntivo per scostamenti, nella combo selezionare "Marzo" quindi la modalità di caricamento Stato Patrimoniale e Conto Economico e per concludere cliccare Avanti, in caso di check sull'opzione Escludi Stato patrimoniale, avremo saldi di bilancio solo economici (quindi un numero minore di input) e nella barra della quadratura solo l'economico. ??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura dei saldi analitici secondo logiche di partita doppia (dare/avere):

 

3.4.2.5 Consuntivo per scostamenti di Budget/Business Plan a macrovoci

Per effettuare una importazione di un consuntivo per scostamenti relativo a Budget/BP a macrovoci, ad esempio aprile 2021, occorre:

1. Selezionare consuntivo per scostamenti 2021
2. Selezionare Aprile
3. Selezionare Budget/Business Plan a macrovoce
4. Cliccare Avanti

??Le conseguenze di una importazione di tale tipo sono l'apertura dei saldi macrovoce, che diversamente dalle precedenti importazioni analitiche:

• consente all'utente di scrivere direttamente il valore sulla voce Budget/BP senza utilizzare la partita doppia, saldi analitici o conti di contabilità generale:

?

Anche in questo caso, occorre inserire i righi da input (4), poi verificare la quadratura (5) e dare la Conferma (6).

 N.B E' sempre possibile escludere lo Stato patrimoniale per circoscrivere gli inserimenti del consuntivo per scostamenti.

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3.4.2.6 Messaggi di "Alert" in caso di consuntivo per scostamenti

Presenza di contabilità e caricamenti di tipo diverso

Per evitare errori o scelte inconsapevoli, se:

• c'è la contabilità abilitata
• si procedesse comunque all'importazione da SPCE, Excel o a macrovoce  

3.4.3 Consuntivo precedente il Budget/BP Parziale:

Il caricamento del consuntivo precedente il Budget/BP si ha in caso di Budget parziale cioè di Dal diverso dall'inizio dell'esercizio: ad esempio se il budget decorre dal luglio 2021, significa che fino a giugno incluso non ci sono dati (in quanto si tratta di uno scenario che decorre da luglio) oppure ci sono i dati consuntivi (perché si fa uno scenario a giugno inoltrato, quando l'esercizio è già iniziato).

In ogni caso avremo questi parametri iniziali:

Ci sono due conseguenze in un Budget/BP parziale:

• Le previsioni saranno sempre su base annuale e anche i mesi già trascorsi sarà necessario vengano valorizzati a livello di previsioni.
• I consuntivi anno precedente sarà sempre richiesto
• Il consuntivo precedente il budget/BP potrà essere inserito con un unico bilancio che includa S/P e Conto economico, oppure con tanti bilanci quanti i periodi di interesse:

1. ad esempio un solo bilancio dal gennaio 2021-al giugno 2021 caricato solo su giugno
2. oppure sei bilanci mensili di cui l'ultimo deve includere lo S/P (stato patrimoniale di giugno 2021).

?La motivazione di questi caricamenti risiede nella futura gestione finanziaria, che richiede l'inserimento del primo bilancio precedente il Budget/BP onde gestire i riassorbimenti delle partite pregresse (crediti o debiti fino a giugno) distinti dalle movimentazioni delle partite sorte nel Budget/BP (crediti e debiti dal luglio in poi).

Nel Budget che decorre dall'inizio esercizio (budget da 01/2021-12/2025) questa funzione l'assolve il consuntivo anno precedente.

 N.B Valutare attentamente che: 

1. Se si fanno Budget annuali (non parziali) si inserisce un solo consuntivo anno precedente (esempio 31.12.2020 per il budget dall'1.1.2021-31.12.2025)
2. Se si fanno Budget parziali si devono inserire due consuntivi con S/P : quello dell'anno precedente (esempio 31.12.2020) e quello precedente il budget (esempio 30.06.2021 per il Budget 01/07/2021-31.12.2025).

Per agevolare l'utente in queste situazioni, in caso di consuntivo anno precedente:

• Nel menù combo il consuntivo precedente il Budget sarà adeguatamente evidenziato 
• Lo Stato Patrimoniale non sarà escludibile

 

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4. Menù Operazioni e Parametri

PARTE IN FASE DI RILASCIO

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5. Menù Tipologie Budget/Business Plan

In questa sezione del menù principale, è possibile accedere a:

• Previsioni annuali: contenute nello scenario di Budget o Business Plan. 
• Previsioni mensili: contenute nello scenario di Budget o Business Plan.
• Consuntivo anno precedente a livello di Conto Economico: prima colonna dello scenario di Budget.
• Consuntivo anno precedente a livello di Stato Patrimoniale: prospetto a sè stante, contenuto nello scenario di Budget.   

5.1 Previsioni del C/E Annuale

Al menù delle previsioni del Conto economico annuale o C/E Annuale si accede tramite pulsante .

Il menù è abilitato, in quanto è stata eseguita l'importazione del consuntivo anno precedente dal menù Bilancio nell'ambito dello scenario di Budget.

Oppure il menù è abilitato senza dati dell'anno precedente per gli scenari Business plan.

5.1.1 Composizione del menù

Il menù riporta rispettivamente il totale dei RICAVI poi di seguito le voci Budget/BP con i corrispondenti valori del consuntivo, e dei previsionali del quinquennio, quindi il totale dei COSTI, e in basso l'UTILE(PERDITA) dei sei esercizi.

la sezione del Consuntivo a sua volta è divisa in tre colonne:

1. Pre consuntivo anno precedente (2020)
2. Assestamento
3. Consuntivo anno precedente (2020)

seguono:

1. la colonna che indica la presenza di Gestioni per stime, caratterizzate dall'icona lampadina , che consentono di calcolare più agevolmente determinate voci attraverso gestioni collegate, in menù simil Excel (PARTE IN FASE DI RILASCIO)
2. le colonne con le percentuali di incremento e decremento rispetto all'anno precedente, proposte inizialmente a zero (Incr.+ =0 e Decr.- = 0).
3. la colonna con i valori previsionali dell'anno che va dal corrente (2021) al quarto successivo (2025) a formare un quinquennio.

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5.1.2 Proprietà delle celle del previsionale

Come noto nella applicazioni GB le celle hanno delle proprietà identificabili dal colore:

Le celle azzurro del Pre consuntivo contengono delle query che leggono i dati dalla contabilità/saldi analitici/macrovoce. Facendovi doppio click si può leggere il conto o l'elenco dei conti che vi sono raccordati.

Le celle gialle dell' Assestamento consentono degli input: singoli input o input multipli per rettificare i saldi pre consuntivi ottenendo i giusti valori a Consuntivo 

Le celle arancio del Consuntivo (pari alla somma tra pre consuntivo e assestamento) sono formule e non sono modificabili/editabili. 

5.1.3 Proprietà del preconsuntivo

Facendo doppio click nelle celle del preconsuntivo, si possono avere informazioni sui conti che hanno concorso alla totalizzazione della voce consuntiva del budget:

Volendo è possibile vedere anche i conti, non valorizzati ma raccordati alla voce Budget/BP, cliccando il pulsante Visualizza tutti i conti   ottenendo:

In caso di consuntivo da Budget/BP a macrovoce anzichè la lista dei conti, si potrà verificare la chiave IdBudget presente nei saldi originari:

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5.1.4 Funzioni dell'assestamento 

Come detto, l'assestamento serve ad effettuare degli input:

• singoli assestamenti
• o assestamenti multipli (cioè più rettifiche del pre consuntivo) totalizzati nella cella, 

che consentono di ottenere i giusti valori da utilizzare a consuntivo, senza dover effettuare registrazioni contabili che "sporcherebbero" la contabilità o la situazione di partenza e da dover eliminare in un secondo tempo.

Si pensi ad esempio a delle previsioni fatte partendo da  un consuntivo dove non siano state ancora contabilizzate una parte delle vendite: 12.500 Euro: 

5.1.4.4 Cancellazione di tutti gli Assestamenti

Per eliminare rapidamente tutti gli assestamenti (sia singoli che multipli) presenti nella colonna del Consuntivo anno precedente agendo sia nel C/E che nello S/P evitando di fare una serie di cancellazioni ripetitive, è sufficiente cliccare l'icona Ripristina>Tutti gli assestamenti, e rispondere OK al messaggio che segue:

 

la conseguenza sarà l'azzeramento di tutti gli assestamenti singoli o multipli, testimoniato anche dal ricalcolo proposto dalla quadratura del C/E con il Patrimoniale.

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5.1.4.5 Quadratura Risultato Consuntivo S/P e C/E

Nella parte inferiore dello schermo, è presente un messaggio di quadratura, relativo all'utile da C/E e da S/P sempre relativamente al consuntivo anno precedente che include:

• sia l'importazione dal consuntivo dell'anno precedente il Budget,
• sia gli assestamenti singoli che quelli multipli.

?in caso di quadratura la scritta è con font bianco e sfondo blu:

 

 

In caso di difformità, la squadratura è rappresentata da una frase con sfondo rosso che consente di rilevare l'errore, che viene anche quantificato numericamente (nell'esempio 12.000€):

 

Tutto ciò consente di effettuare le previsioni dell'annuale e di conseguenza del mensile, partendo da dati certi e quadrati anche a livello patrimoniale.

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5.2 Regole nelle previsioni del C/E Annuale 

In sintesi, l'anno successivo riporta una previsione identica all'anno precedente, sia delle voci Budget/BP ricavi che delle voci Budget/BP come costi, fino all'intervento dell'utente con:

• input a livello di percentuale (di incremento/decremento rispetto all'anno precedente),

o in alternativa

• input in valore assoluto nella cella (in deroga alla quantificazione da percentuale).?

 

5.2.1. Regola dell'anno precedente/successivo

Quindi la prima regola è che l'anno successivo è calcolato in funzione del precedente (mentre non avviene mai l'inverso).

5.2.2 Regola della percentuale

Nell'esempio n.1,  non ci sono variazioni percentuali (Incr.+ =0 e Decr.- = 0) di conseguenza i Proventi finanziari ammontano sia nel consuntivo 2020 che nel previsionale 2021 (e 2022) a 10.000 euro

Nell'esempio n.2,  l'utente imputa il 5% di incremento, di conseguenza Utili (Perdite) Su Cambi previsti ammontano a 10.500 (con un incremento atteso del 5% rispetto ai 10.000 di partenza).

In caso di input di valore assoluto,

• esso viene riportato con colore azzurro (per distinguerlo dagli importi in nero, calcolati automaticamente applicando le percentuali al valore pregresso)
• se in precedenza erano valorizzate delle percentuali, le percentuali saranno resettate (dopo l'input valore assoluto e per evitare di confondere i due criteri alternativi).

Riprendiamo l'esempio precedente, stabilendo Proventi finanziari 2022 pari a 13.000 e Plusvalenze e Rivalutazioni 2021= 9.750:

Nell'esempio n.4,  l'utente imputa 13.000 nel 2022 e ciò influenzerà anche il 2023-2025 (ovviamente non altera la previsione sull'anno precedente: nel 2021 rimane 10.000)

Nell'esempio n.5,  l'utente imputa 9.750 nel 2021 e ciò fa azzerare le percentuali, inoltre cambia il 2022 (ma anche il 2023-2025) in quanto l'aggiornamento del 2021 si ripercuote nel 2022 poiché esso non ha valore forzato ed usa percentuali a zero. 

5.2.4 Alternatività delle regole

Una volta impostata una regola in una cella dell'annuale, valore assoluto o percentuale, applicando l'altra regola (percentuale o valore assoluto), si resetta la precedente regola e si applica la nuova:

• nel passaggio dall'esempio n.3 al n.6 passando da regola percentuale a valore assoluto, si azzerano le percentuali e si valorizza in blu il valore assoluto.
• Passando da un valore assoluto ad un valore percentuale, si colora la percentuale e si annerisce l'importo. 

L'esempio n. 7 che segue, riepiloga i due passaggi:

Per salvare le varie modifiche, o si utilizza il pulsante tradizionale Salva oppure uscendo dal menù appare un messaggio a cui rispondere Si:

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5.2.4.1 Annuale forzato da modifiche del mensile

A completamento delle regole dell'annuale, una forzatura fatta nel mensile può determinare un Annuale Forzato (il nuovo valore dell'annuale deriva dal mensile forzatamente).

Al menù delle previsioni del Conto economico mensile o C/E Mensile si accede tramite pulsante .

Il menù è abilitato, in quanto è stata eseguita l'importazione del consuntivo anno precedente dal menù Bilancio nell'ambito dello scenario di Budget.

Oppure il menù è abilitato senza dati dell'anno precedente per gli scenari Business plan.

5.3.1 Composizione del menù

la prima colonna indica il criterio di ripartizione (dal valore annuale ai singoli mesi) utilizzato per spalmare i valori, e che dipende dal tipo di caricamento fatto a suo tempo, 

poi a seguire figura la colonna Previsionale annuale (2021) che "comanda" imponendo i valori ai mensili (2021) secondo il criterio di ripartizione, salvo eccezione da forzatura.

Infine figura la colonna Somma mensili che totalizza i mesi e di regola corrisponde alla prima colonna Previsionale annuale (2021).

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5.3.1.1 Criteri di ripartizione - logica e possibili situazioni

Premessa

La logica delle ripartizioni in mesi è di sfruttare:

• la stagionalità,
• i dodicesimi
• o le percentuali da input,

da cui partire per avere una proiezione che però finisce con i valori assoluti (raffinati da input) per una stima realistica.

Quindi si parte dalle percentuali e si tengono validi gli importi se non si riesce a migliorarli con gli input dei singoli mesi.

la prima colonna indica il criterio di ripartizione (dal valore annuale ai singoli mesi) utilizzato per spalmare i valori, e che dipende dal tipo di caricamento fatto a suo tempo:

•  S : Stagionalità se consuntivo annuale da contabilità (quindi è possibile costruire dalle schede la stagionalità degli importi dell'anno precedente),
•  M : 12mi se consuntivo da SPCE/Excel oppure a Macrovoce
• nessun criterio: se è stata valorizzata una voce Budget assente l'anno precedente
•  F : Forzatura conseguenza di input utente di un importo in valore assoluto
• %: Percentuale conseguenza di input di percentuale fatta dall'utente 

 

 

La percentuale che precede l'importo, indica il rapporto tra il valore mensile e il valore annuale.

Ditta con stagionalità

Con una serie di esempi analizziamo una ditta che ha una stagionalità cioè ha una contabilità nell'anno precedente e fa un Budget con un consuntivo anno precedente importato da contabilità e ripartisce in modi diversi, 1.200 euro inseriti nell'annuale ma su quattro diversi righi Budget/Business Plan:

Nell'esempio   1  se l'annuale è 1.200:

• il criterio è S : Stagionalità (Riapplicabile, volendo, anche cliccando)

• i righi saranno compilati in base alla stagionalità dell'anno precedente (2020) in cui tutti i movimenti dei conti coge inclusi nelle voci budget erano concentrati su gennaio e febbraio (50% e 50%)

• le percentuali tratte dall'anno precedente saranno applicate al valore annuale ed attuale di 1.200

• 50% *1.200=gennaio 2021 pari a 600,

• 50%*1.200=febbraio 2021 pari a 600,

• gli altri righi saranno a 0, perché le % della stagionalità sono a zero;  

• il tutto senza segnalazione di errore.

Nell'esempio   2  se l'annuale è 1.200 e viene imposto il criterio mensile: cliccando l'icona che significa 1/12 per ciascun mese (pari a 8,33%) avremo:

• il criterio del rigo passa ad  M : 12mi
• in ogni cella ci sarà 100 e la percentuale che lo precede pari a 8,33 senza segnalazione di errore.

Nell'esempio   3  se l'annuale è 1.200, forzando 1.000 su gennaio e 200 su febbraio (che corrispondono alle conoscenze che del fenomeno) cancellando gli altri righi compilati dalla stagionalità fino a dicembre, avremo:

• il criterio del rigo passa ad  F : Forzatura
• 1.000 sarà preceduto dalla percentuale 83,33 (pari a 1.000/1.200) e 200 sarà preceduto dalla percentuale di 16,67% (pari a 200/1.200) senza segnalazione di errore.

Nell'esempio   4  se l'annuale è 1.200, forzando 33% su gennaio 33% su febbraio e 34% su marzo, e cancellando le altre percentuali fino a dicembre, avremo:

• il criterio del rigo passa a  % : Percentuale
• la percentuale di 33,00 verrà usata per calcolare 396,00 (1.200*333,00) sia su gennaio che febbraio, mentre la percentuale di 34% sarà moltiplicata all'annuale 1.200 ottenendo 408,00
• tutti gli importi sono calcolati quindi applicando la percentuale da input senza segnalazione di errore.

Veniamo ora a degli esempi patologici:

1000 su gennaio e 200 su febbraio (che corrispondono alle conoscenze che ho del fenomeno) allora 1.000 sarà preceduto dalla percentuale 83,33 (pari a 1.000/1.200) e 200 sarà preceduto dalla percentuale di 16,67% (pari a 200/1.200) senza segnalazione di errori.

 

Nell'esempio   8  se l'annuale è 1.200 e il criterio  % : Percentuale aggiungendo una ulteriore percentuale del 41,67% si sballa il totale del 100% andando ma per eccesso a 141,67%  ci sarà una segnalazione di errore identificato al punto  8  e anche qui saranno presenti tooltip di chiarimento.

Nell'esempio   9  se l'annuale è 1.200 e non esiste criterio di ripartizione     : Assenza di criterio allora i 1.200 il programma non sa dove piazzarli e attende istruzioni o sbilancia: ci sarà una segnalazione di errore identificato al punto  9  e anche qui saranno presenti tooltip di chiarimento. 

Ditte senza stagionalità

Le ditte senza stagionalità:

• macrovoce: entrando nel mensile, in assenza dello storico, non hanno il criterio e trovano collocati gli importi dell'annuale solo sull'ultimo mese del periodo (di regola dicembre),
• Saldi da Excel e Spce saldi da input senza movimenti contabili nell'anno precedente: trovano di default il criterio dei 12MI (8,33%)

Uscita dalla maschera, con incongruenze

Per uscire dalla maschera, è sufficiente una di queste selezioni: Vai a calcolo annuale, Esci oppure scorri annualità.

Uscendo dalla maschera, in presenza di anomalie appariranno due tipi di messaggi e saranno possibili varie opzioni.

Preliminarmente occorre conoscere la logica dei controlli governate da un algoritmo complesso.

Tornando agli esempi, le incoerenze per eccesso o per difetto rispetto al valore di partenza di 1.200 sono regolate da un algoritmo:

uscendo dalla maschera si presentano due messaggi:

il primo riguarda gli errori da percentuale, quindi gli esempi  6  ed  8  per i quali si prospettano due scelte:

• Correzione automatica sull'ultimo mese a disposizione, di regola dicembre (ciò significa che l'annuale comanda e il mensile si adatta);
• Correzione manuale dell'utente: si rimane nella maschera per fare le correzioni in autonomia fino a risolvere le incongruenze; 

La risposta SI consente Correzione automatica su dicembre che verrà adattato di ciò che manca o ridotto di ciò che è in eccesso.

La risposta NO consente Correzione manuale l'utente corregge il mese con la percentuale sbagliata.

il secondo riguarda gli errori da valore assoluto, quindi gli esempi  5    7  e  9 si prospettano tre scelte:

• Forzare l'annuale imponendo quello proveniente dal mensile (il SommaMesi comanda sull'annuale di partenza e lo sostituisce);
• Correzione automatica sull'ultimo mese a disposizione, di regola dicembre (ciò significa che l'annuale comanda e il mensile si adatta);
• Correzione manuale dell'utente: si rimane nella maschera per fare le correzioni in autonomia fino a risolvere le incongruenze; 

 

La risposta SI consente Correzione la forzatura dell'annuale che viene sostituito dal mensile.

La risposta SI consente Correzione automatica su dicembre che verrà adattato di ciò che manca o ridotto di ciò che è in eccesso.

 N.B. La sezione del Consuntivo non è presente nel mensile.

proseguendo nella schermata avremo:

1. le colonne con le percentuali di incremento e decremento rispetto all'anno precedente, proposte inizialmente a zero (Incr.+ =0 e Decr.- = 0).
2. la colonna con i valori previsionali dell'anno che va dal corrente (2021) al quarto successivo (2025) a formare un quinquennio.

?Torna su

5.3.2 Proprietà delle celle del previsionale

Nel mensile del previsionale le celle possono essere di due colori:

Le celle grigio chiarissimo per poter effettare gli input, sia per le percentuali che per gli importi dei singoli mesi.

Le celle arancio del Previsionale Annuale o del Sommamesi che sono riporti o formule e non sono modificabili/editabili. 

particolarità dei centri di profitto e di costo

 N.B. Le celle sono grigio chiarissimo anche in caso di Centri di profitto e di Costo e, di conseguenza, saranno le Voci Budget che li totalizzano, che si adattano e diventano arancione.

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5.3.3 Funzioni in comune con il C/E annuale 

Nel mensile:

• non esiste consuntivo nella visione per mesi;
• non è possibile vedere i conti (contabili) dentro ai righi Budget/Business Plan del previsionale (occorre tornare al menù annuale);
• non sussistono problemi di quadratura (sono da risolvere nell'annuale);
• non si può passare direttamente allo Stato Patrimoniale consuntivo (occorre andare prima nel C/E annuale);

Negli input, ?come detto al punto precedente, valgono:

• le regole della percentuale
• o del valore assoluto (con i dovuti adattamenti rispetto all'annuale).
• l'inserimento delle note (per le quali si rimanda al punto 5.2.5 Note Utente)
• Il ripristino della voce che interessa sempre l'intero rigo/voce Budget/Business: si rimanda al punto del C/E Annuale 5.2.6 Ripristina Voce con la precisazione che si opera nei mesi di un solo anno, anziché in tutto il quinquennio come nel C/E Annuale.
• Il ripristino dell'intero Budget/Business Plan farà riscaricare nelle celle mensili, il valore dell'annuale spalmato secondo i criteri di primo accesso alla maschera (provenendo dall'annuale) vedi punto 5.2.7 Ripristina tutte le voci del Budget/Business Plan 
• l'Espandi tutto funziona come nell'annuale (vedere punto 5.2.8.1 Espandi tutto)
• Il Salva funziona come nell'annuale (vedere punto 5.2.8.2 Salva)
• Il Mostra voci a zero funziona come nell'annuale (vedere punto 5.2.8.3 Mostra voci a zero)

Per tornare al menù C/E Annuale, basta cliccare il pulsante ?anziché uscire dal menù,  tornando al principale e cliccando il pulsante 

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5.3.4. Altre funzionalità del menù C/E Mensile

Vediamo le funzioni particolari del menù mensile:

 

5.3.5 Imposta criteri ripartizione

I criteri di ripartizione come detto, sono:

• Stagionalità (proveniente dalla contabilità)
• Mensile (12MI proveniente da importazioni di soli saldi analitici SPCE o Excel)

C'è poi l'assenza di criterio (Nessuno) in caso di dettagli di voce assente nell'anno precedente e valorizzazione utente in uno o più mesi, oppure il passaggio a F Forzato se l'utente inserisce un Valore Assoluto oppure % se l'utente inserisce una percentuale da input.

E' comunque possibile, in qualunque momento,

• Ripristinare i calcoli al primo ingresso
• oppure impostare un criterio di ripartizione diverso.

Per impostare i Dodicesimi (cioè forzare %=8.33% su tutte le colonne) cliccare il pulsante  per una sola o tutte le voci del Budget o Business Plan.

 N.B. Il ricalcolo è automatico senza richiesta di conferma e senza messaggi

Per impostare la Stagionalità (cioè forzare %=secondo le schede contabili anno precedente e su tutte le colonne) cliccare il pulsante  per una sola o tutte le voci del Budget o Business Plan.

 N.B. Il ricalcolo è automatico senza richiesta di conferma e senza messaggi

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5.3.6 Scorri ad annualità successiva o precedente

Il C/E mensile si posiziona sempre sul primo anno del quinquennio del Budget/business Plan.

• Per scorrere ai successivi cliccare il pulsante di destra,  ad esempio per passare dal 2021 al 2022.  
• Per scorrere ai successivi cliccare il pulsante di sinistra,  ad esempio per passare dal 2025 al 2024.  

 N.B. Lo scorri annualità equivale all'uscita dal menù per tornare all'annuale ?o all'uscita al menù principale  di conseguenza partono i controlli ed i messaggi di cui punto 5.3.1.1 in ordine messaggi di correzione delle percentuali sbagliate o dei valori assoluti sbagliati rispetto al totale Annuo di partenza. 

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5.3.7 Mostra/Nascondi Colonne/Mesi

Dalla tab OPZIONI E STAMPA è possibile accedere ad una sezione filtri, e alle stampe.

Filtri

E' possibile: 

1. nascondere le colonne del Criterio di ripartizione che non interessa i terzi, oppure il Previsionale Annuale da cui si è partiti (tanto rimane visibile il SommaMesi);
2. nascondere uno o più anni visualizzati, intesi come tutti i mensili di un anno, (ad esempio limitarsi a far vedere i mensili del 2021 e non degli altri anni);

 

 N.B. I filtri saranno ereditati dalle opzioni di stampa e nella relazione, visto che la regola è "si stampa ciò che si vede".

 N.B. Con l'opzione:  si resettano le opzioni allo stato di default (cioè si visualizzano tutte le colonne e mesi delle annualità come al primo ingresso nella procedura).

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5.3.9 C/E Mensile in caso di Centri di Profitto e di Costo

Per il C/E Mensile in caso di centri di profitto e di costo, si rileva un dettaglio maggiore delle voci Budget/Business Plan che totalizzano i centri (i centri sono i "di cui" delle voci budget/Business Plan) sia a livello di Previsionale dell'Anno (2021) che di singoli mesi (e del Somma mesi), inoltre figurano i subtotali aggiuntivi per quantificare i singoli risultati dei centri di profitto o di costo o delle loro categorie.

Per un maggiore approfondimento si rimanda alle considerazioni del punto 5.2.9 C/E Annuale in caso di Centri di Profitto e di Costo.

Per chiarimento sulla materia della contabilità analitica - Centri di profitto e di costo, far invece riferimento alla guida alla procedura.  

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 5.4 C/E Consuntivo Anno Precedente

Al menù con la prima colonna che rappresenta il conto economico consuntivo dell'anno precedente, si accede tramite pulsante   oppure

in seno allo S/P consuntivo cliccando .

Per la visualizzazione del consuntivo del conto economico, si rimanda alle considerazioni fatte al punto 5.1 Previsioni del C/E Annuale 

Per l'inserimento del consuntivo, si rimanda alle considerazioni fatte al punto 3.4.1 Consuntivo anno precedente 

 5.5 S/P Consuntivo Anno Precedente

Al menù specifico con lo Stato Patrimoniale consuntivo dell'anno precedente, si accede tramite pulsante oppure:

nel menù C/E Annuale selezionando l'apposito check :

Il menù si presenta:

• privo degli anni previsionali,
• con lo S/P del consuntivo presente solo per il Budget e non per il Business plan
• con le specifiche voci IdBudget Attivo  1  e   2  Passivo a sezioni contrapposte e consecutive
• con la possibililtà di fare il doppio click in una voce e poter verificare i conti presenti   3  
• con la necessaria quadratura con i conto economico consuntivo   3  (piè di pagina).

 N.B. Lo S/P del consuntivo non è presente per il Business plan che non ha un bilancio precedente.

5.5.1 Doppio Raccordo dei Conti alle voci patrimoniali

I raccordi dei conti dalla contabilità/saldi analitici SPCE/Excl, allo S/P consuntivo prevedono la gestione del doppio raccordo tipica del bilancio Cee:

• conti accesi ai Tributari esempio 45040 Iva Conto Erario: se saldo dare va nella voce CREDITO IVA se saldo avere va nella voce DEBITO IVA 
• conti accesi alle Banche esempio 50100 Banca c/c ordinario: se saldo dare va  nella voce BANCHE C/C ATTIVI se saldo avere va nella voce BANCHE C/C PASSIVI
• conti accesi a Clienti esempio 40*: se saldo dare nella voce CREDITI VERSO CLIENTI se saldo avere vanno nella voce ALTRI DEBITI A BREVE
• conti accesi ai Fornitori esempio 41*: se saldo avere vanno nella voce DEBITI VERSO FORNITORI se saldo dare vanno nella voce ALTRI CREDITI ENTRO 12 MESI

Per i raccordi dei conti, dalla contabilità generale alle voi Budget/Bplan, vedere il punto 1.5 Voci Budget/Business Plan e raccordi dei conti

 N.B. Tutto ciò non interessa i saldi a macrovoce che arrivano nello S/P consuntivo già nella giusta sezione dell'attivo o passivo.

Per tornare al C/E consuntivo basta cliccare la funzione  ciò consente di evitare il passaggio nel menù principale.

Lo Stato Patrimoniale viene inserito per calcolare l'esatta quadratura del Conto economico Consuntivo ed accoglie la colonna per la gestione degli assestamenti di cui al punto 5.1.4 Funzioni dell'assestamento

Per la visualizzazione del consuntivo del Conto economico, si rimanda alle considerazioni fatte al punto 5.1 Previsioni del C/E Annuale

Per l'inserimento del consuntivo, si rimanda alle considerazioni fatte al punto 3.4.1 Consuntivo anno precedente

6. Menù Scostamenti e Forecasting

6.1 Scostamenti 

L’analisi degli scostamenti (dei valori consuntivi rispetto a quelli a Budget/BP) rappresenta un passaggio logico fondamentale in un approccio critico al controllo di gestione.

L’analisi degli scostamenti dal budget è forse il momento più importante del controllo di gestione, fatta eccezione per l’elaborazione della visione strategica aziendale che merita, secondo i più, il primato in termini di importanza. 

L’analisi di quanto non si è verificato nei termini e nella quantità programmate e, soprattutto, dei motivi per i quali i programmi di gestione non si siano tradotti in situazioni effettive, consente di prendere atto:

• di quanto non abbia funzionato nel recente passato
• di quali presupposti utilizzati in sede di programmazione infondati o inapplicabili. 

L'analisi suddetta riguarda sia lo scenario del Budget che lo scenario del Business Plan per una azienda di cui si tiene la contabilità o semplicemente si monitorano i saldi mensili. 

La correzione in corso d’anno del budget ha senso solo ogni volta che si cambi idea circa i programmi per la gestione futura. 

Non avrebbe alcun senso, invece, addomesticare il Budget/BP per renderlo conforme a quanto emerga dagli scostamenti a consuntivo. 

Per l'importazione dei Consuntivi per scostamenti mensili far riferimento alle considerazioni fatte in sede di Bilancio al punto 3.4.2.2 Consuntivo per scostamenti da contabilità

Il menù scostamenti è accessibile cliccando il pulsante menù .

Si apre un menù che propone, uno dopo l'altro da sinistra a destra, i mesi da contabilità/spce/Excel/macrovoce dell'anno corrente (non degli anni sucessivi), a confronto con il mese da budget corrispondente (ad esempio gennaio 2021 contro budget 2021). A seguire figura la colonna della differenza assoluta della Contabilità meno Budget (esempio contabilità gennaio 2021-budget gennaio 2021) e a seguire la colonna della variazione percentuali: variazione Assoluta/Budget (esempio [contabilità gennaio - Budget gennaio]/Budget).

L'analisi degli scostamenti quindi agisce sia a livello assoluto che percentuale per ciascun mese inserito.

Completa l'analisi

• la colonna Assestamento che, con la stessa logica del consuntivo anno precedente, consente di inserire distintamente in ciascun mese le rettifiche singole o multiple per assestamenti contabili, in modo da garantire l'adeguata elasticità all'utente, per fare i paragoni con importi non ancora contabilizzati ma di cui si è certi l'esistenza
• la colonna riepilogo anno corrente, che propone la situazione contabile su base annua (per esercizi coincidenti con anno solare il bilancio 1.1.-31.12) il totale budget (budget somma mesi=budget annuale) e a seguire le colonne variazione assoluta (annuale) e percentuale (annuale).

?

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Per gli assestamenti singoli o multipli si rimanda alle considerazioni fatte a partire dal punto 5.1.4 Funzione degli assestamenti

 N.B. Si precisa che non ci sono controlli di quadratura in sede di scostamento mensile in quanto si tratta di analisi del solo conto economico. 

6.1.2 Proprietà della situazione contabile pre assestamento

Facendo doppio click nelle celle della Situazione contabile pre assestamento, si possono avere informazioni sui conti che hanno concorso alla totalizzazione della voce:

Volendo è possibile vedere anche i conti, non valorizzati ma raccordati alla voce Budget/BP, cliccando il pulsante Visualizza tutti i conti   ottenendo:

In caso di consuntivo da Budget/BP a macrovoce anzichè la lista dei conti, si potrà verificare la chiave IdBudget presente nei saldi originari:

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6.1.3 Proprietà del menù: mostra voci a zero, cancella assestamenti, mostra nascondi colonne/mesi 

Di default il menù mostra tutte le voci del budget/BP dell'economico, sia quelle valorizzate che quelle non valorizzate (=0) inoltre il menù si posiziona sul mese di gennaio, ma è sempre possibile modificare queste visualizzazioni.

mostra voci a zero

Per vedere solo i righi Budget/BP con valori diversi da zero, occorre deselezionare il check Mostra voci a zero  ottenendo quindi:

 N.B. Il filtro opera su tutti i mesi da gennaio a dicembre, ecco perché su gennaio si vedono Altri proventi che non sono valorizzati su gennaio ma lo sono su mesi successivi (dicembre).

Deselezionando Espandi Tutto (che di default è sempre selezionato) si ottiene il seguente risultato:

Infine per salvare subito i dati inseriti negli assestamenti , cliccare il pulsante apposito (ciò sarà fatto alternativamente all'uscita):

Elimina tutti gli assestamenti

Per eliminare tutti gli assestamenti sia singoli che multipli e su tutti i mesi, occorre cliccare l'apposito pulsante:  e rispondere Si al messaggio che segue:

 

Di fondamentale importanza sono le funzioni a cui si accede cliccando la tab OPZIONI E STAMPA:

mostra nascondi colonne/mesi

Cliccando la Tab di OPZIONI E STAMPA è possibile nascondere le colonne che non interessano relativamente ai mesi, ad esempio il pre assestamento e l'assestamento oppure una delle due colonne di variazione:

 N.B. tali opzioni operano per tutti i mesi dell'esercizio, di conseguenza se si nasconde il pre assestamento e l'assestamento avremo:

E' possibile ora nascondere alcuni o tutti i mesi per visualizzarne uno di interesse (ad esempio solo Aprile) ed è possibile nascondere anche il riepilogo annuale:

 N.B. Tutto ciò è utile per visualizzare ciò che andrà in stampa e nella relazione, visto che la regola è "si stampa ciò che si vede".

Inoltre è possibile conseguenza appare un messaggio a cui rispondere Si Tale tecnica consente di avere una visione più fondata di quanto sia lecito attendersi a fine esercizio e, ovviamente, il forecast diventa tanto più attendibile quanto più aumentino i periodi consuntivi a disposizione.

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6.1.4 Proprietà del menù: Stampa pdf ed Excel 

6.2 Forecast

Il Forecast costituisce la previsione dello scenario finale, unendo una parte di consuntivo e una parte di budget. Il Forecasting è il processo di formazione del Forecast.

In sostanza si utilizzano i dati consuntivi in relazione ai periodi già trascorsi e i dati derivanti dal budget per i periodi futuri.

Tale tecnica consente di avere una visione più fondata di quanto sia lecito attendersi a fine esercizio e, ovviamente, il forecast diventa tanto più attendibile quanto più aumentino i periodi consuntivi a disposizione.

In pratica, nel corso dell'esercizio in cui si manifestano le previsioni del budget, ad esempio al 30/06/2021 di un budget 2021-2025, passando da valori previsionali a valori consuntivi, si pone l'esigenza di quantificare il Forecast o bilancio al 31.12(2021), sulla base delle due componenti: contabile a consuntivo (giugno 2021) previsionale a budget (periodi contabili non consuntivi: da luglio a dicembre 2021).

I dati contabili del Forecast vengono costruiti tramite le letture della contabilità/spce/Excel/macrovoci in sede di importazione dei Consuntivi per scostamenti mensili (di cui al punto 3.4.2.2 Consuntivo per scostamenti da contabilità);

I dati budget del Forecast vengono ereditati dal budget mensile (di cui al punto 5.3 Previsioni del C/E mensile) 

Di conseguenza, il processo di Forecasting richiede di aver almeno completato la previsione Annuale/Mensile e di aver acquisito almeno un mese a consuntivo.

Per accedere al forecast, cliccare il pulsante .

Accedendo al menù vi saranno le tre sezioni la A con i valori a consuntivo la B con i valori a budget la C pari alla somma delle precedenti:

L'impostazione del mese per la sezione consuntiva A viene eseguita con apposita combo Mese Consuntivo. Per selezionare ad esempio in mese di giugno::

Da cui risulta che l'utile consolidato (consuntivo fino a giugno) ammonta a 35.509 quello a budget -61.548 (per il periodo da luglio a dicembre ) e in base al loro somma il Forecast annuale ammonta a -26.038.

Si tratta di proiezioni che saranno maggiormente attendibili piu' ci si avvicina al dicembre (o alla data "AL" del periodo) a livello di consuntivo.

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6.2.1 Forecasting minimo e massimo

Operando con un menù a tendina per la selezione del mese di riferimento, si può passare dal forecasting minimo, dato dal primo mese del periodo di riferimento (esempio : gennaio):

al forecasting massimo relativo all'ultimo mese di riferimento del periodo (esempio: dicembre) in cui non ci sono importi a budget:

Nel menù a tendina è prevista anche l'opzione  selezionando la quale:

• non saranno presenti mesi consuntivi;
• il (finto) Forecast corrisponde al sommamesi del Budget C/E mensile 

 N.B. Tale funzione serve solo a verificare il totale degli importi annuali Budget/BP del C/E senza uscire dal menù del Forecasting?.

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6.2.2 Funzioni del Menù Forecasting 

Per le funzioni Mostra voci a zero, Espandi tutto, Stampa pdf e stampa Excel si rimanda alle considerazioni fatte per il menù Scostamenti (6.1.3 e 6.1.4).

Invece, nelle OPZIONI E STAMPA del Forecasting, figura una sola casistica, per chi vuole vedere solo la colonna Forecast senza alcuna delle due componenti consuntivo e Budget.

E' sufficiente selezionarla  per ottenere:

 N.B. Tale visualizzazione sarà mantenuta anche in fase di stampa pdf ed Excel oltrechè in sede di Relazione.

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6.2.3 Forecasting in caso di Centri di Profitto e di Costo

Per Il Forecasting in caso di centri di profitto e di costo, si rileva un dettaglio maggiore delle voci Budget/Business Plan che totalizzano i centri (i centri sono i "di cui" delle voci budget/Business Plan) sia a livello di sezione consuntivo, che di sezione budget, che di forecast.

Per un maggiore approfondimento si rimanda alle considerazioni del punto 5.2.9 C/E Annuale in caso di Centri di Profitto e di Costo.

Per chiarimento sulla materia della contabilità analitica - Centri di profitto e di costo, far invece riferimento alla guida alla procedura.  

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7. Menù Sviluppo Budget/Business Plan

7.1 Bilancio Cee Previsionale

L’importanza di osservare i risultati attesi secondo uno schema di Bilancio CEE è soprattutto legata alla possibilità di percepire e di valutare l’impressione e l’informazione che i terzi riceverebbero se i programmi aziendali fossero attuati.

Tale visione assume una rilevanza decisiva in ordine alla comprensione, a tutto tondo, degli effetti delle decisioni assunte e della loro desiderabilità sotto ogni profilo.

In prima istanza il Bilancio Cee Previsionale, è il bilancio in cui le voci Budget/BP calcolate nel Previsionale del C/E Annuale sono raccordate ai righi del Cee, da redigere in sede di prima elaborazione del Budget/Business Plan;

In seconda istanza, cioè in corso d'anno, è possibile fare il Bilancio Cee Previsionale recependo i dati dal Forecasting. 

Per accedere al menù occorre cliccare il pulsante .

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7.1.1 Bilancio Abbreviato ed Ordinario 

Accedendo è impostato lo schema Abbreviato e il bilancio relativo all'anno corrente, con comparazione con l'anno precedente (nell'esempio 2021/2020) e la differenza assoluta e percentuale:

 

Per impostare un bilancio ordinario, cliccare l'apposito check che è alternativo all'abbreviato: 

 N.B. In fase di rilascio dell'applicazione il bilancio è solo relativo al Conto Economico, di conseguenza non si apprezzano le differenza tra i due schemi.

A regime includendo anche il patrimoniale sarà possibile la maggiore analiticità del patrimoniale dell'ordinario, da contrapporre alla sintesi dell'abbreviato.

La presenza dei due tipi di schemi consentirà anche di alimentare le procedure crisi d'impresa (che lavora con l'abbreviato) e analisi di bilancio sintetica (che lavora con l'ordinario) in modo da poter fare le valutazioni del budget ai fini crisi e analisi.

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7.1.2 Bilancio: Scorri annualità

Per passare all'anno successivo, 2022/2021 basta cliccare uno dei pulsanti della sezione Scorri Annualità (nell'esempio il pulsante freccia a destra): 

con lo stesso metodo si può scorrere al 2023/2022 (fino al 2025/2024) o ritornare al bilancio 2021/2020 di partenza (mediante la freccia a sinistra).

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Se si intende produrre il bilancio Cee previsionale non solo dell'anno corrente ma anche del quinquennio (esempio: budget 2021-2025 anni dal 2021, 2022, 2023, 2024, 2025) è possibile grazie all'opzione Intero Scenario cliccando il pulsante  e ottenendo quindi:

 

  

In questa rappresentazione: 

• si ottiene la sintesi dell'intero scenario.
• si rinuncia alle variazioni assolute e percentuali ottenibili senza scenario.

7.1.3.1 Nascondi annualità nello scenario 

E' possibile nascondere una o più annualità del quinquennio (ad esempio visualizzando solo un triennio):

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7.1.4 Bilancio Cee da Forecasting 

Per visualizzare in forma di bilancio Cee il Forecasting, è necessario:

• che sia deselezionata l'opzione "scenario" quindi si stia lavorando solo sul biennio;
• venga cliccato il check "Usa i dati del Forecast"

? N.B. Se l'opzione è disabilitata, significa che  non si è nel biennio corrente (ad esempio invece di essere nel 2021/2020 ci si trova nel 2025/2014) è il report è impossibile in quanto il Forecast non elabora gli esercizi successivi (legge solo quello corrente: appunto 2021/2020):

Ritornando nel biennio corrente (2021/2020) l'opzione si riattiva.

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7.1.5 Altre funzionalità del Menù Bilancio

7.1.5.1 Espandi tutto

8. Produci Relazione

Per stampare una relazione in pdf, che includa previsioni annuali e mensili, il cee previsionale oltre a scostamenti, forecasting e le note utente, nel menù riepilogativo, occorre cliccare il pulsante . Si apre una maschera che presenta numerose opzioni di stampa:

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8.1 Personalizzazioni

Da opzioni di stampa, si possono personalizzare:

• Data di compilazione: di default viene inclusa la data odierna di stampa: per escluderla (ad esempio per avere un riferimento generico) lasciare in bianco il campo.
• Logo: si tratta dei loghi di default inclusi: logo dell'azienda, del professionista, della GB; per escluderli deselezionare l'apposito check (per impostarli far riferimento all'apposita news su loghi relazioni controllo di gestione). 
• Nome e informazione sullo scenario: si tratta delle informazioni sullo scenario denominazione data e utente, che possono essere utili se si utilizzano diversi scenari. Di default sono informazioni non riportate, per includerle mettere il check.
• Indice: si tratta dell'indice che contiene l'elenco delle sezioni della relazione: di default è incluso, per escluderlo deselezionare l'apposito check.
• Disclaimer, dichiarazione di responsabilità: si tratta di una sezione che serve a regolare la responsabilità del professionista o del redattore rispetto al contenuto della relazione e la diffusione all'esterno dell'azienda.
• Nozione e dottrina: prevede la nozione e la dottrina del Budget o del Business plan differenziati a seconda della scelta adottata dal redattore, e la filosofia dello strumento.
• Commenti finali: si tratta di una sezione posta nelle ultime due pagine della relazione, di due facciate, per inserire i commenti utente finali e complessivi della relazione, in aggiunta a quelli già presenti nelle singole sezioni. 
• Singole Sezioni: si tratta delle sezioni annuali, mensili, note, scostamenti, forecasting, cee previsionale, che possono essere esclusi o inclusi liberamente dall'utente, semplicemente selezionando/deselezionando il check dell'argomento di interesse.

 N.B. Di default, nella Relazione, sono inclusi anche i previsionali annuali ripartiti su base mensile dell'anno Budget/BP (esempio 2021) ma sono:

• esclusi i previsionali mensili degli anni successivi (2020-2025).
• esclusi gli scostamenti mensili (2021).

La ragione di tali impostazioni risiede nei tempi di elaborazione richiesto dall'ampiezza di tali report, di conseguenza: 

• includendo mensili degli anni successivi;
• oppure includendo gli scostamenti,

nelle opzioni appare una segnalazione circa l'allungamento scontato dei tempi di elaborazione per la stampa:

Di conseguenza solo se necessario, l'utente aggiunge tali sezioni al report ed è consapevole dell'elaborazione prolungata.

Reset opzioni di stampa di default

Qualunque opzione di stampa sia stata inclusa o esclusa è possibile resettare le opzioni iniziali (tornando al default) cliccando l'icona:

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8.2 Commenti utente e commenti finali

Come visto in precedenza, si opera sulla finalizzazione della relazione in un formato pdf (relazione.pdf) in cui ci sono dei campi editabili, e salvabili/modificabili in riapertura, direttamente con il visualizzatore del file pdf.

I campi modificabili sono con sfondo azzurrino mentre le altre parti non sono modificabili.

I commenti utente sono presenti su ciascuna sezione e possono essere inputati dal redattore della relazione, e salvati nel pdf.

I commenti finali, sono presenti solo al termine della relazione (chiudono la relazione) e sono invece escludibili autonomamente, con le opzioni di stampa

 

Per aprire una precedente relazione, recuperando le personalizzazioni o modifiche aggiunte nel pdf dall'utente, si può cliccare anche l'icona Cartella Stampe presente in fondo alle opzioni di stampa:

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8.3 Necessità di ulteriori modifiche o di conversione in documento.doc

In caso di necessità di modificare ulteriormente la relazione, intervenendo su singoli aspetti o sui testi base della dottrina, non è possibile operare direttamente nel pdf con il modulo Budget/Business Plan.

E' comunque possibile superare il limite, se si possiede una versione di acrobat completa o di altro software analogo quindi una licenza utente pdf più evoluta (non inclusa nel GB).

Un'alternativa più economica, consiste nel cercare su internet  un "convertitore da pdf a word on line" gratuito, che consente di ottenere un file.word e potervi operare liberamente:

Si precisa che:

• In caso di conversione in word la relazione non sarà più aggiornata automaticamente con le modifiche del consuntivo o del previsionale. 
• GBsoftware non risponde di tali conversioni nè può fare assistenza su tali conversioni, trattandosi di software /applicazioni di terzi.

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8.4 Relazione in caso di Centri di Profitto e di Costo

Per la Relazione, in caso di centri di profitto e di costo, si rileva un dettaglio maggiore delle voci Budget/Business Plan che totalizzano i centri (i centri sono i "di cui" delle voci budget/Business Plan) sia a livello di sezione consuntivo, che di sezione budget, che di Scostamenti o Forecast.

Per un maggiore approfondimento si rimanda alle considerazioni del punto 5.2.9 C/E Annuale in caso di Centri di Profitto e di Costo.

Per chiarimento sulla materia della contabilità analitica - Centri di profitto e di costo, far invece riferimento alla guida alla procedura.  

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9. Condivi in area web

PARTE IN FASE DI RILASCIO

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