Antiriciclaggio Professionisti

La legislazione italiana, con il D.Lgs. n.90 del 25 maggio 2017 e con il D.Lgs. n.125 del 4 ottobre 2019, ha recepito rispettivamente la IV e V Direttiva Europea in materia di prevenzione e contrasto dei fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, apportando delle modifiche al D.Lgs. 231/2007.

Con il decreto legislativo del 2017 è stato stabilito di demandare agli organismi di autoregolamentazione il compito di integrare la norma primaria al fine di declinarla secondo le caratteristiche dei destinatari degli obblighi. Il consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili, hai sensi dell’art.11 comma 2, D.Lgs. 231/2007, ha pubblicato a gennaio 2019 le regole tecniche rivolte ai propri iscritti.

Tali regole tecniche entrano in vigore il 1° gennaio 2020 e sono vincolanti per gli iscritti all’ordine.

Destinatari degli obblighi antiriciclaggio

I destinatari degli obblighi antiriciclaggio sono definiti dall’art.3 del D.Lgs. 231/2007.

Nello specifico nella categoria dei professionisti rientrano:

I soggetti iscritti nell’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili
I soggetti iscritti nell’albo dei consulenti del lavoro
Ogni altro soggetto che rende i servizi forniti da periti, consulenti e altri soggetti che svolgono in materia professionale, anche nei confronti dei propri associati o iscritti, attività in materia di contabilità e tributi, ivi compresi associazioni di categoria di imprenditori e commercianti, CAF e patronati
Notai e avvocati quando, in nome e per conto dei propri clienti compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella predisposizione o nella realizzazione di operazioni che riguardano:
- Il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche
- La gestione del denaro, strumenti finanziari o altri beni
- L’apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli
- L’organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società
- La costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi
I revisori legali e le società di revisione legale con incarichi di revisione legale su enti di interesse pubblico o su enti sottoposti a regimi intermedio
I revisori legali e le società di revisione senza incarichi di revisione su enti di interesse pubblico o su enti sottoposti a regimi intermedio

Obblighi previsti dalla normativa

I soggetti destinatari della norma antiriciclaggio sono tenuti a adottare misure per l’adeguata verifica e la valutazione del rischio proporzionali all’entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo quindi a dimostrare alle autorità di vigilanza e autoregolamentazione che le misure adottate sono commisurate al rischio.

Adeguata verifica – art. 17 D.Lgs. 231/2007

I soggetti obbligati procedono all’adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo con riferimento ai rapporti e alle operazioni inerenti allo svolgimento dell’attività professionale:

In occasione dell’instaurazione di un rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico per l’esecuzione di una prestazione professionale;
In occasione dell’esecuzione di un’operazione occasionale che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro.

Si deve comunque effettuare l’adeguata verifica:

Quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
Quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati ottenuti ai fini dell’identificazione

La procedura di adeguata verifica da applicare può essere:

Semplificata
Ordinaria
Rafforzata

La tipologia di adeguata verifica da applicare è condizionata dal risultato della valutazione del rischio, effettuata tenendo conto degli elementi indicati all’art.17, comma 3, D.Lgs. 231/2007:

a) con riferimento al cliente:

1) la natura giuridica

2) la prevalente attività svolta

3) il comportamento tenuto al momento del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale

4) l’area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte

b) con riferimento all’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale:

1) la tipologia dell’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale

2) le modalità di svolgimento dell’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale

3) l’ammontare dell’operazione

4) la frequenza, il volume delle operazioni e la durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale

5) la ragionevolezza dell’operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale, in rapporto all’attività svolta dal cliente e all’entità delle risorse economiche nella sua disponibilità

6) l’area geografica di destinazione del prodotto e l’oggetto dell’operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale

Contenuto degli obblighi di adeguata verifica – art.18 D.Lgs. 231/2007

Il contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela è disciplinato dall’art.18 D.Lgs. 231/2007 e prevede:

1) l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente e dell’esecutore quindi la verifica dell’esistenza e dell’ampiezza del potere di rappresentanza in forza del quale opera in nome e per conto del cliente

2) l’identificazione del titolare effettivo e la verifica della sua identità attraverso misure proporzionate al rischio

3) l’acquisizione e la valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo

4) il controllo costante del rapporto con il cliente durante tutta la sua durata, attraverso l’esame dell’operatività del cliente quindi verificando e aggiornando i dati e le informazioni acquisite nello svolgimento delle attività

Obblighi di conservazione – art.31 D.Lgs. 231/2007

I soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in sede di adeguata verifica della clientela e la copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.

La documentazione conservata deve consentire di ricostruire univocamente:

1) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico

2) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione

3) la data, l’importo e la causale dell’operazione

4) i mezzi di pagamento utilizzati

All’accesso nell’applicazione “Antiriciclaggio” troveremo due sezioni dedicate alla gestione:

dello studio professionale
dei clienti dello studio professionale

Per ogni sezione il software segnala eventuali scadenze nella sezione “notifiche”.

Nella sezione notifiche dello “studio” è segnalata:

- la necessità di effettuare una nuova autovalutazione del rischio

- la presenza di eventuali eventi formativi in programma

Nella sezione notifiche dei “clienti” il software segnala:

- la scadenza delle cariche sociali

- la scadenza dei documenti di identità

- la necessità di effettuare il controllo costante

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2. Anagrafiche studio

La sezione “Anagrafiche studio” è visibile solo per gli utenti in possesso delle sole applicazioni “Antiriciclaggio” e deve essere utilizzata per l’inserimento del professionista o dello studio professionale tenuto agli adempimenti previsti dalla normativa antiriciclaggio.

Per inserire l’anagrafica dello studio effettuare doppio click nel campo verde e, dalla maschera così aperta, cliccare il pulsante “Nuovo” quindi procedere all’inserimento dei dati nei campi abilitati nella parte destra della maschera.

Al termine dell’inserimento cliccare il pulsante “Salva” quindi effettuare doppio click sopra il nome della ditta posto nell’elenco a sinistra per accedervi.

Alla creazione della ditta il software abilita in automatico l’applicazione antiriciclaggio per l’ultimo anno disponibile (nell’immagine sopra troviamo il flag nell’anno 2019). L’inserimento dei dati anagrafici dei clienti sarà consentito solo fino al 31/12 dell’ultimo anno abilitato per l’applicazione.

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3. Gestione Cliente

Nella sezione dedicata alla gestione del cliente è possibile gestire:

L’inserimento dei dati anagrafici dei clienti
L’inserimento delle prestazioni/operazioni effettuate
Il calcolo della valutazione del rischio connesso a ciascun cliente
Le stampe e i documenti da allegare nel fascicolo del cliente
Lo scadenziario dei documenti d’identità e delle cariche sociali
La programmazione del controllo costante

Nella corrispondente sezione delle “notifiche” è possibile visualizzare:

i clienti con documenti di identità in scadenza
le società con cariche sociali in scadenza
i clienti per cui è necessario effettuare la procedura di controllo costante

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3.1 Funzioni generali della maschera

Nella maschera troviamo:

In alto la barra dei pulsanti
A sinistra l’elenco dei clienti presenti nella procedura
A destra, selezionando un cliente è possibile gestire i dati anagrafici, le operazioni/prestazioni, la valutazione del rischio, l’adeguata verifica ed i documenti da conservare nel fascicolo del cliente

L’elenco dei clienti si suddivide in anagrafiche:

Definitive
Provvisorie
Eliminate

Per ogni cliente “definitivo” è possibili monitorare, attraverso delle icone, lo stato degli adempimenti dell’antiriciclaggio ovvero lo stato:

dei dati anagrafici
delle operazioni/prestazioni
della valutazione del rischio
dell’adeguata verifica
del fascicolo del cliente
eventuali annotazioni

Legenda delle icone

1) Dati anagrafici – anagrafiche definitive

: dati anagrafici completi ed aggiornati

: figure abbinate mancanti

: documento di identità in scadenza per il cliente o per una figura abbinata

Anagrafiche provvisorie:

: dati anagrafici completi, è possibile effettuare il salvataggio definitivo

: dati anagrafici incompleti

2) Operazioni/Prestazioni

: operazione/prestazione inserita per il cliente

: operazione/prestazione non inserita per il cliente

3) Valutazione del rischio

: valutazione del rischio effettuata

: è presente una valutazione del rischio ma è necessario procedere ad effettuare il calcolo in base a quanto stabilito con le regole tecniche del 2019

: valutazione del rischio effettuata ma incompleta/valutazione del rischio non effettuata

4) Adeguata verifica

: adeguata verifica effettuata

: adeguata verifica incompleta

5) Fascicolo

: documenti non presenti nel fascicolo

: assenza di alcuni documenti nel fascicolo del cliente

: il fascicolo è completo di tutti i documenti consigliati

Il significato delle icone è visualizzato da un’apposita tooltip.

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3.2 Dati anagrafici

Nella sezione “Dati anagrafici” devono essere inseriti i dati relativi a ciascun cliente e alle eventuali figure collegate quali:

legale rappresentante
procuratore/delegato
titolare effettivo
soggetti terzi

Ogni soggetto è identificato da un codice che può essere:

attribuito in automatico dal software al salvataggio in definitiva dell’anagrafica (Cod.automatico GB)
indicato manualmente dall’utente (Cod.utente/ditta)

La scelta della tipologia del codice identificativo del cliente da utilizzare si effettua dalle “opzioni” dall’apposito menu a tendina.

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3.2.1 Inserimento anagrafica cliente

Per inserire un nuovo “cliente” è necessario posizionarsi nella tab “dati anagrafici” e cliccare il pulsante “nuovo”. Dalla mascherina che si apre selezionare la tipologia del cliente che si vuole inserire quindi cliccare “Conferma”.

Al click su “conferma” si aprirà la maschera per l’inserimento dei dati anagrafici del cliente dove saranno abilitati solo i campi richiesti per la tipologia di soggetto.

Proprietà dei campi

Verde: la compilazione del campo avviene attraverso la selezione di un valore presente nell’elenco che si apre effettuando doppio click nel campo

Celeste: i campi di questo colore sono compilati in automatico dal software

Giallo: i campi gialli devono essere compilati manualmente dall’utente

Grigio: la compilazione del campo non deve essere effettuata

Una volta inseriti tutti i dati è necessario cliccare il pulsante “salva”: in una maschera di riepilogo è controllata la correttezza dei dati inseriti.

Se in corrispondenza del campo è presente un’icona rossa vuol diche che il dato non è stato inserito oppure è errato.

L’icona arancione indica che il campo non è stato compilato oppure il dato inserito non è corretto ma è tuttavia possibile procedere al salvataggio dell’anagrafica.

L’icona verde indica che il dato presente nel campo è corretto.

In caso di modifica dell’anagrafica del soggetto è possibile decidere di:

- creare una storicizzazione, quindi non sovrascrivere le informazioni già presenti

- sovrascrivere le informazioni già presenti

Nella maschera di salvataggio è riportata la data di identificazione, inserendo la data di registrazione, se l’anagrafica è completa, si abilita il pulsante “Salva come definitivo”.

Se i dati “obbligatori” non sono stati inseriti sarà possibile salvare l’anagrafica solo in modalità provvisoria.

NB. Finché l’anagrafica è in “provvisoria” non è possibile procedere nell’esecuzione degli altri adempimenti previsti dalla procedura.

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3.2.2 Inserimento figure collegate

Per inserire una figura collegata al cliente “principale” è possibile procedere in due modi:

1. creazione della figura abbinata da anagrafica cliente

2. creazione della figura abbinata tramite pulsante nuovo

1. Creazione della figura abbinata da anagrafica cliente

In questo caso è necessario posizionarsi nell’anagrafica del cliente quindi nella sezione dedicata alla figura abbinata, ad esempio “legale rappresentante” e cliccare “Nuovo” posto in basso a destra.

Come dettagliato nel punto precedente è necessario inserire i dati richiesti nei campi abilitati.

Utilizzando questa procedura, al salvataggio in definitiva dell’anagrafica, il legale rappresentante viene abbinato in automatico alla ditta.

2. Creazione della figura abbinata tramite pulsante “nuovo”

Al click nel pulsante “nuovo” è necessario indicare la tipologia del soggetto da inserire, ad esempio “legale rappresentante”, quindi cliccare “conferma”.

Nella maschera così aperta inserire i dati nei campi abilitati per la tipologia del soggetto che si sta inserendo.

Al termine dell’inserimento cliccare “salva” quindi “salva definitivo”.

Dopo aver effettuato il salvataggio è necessario procedere all’abbinamento della figura appena inserita al cliente.

Per farlo è necessario posizionarsi nell’anagrafica del cliente e cliccare il pulsante “Abbinamenti” (posto in alto) e selezionare il soggetto appena inserito; cliccare “Salva” per confermare la scelta effettuata.

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3.2.3 Titolare effettivo

Il D.Lgs. 125/2019 con l’art.2, comma 1, lettera d) è intervenuto modificando l’art. 20 D.Lgs.231/2007, modificando ed integrando i “criteri per la determinazione della titolarità effettiva di clienti diversi dalla persone fisiche”.

Art.20 D.Lgs. 231/2007

Modificato dal D.Lgs. 125/2019

1. Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente ovvero il relativo controllo.

2. Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:

a) costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25 per cento del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;

b) costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25 per cento del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

3. Nelle ipotesi in cui l'esame dell'assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:

a) del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;

b) del controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria;

c) dell'esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.

4. Nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica privata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n.361, sono cumulativamente individuati, come titolari effettivi:

a) i fondatori, ove in vita;

b) i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;

c) i titolari di funzioni di direzione e amministrazione.

5. Qualora l'applicazione dei criteri di cui ai precedenti commi non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società o del cliente comunque diverso dalla persona fisica.

6. I soggetti obbligati conservano traccia delle verifiche effettuate ai fini dell’individuazione del titolare effettivo nonché, con specifico riferimento al titolare effettivo individuato ai sensi del comma 5, delle ragioni che non hanno consentito di individuare il titolare effettivo ai sensi dei commi 1, 2, 3 e 4 del presente articolo.

In antiriciclaggio GB al fine di consentire la compilazione della dichiarazione in cui il cliente/esecutore dichiara sotto la propria responsabilità chi è il titolare effettivo, tali dati devono essere indicati nel software con le stesse modalità del punto precedente, quindi compilando la sezione dedicata al “titolare effettivo”.

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3.2.4 Conclusione del rapporto

La data di conclusione del rapporto deve essere inserita

Per default il check è impostato su “Rapporto in corso” per indicare la data di cessazione è necessario apporre il check su “Concluso” quindi indicare la data nel campo successivo.

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3.2.5 Scadenza carica sociale e documento di identità

Il professionista deve tenere aggiornata la posizione del cliente monitorando la scadenza dei documenti di identità e il rinnovo delle cariche sociali.

Entrambe le scadenze sono riepilogate nella gestione delle notifiche visibile all’apertura dell’applicazione.

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3.2.6 Modifica dati anagrafici

Per effettuare la modifica dei dati anagrafici è sufficiente posizionarsi sull’anagrafica del soggetto quindi cliccare .

Apportare le integrazioni necessarie quindi cliccare .

Nella maschera di controllo correttezza dei dati inseriti è possibile decidere se:

creare una storicizzazione, quindi non sovrascrivere le informazioni già presenti
sovrascrivere le informazioni già presenti

Nel caso in cui si opti per la creazione di una storicizzazione, come richiesto dalla normativa di riferimento al fine di poter ricostruire la situazione del cliente, sarà visibile la situazione “attuale” del cliente, con le nuove informazioni e quella “iniziale”.

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3.2.7 Importazione dati anagrafici da Integrato GB

Le anagrafiche già presenti nell’anagrafica generale delle ditte, utilizzate per la gestione degli adempimenti contabili e/o fiscali possono essere importati in “antiriciclaggio”.

L’importazione si effettua da “anagrafiche provvisorie”, pulsante “importa”, opzione “anagrafica ditte”.

Dalla maschera di importazione è necessario selezionare le ditte da importare quindi cliccare “importa”.

Le anagrafiche saranno riportate nelle anagrafiche provvisorie da cui sarà possibile procedere al salvataggio in definitiva.

Se la ditta è già presente in antiriciclaggio sarà visualizzata una spunta verde.

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3.2.8 Anagrafiche provvisorie

Le anagrafiche presenti nella sezione delle provvisorie devono essere salvate nelle definitive. Per farlo è necessario:

Procedere alla modifica dell’anagrafica provvisoria integrandola con i dati mancanti
Cliccare il pulsante “Salva” quindi inserire la data di registrazione e cliccare “Salva definitiva”.

NB. Il salvataggio in definitivo è possibile solo in presenza di tutti i dati anagrafici.

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3.2.8.1 Salvataggio multiplo

Dalla sezione delle anagrafiche provvisorie è possibile procedere al salvataggio multiplo, in definitiva, delle anagrafiche complete.

Le anagrafiche provvisorie complete sono quelle che nell’elenco sono contraddistinte da un spunta verde.

Per effettuare il salvataggio delle anagrafiche provvisorie in modo “multiplo” è sufficiente cliccare il pulsante “Salva in definitiva”, posto nella parte inferiore dell’elenco.

Al click su tale pulsante è visualizzato il seguente messaggio:

Alla conferma il software riporta tutte le anagrafiche complete tra quelle definitive, elimina le anagrafiche provvisorie e con un ulteriore messaggio a video restituisce un breve report delle anagrafiche salvate.

NB. Se l’utente ha attiva l’opzione “scelta inserimento codice” impostata a “Cod. utente/ditta”, nel salvataggio in definitiva, il software manterrà quanto indicato dall’utente nel campo “Cod. Cliente” dell’anagrafica provvisoria.

Se però il codice indicato è già presente allora assocerà il primo codice numerico disponibile.

Ad esempio, se il cod. cliente, “MARIO” è già presente nelle anagrafiche provvisorie, il software imposterà in automatico il codice cliente “000001”.

3.3 Operazioni/Prestazioni

Cliccando nella sezione “Operazione/ prestazione” è possibile inserire e visualizzare tutte le prestazioni professionali o operazioni effettuate nei confronti del cliente in cui siamo posizionati.

Nella parte superiore della maschera è visualizzata la prestazione/operazione più recente (1).

Nella parte inferiore della maschera è visualizzato l’elenco delle prestazioni del cliente ed è possibile vederne il dettaglio cliccando nella riga corrispondente (2).

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3.3.1 Inserimento di una nuova prestazione/operazione

Per inserire una nuova prestazione è necessario posizionarsi nella sezione “operazione / prestazione” e cliccare il pulsante “nuovo”. Le modalità di inserimento dei dati della prestazione/operazione sono le stesse indicate per l’inserimento delle anagrafiche.

Nel campo “Tipo registrazione” è necessario specificare se trattasi di prestazione/operazione:

normale
frazionata
multipla

In “Prestazione professionale/operazione fornita” è necessario inserire una sintetica descrizione della prestazione professionale fornita al cliente. Effettuando doppio click nel campo è possibile accedere all’elenco delle prestazioni proposto in base alle nuove linee guida.

Nell’elenco delle prestazioni troviamo le colonne:

Prestazione, contenente la sintetica descrizione della prestazione
Valore, che indica se la prestazione ha valore quantificabile oppure un valore non determinato/indeterminato
Rischio inerente, che se valorizzato, sarà riportato nel calcolo della valutazione del rischio connesso a ciascun cliente
Continuativa, che è selezionato quando la prestazione può avere carattere continuativo, come per esempio la tenuta della contabilità

Se nell’elenco proposto non fosse presente la prestazione/operazione necessaria è possibile inserirne una personalizzata cliccando su “Nuovo” e compilando la riga così abilitata.

Per scegliere una prestazione/operazione effettuare doppio click sopra la relativa riga.

In automatico il software crea la prestazione in riferimento al cliente in cui si è posizionati pertanto, nella sezione “soggetti coinvolti” è già presente il nominativo del soggetto.

Nel campo “valore” è necessario indicare il valore della prestazione. Tale campo è disabilitato quando la prestazione selezionata è di valore determinato o indeterminabile.

E’ possibile inserire delle “informazioni sullo scopo e sulla natura dell’operazione” nel campo apposito.

In mezzi di pagamento, per le prestazioni con valore, è possibile indicare la modalità di pagamento utilizzata per l’operazione/prestazione di riferimento. La modalità di pagamento può essere inserita manualmente oppure scelta dall’elenco che si visualizza effettuando doppio click nel campo.

Per ogni operazione/prestazione è possibile indicare delle informazioni aggiuntive nell’apposito campo “note”.

Al termine dell’inserimento dei dati cliccare il pulsante “Salva”.

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3.3.2 Conclusione della prestazione

Se la prestazione è terminata si può indicare nel campo “Prestazione conclusa in data” nell’apposito campo.

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3.4 Valutazione del rischio di riciclaggio

Il soggetto obbligato adotta misure di adeguata verifica della clientela proporzionali all’entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo ed è tenuto a dimostrare che le misure adottate sono adeguate al rischio rilevato.

La valutazione del rischio effettivo serve a determinare la tipologia di adeguata verifica da adottare quindi semplificata, ordinaria o rafforzata ed avviene tramite il seguente processo:

Il livello di rischio viene misurato su una scala di 4 valori:

1 - Non significativo
2 - Poco significativo
3 - Abbastanza significativo
4 - Molto significativo

NB. Il comitato di sicurezza finanziaria ha escluso nettamente l’ipotesi/presunzione di assenza di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, infatti il livello minimo di rischio di riciclaggio può essere 1, mai “zero”.

RISCHIO INERENTE

Il rischio proprio connesso all’attività svolta dal professionista considerata per categorie omogenee in termini oggettivi e astratti, individuato in via indicativa nelle tabelle 1 e 2 della Regola Tecnica n.2.

Il rischio inerente è determinato attribuendo alla prestazione/operazione un punteggio che va da 1 a 4.

Nelle regole tecniche pubblicate dal CNDCEC sono evidenziate le attività ed il relativo rischio inerente:

Tabella 1: prestazioni a rischio inerente “non significativo”

Le prestazioni elencate nella tabella 1 non evidenziano alcun aspetto economico finanziario pertanto non consentono di valutare l’ambito operativo del committente in relazione alla tipologia di prestazione resa.

Per questa tipologia di prestazioni l’adeguata verifica si considera effettuata con l’acquisizione dei documenti indicati nella suddetta tabella.

Tabella 2: prestazioni a rischio inerente “poco significativo”, “abbastanza significativo” o “molto significativo”

RISCHIO SPECIFICO

La determinazione del rischio specifico si effettua attribuendo, con riferimento agli aspetti connessi al cliente (tabella A)) cliente e alla prestazione (tabella B)), i seguenti punteggi:

1 - Non significativo
2 - Poco significativo
3 - Abbastanza significativo
4 - Molto significativo

Il rischio specifico del cliente si ottiene sommando i punteggi della tabella A).

Il rischio specifico della prestazione si ottiene sommando i punteggi della tabella B).

Il rischio specifico complessivo si ottiene sommando i valori delle due tabelle (A+B) e dividendo per 10.

DETERMINAZIONE DEL RISCHIO EFFETTIVO

Nella determinazione del rischio effettivo si prendono in considerazione sia il rischio inerente che quello specifico. Muovendo dal presupposto che il rischio specifico abbia più rilevanza nella determinazione del rischio effettivo, ci si basa su una ponderazione del 30% per il rischio inerente e del 70% per il rischio specifico.

La somma dei due punteggi, cui sono applicate le percentuali di cui sopra, determina il rischio effettivo.

Calcolo del rischio di riciclaggio

Nel software antiriciclaggio GB è possibile effettuare il calcolo del livello di rischio secondo le modalità previste:

dalle linee guida del 2011
dalle regole tecniche del 16 gennaio 2019

Per effettuare una nuova valutazione del rischio per il cliente e per la prestazione/operazione è necessario:

Posizionarsi nell’anagrafica del cliente
Accedere alla sezione “Valutazione del rischio”
Selezionare, dall’elenco posto nella parte inferiore della maschera, la prestazione/operazione oggetto di valutazione
Cliccare il tasto “Nuovo”

Dal menu è possibile scegliere se effettuare la valutazione del rischio:

secondo le linee guida pubblicate dal CNDCEC nel 2011
secondo le regole tecniche pubblicate dal CNDCEC nel 2019

Per default il programma proporrà l’applicazione della nuova valutazione del rischio. Si ricorda che le regole tecniche pubblicate dal consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili sono vincolanti per gli iscritti all’ordine dal 1° gennaio 2020.

Calcolo del livello di rischio – regole tecniche 2019

Alla conferma della scelta della modalità di valutazione si abilita la relativa tabella.

Nella parte superiore della maschera sono riportate le seguenti informazioni:

la descrizione della prestazione/operazione
la data della valutazione del rischio
il flag “calcola solo “aspetti connessi al cliente””, che deve essere utilizzata quando nel calcolo non si deve tenere conto della sezione B (aspetti connessi all’operazione)
l’autore

Per ogni prestazione deve essere indicato il “rischio inerente”, attribuendo nell’apposito campo un punteggio che va da 1 a 4.

Una volta individuato il rischio inerente è necessario determinare il rischio specifico, attribuendo un punteggio che va da 1 a 4 a tutti gli elementi previsti nella tabella, quindi considerando gli aspetti connessi al cliente e gli aspetti connessi alla prestazione/operazione.

Per attribuire un punteggio ad ogni elemento è sufficiente scegliere quello ritenuto opportuno dall’apposito menu a tendina.

Dopo aver effettuato la somma dei punteggi il software calcola la media matematica, determinando così il rischio specifico.

Il rischio “finale”, quindi quello “effettivo” si determina applicando al rischio inerente un coefficiente di ponderazione del 30% e al rischio specifico un coefficiente del 70%.

Il livello di rischio effettivo ci determina la tipologia di adeguata verifica che dovremo adottare per il cliente e per la relativa prestazione.

Al termine della compilazione è necessario cliccare il pulsante “salva”.

Calcolo del livello di rischio – linee guida 2011

Alla conferma della scelta della modalità di valutazione si abilita la relativa tabella.

Nella parte superiore della maschera sarà riportata la prestazione oggetto di valutazione, la data della valutazione (che l’utente può variare) e il flag “Calcola solo aspetti connessi al cliente”.

Quest’ultima opzione deve essere utilizzata quando nel calcolo non si deve tener conto degli elementi della sezione “B – aspetti connessi all’operazione/prestazione”.

Per ogni elemento deve essere attribuito un punteggio:

1 → Molto basso

2 → Basso

3 → Medio

4 → Alto

5 → Molto alto

Al click su ogni elemento si apre la relativa tabella di compilazione dove è necessario cliccare sopra la cella che corrisponde al punteggio ritenuto opportuno.

Nella maschera è possibile definire l’utente che ha effettuato la valutazione ed eventualmente indicare delle osservazioni aggiuntive.

All’uscita dalla maschera il punteggio sarà riportato nella tabella principale.

E’ la sommatoria dei vari punteggi che determinerà il livello rischio totale che potrà essere:

basso
medio
alto

Al termine della compilazione è necessario cliccare il pulsante “salva”.

Il riepilogo delle valutazioni del rischio effettuate è visibile dall’elenco posto nella parte inferiore della maschera: sarà presente il flag in corrispondenza della colonna “eseguita” se la prestazione è stata valutata.

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3.4.1 Modelli predefiniti

La valutazione del rischio può essere salvata come modello quindi abbinata contemporaneamente a più di un cliente.

Per creare un modello di valutazione del rischio è necessario accedere alla sezione “Modelli predefiniti” > “Valutazione del rischio” > “Elenco modelli”.

Per creare un modello di valutazione del rischio è necessario cliccare il pulsante “Nuovo”.

Quindi procedere all’inserimento dei campi abilitati nella sezione.

Nel “titolo” è necessario indicare una breve descrizione. (1)

Nel caso in cui sia necessario creare un modello dove è compilata solo la sezione degli aspetti connessi al cliente si deve selezionare l’opzione “Calcolo solo “aspetti connessi al cliente””. (2)

Indicare il “rischio inerente” (3) quindi attribuire ad ogni elemento il “livello di rischio specifico” (4).

Nella parte inferiore della maschera è riportato il dettaglio del calcolo quindi la tipologia di adeguata verifica associata (5).

Al termine della compilazione è necessario cliccare il tasto “Salva” (6).

Se il modello salvato è incompleto la relativa descrizione sarà con il testo rosso e non potrà essere abbinato.

Una volta creato il modello è possibile associarlo contemporaneamente a più clienti.

Per farlo è necessario accedere all’apposita gestione di “Abbinamento multiplo”.

Per abbinare un modello è necessario:

Selezionare il modello ritenuto opportuno dall’apposito campo verde.

Dalla maschera così aperta effettuare doppio click sopra il modello per selezionarlo quindi apporre il check sopra i clienti (1) e sulle relative prestazioni da valutare (2).

Per ultimo indicare la data della valutazione del rischio quindi cliccare “Abbina” (3).

NB. Non è possibile indicare una data di valutazione del rischio precedente alla prestazione oggetto di valutazione. (Esempio data prestazione 15/03/2018, la data della valutazione del rischio può essere 15/03/2018 o successiva).

3.5 Adeguata verifica e controllo costante

Nella sezione dedicata all’adeguata verifica, in base al risultato ottenuto, per la prestazione, nella valutazione del rischio, il software suggerisce qual è la tipologia di adeguata verifica che si dovrebbe adottare.

La valutazione del rischio effettuata per la prestazione deve essere selezionata dall’elenco posto nella parte inferiore della maschera: cliccando il tasto “modifica” il software propone le tipologie di adeguata verifica che si possono effettuare in base al grado di rischio calcolato. Sarà possibile scegliere la tipologia di adeguata verifica in base al livello di rischio calcolato oppure indicare di voler adottare una tipologia di adeguata verifica “maggiore”.

Se il software calcola che deve essere applicata una tipologia di adeguata verifica ordinaria, sarà possibile optare per una tipologia “rafforzata” ma non “semplificata”.

La check list per l’adeguata verifica è visibile solo per la prima valutazione del rischio effettuata per la prestazione poiché, successivamente si dovrà effettuare un controllo costante.

In base alla tipologia di adeguata verifica da applicare è previsto un elenco di obblighi cui corrispondono gli adempimenti che il soggetto obbligato dovrà effettuare per l’espletamento dell’obbligo selezionato.

Nella parte sinistra dalla sezione dedicata all’adeguata verifica indica l’elenco degli obblighi previsti.

Cliccando sopra la descrizione dell’obbligo viene visualizzato, nella parte destra, l’elenco degli adempimenti previsti.

Una corretta selezione di adempimenti farà si che l’icona posta a fianco dell’obbligo diventi verde, diversamente resterà di colore rosso.

Al termine della procedura di adeguata verifica è necessario cliccare il pulsante .

Controllo costante

La periodicità del controllo costante si stabilisce al momento dell’instaurazione del rapporto professionale in base alla determinazione del rischio effettivo e alla tipologia di adeguata verifica.

Nella prima adeguata verifica, se la prestazione professionale è continuativa, troveremo abilitato l’obbligo “programmazione controllo costante”.

L’obbligo di controllo costante si esplica verificando e aggiornando i dati e le informazioni acquisite nello svolgimento delle attività di adeguata verifica.

Come indicato nella tabella che segue il grado di rischio effettivo determina la tipologia di adeguata verifica quindi la periodicità del controllo costante:

Nella “Programmazione controllo costante” è necessario indicare la data in cui sarà effettuato il controllo costante.

L’icona posta in corrispondenza di tale obbligo sarà verde () in presenza di una data.

Alla data di scadenza del controllo costante l’utente dovrà procedere ad effettuare una nuova valutazione del rischio in cui sarà determinato il nuovo livello di rischio per il cliente per la prestazione oggetto di valutazione.

In “Adeguata verifica”, posizionandoci sulla nuova valutazione del rischio saranno visualizzati gli obblighi:

programmazione controllo costante
controllo costante

Con il primo obbligo sarà necessario programmare quando sarà svolto il prossimo controllo (quindi la prossima valutazione del rischio).

Nel secondo obbligo è necessario compilare il controllo costante quindi procedere alla stampa che ne attesta l’esecuzione. La stampa prendere a riferimento il modello “AV.7 – Procedura di controllo costante” indicato dal consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili nelle linee guida 2019.

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3.6 Fascicolo del cliente

L’istituzione del fascicolo del cliente costituisce idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni acquisite ai fini dell’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica della clientela quindi ai fini del rispetto della normativa antiriciclaggio e di contrasto di finanziamento del terrorismo.

Per le prestazioni con rischio inerente “non significativo” è sufficiente conservare nel fascicolo del cliente il documento indicato nelle regole tecniche.

Il consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili ha elaborato un elenco di documenti che devono essere conservati nel fascicolo di ciascun cliente:

DOCUMENTO RILEVANTE	ANNOTAZIONI/COMMENTI
Fotocopia documento di identità o di altro documento di riconoscimento equipollente in corso di validità	Documento del cliente persona fisica e, ove presente, dell’esecutore
Visura del Registro Imprese (certificato equivalente per società di diritto estero, oppure atto costitutivo o certificazione di attribuzione del codice fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate)	Tale documentazione è necessaria al fine di verificare: - la denominazione/ragione sociale e la sede della società/ente cliente - le informazioni relative all’esistenza e ampiezza dei poteri di rappresentanza del soggetto che agisce per conto della società/entità - le informazioni relative alle modifiche anagrafiche o dei dati inizialmente acquisiti
Codice fiscale e (eventuale) Partita IVA	Ove non presente in altra documentazione raccolta (p.e. visura R.I., dichiarazione del Cliente, atto notarile, ecc.)
Incarico professionale (qualora le informazioni utili non siano già ricomprese nella dichiarazione del cliente ovvero nella scheda di adeguata verifica)	Copia o riferimenti del mandato professionale scritto o annotazione dell’accettazione dell’incarico professionale scritto o verbale, al fine di documentare la data di inizio dell’incarico professionale e le successive variazioni. Tali indicazioni potrebbero essere contenute nella Dichiarazione antiriciclaggio resa dal cliente ovvero nella Scheda di adeguata verifica
Scheda di adeguata verifica (ai fini della dimostrazione dell’avvenuto adempimento dei relativi obblighi) (Vd. Modello AV.3)
Dichiarazione resa dal cliente (Vd. Modello AV.4)	- sul titolare effettivo e sulle relazioni intercorrenti tra il cliente e il titolare effettivo e tra cliente ed esecutore - sulla presenza di persone politicamente esposte - sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale o dell’operazione - sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività (ove rilevante)
Scheda di valutazione del rischio di riciclaggio/FDT	Un documento firmato dal professionista che attesti il livello di rischio effettivo di riciclaggio/FDT associato al cliente e alla prestazione professionale richiesta (ALLEGATO AV.1)
Attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi	Copia dei documenti acquisiti in sostituzione e/o a prova dell’avvenuto assolvimento dell’obbligo di adeguata verifica da parte del terzo: copia dei documenti acquisiti dai terzi in sede di adeguata verifica, come previsto dall’art. 27, co. 3 del Decreto
Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità (o la necessità) di applicare obblighi semplificati (o rafforzati) di adeguata verifica	Estratto da banca dati che individua il cliente come PPE, articolo di giornale che riporta notizia con informazioni di carattere penale relativi al cliente, etc.
Documenti per il controllo costante ed eventuale nuova scheda del rischio riciclaggio/FDT	Al fine di documentare il controllo costante effettuato periodicamente, ovvero in occasione di modifiche soggettive del cliente od oggettive della prestazione, unitamente all’eventuale nuova scheda di valutazione del rischio nel caso si modifichi il livello di rischio precedentemente valutato (ALLEGATO AV.1)
Documentazione o attestazioni comprovanti la consistenza patrimoniale e/o la capacità di credito del cliente (p.e. ultima dichiarazione dei redditi, ultimo bilancio approvato, lettera di referenze di un Istituto di Credito, lettera di presentazione di un soggetto destinatario degli obblighi antiriciclaggio, ecc.)	Nei casi di adeguata verifica rafforzata e ove la prestazione professionale abbia per oggetto un’operazione del cliente che comporti la movimentazione di mezzi di pagamento e si ritenga necessario approfondire la coerenza delle disponibilità con il profilo del cliente
Visura camerale nominativa completa per codice fiscale per la verifica delle cariche sociali (amministratore e socio), del bollettino dei protesti e dell’assoggettamento a procedure concorsuali del legale rappresentante e degli eventuali titolari effettivi
Documentazione che comprovi l’esame della posizione giuridica del cliente o l’espletamento di compiti di difesa o rappresentanza davanti a un’Autorità giudiziaria, compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o evitare il procedimento e copia dell’eventuale incarico professionale conferito	Ai fini del termine per la verifica dell’identità del cliente (art.18, co. 4) e dell’esonero da SOS (art. 35, co. 5)
Stampa dell’esito della ricerca del nominativo del soggetto nelle liste antiterrorismo	Nel caso si renda necessaria una verifica del nominativo del cliente, del soggetto che agisce per conto del cliente o dell’eventuale titolare effettivo rispetto alle liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento
Altri documenti, estratti da pubblici registri o annotazioni che il professionista ritenga opportuno conservare	Può essere utile inserire dati, documenti e annotazioni non espressamente richiesti dalle norme, ma che costituiscono un supporto alla valutazione del rischio e alle motivazioni che hanno condotto, o meno, alla segnalazione di un’operazione sospetta
Dichiarazione sostitutiva di certificazioni e di atti notori o certificato del Tribunale in merito ad eventuali condanne e procedimenti penali in corso	Nel caso si venga a conoscenza di condanne o procedimenti in corso e si ritenga necessario escludere un eventuale collegamento con la prestazione professionale richiesta o in corso
Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale	Eventuale lettera di revoca o di rinuncia all’incarico. Copia della cancellazione IVA, cessazione dal Registro delle Imprese, Decreto di estinzione, ecc. (ove presenti). In assenza di atti formali la fattura del professionista a saldo della prestazione, ovvero la nota pro forma, può comprovare la data di chiusura del rapporto ed estinzione dell’incarico

Nella sezione dedicata al fascicolo del cliente è possibile:

procedere alla stampa dei modelli, contenenti i dati inseriti nel software
costituire il fascicolo del cliente seguendo quanto indicato nella “check list per la formazione del fascicolo del cliente”
allegare i documenti in file pdf in modo da poterli consultare, con pochi semplici click, tramite la gestione di anteprima

Modelli di stampa

Nella gestione del fascicolo è possibile effettuare le seguenti stampe:

AV.3 – Istruttoria cliente (scheda di adeguata verifica)
AV.4 – Dichiarazione del cliente
AV.5 – Attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi
AV.6 – Dichiarazione di astensione del professionista

Per effettuare la stampa è necessario selezionare i modelli da stampare e cliccare l’apposito pulsante, posto nella sezione “stampa”.

Nella sezione dedicata la stampa è possibile indicare al software di:

effettuare la creazione dei modelli comprendendoli in un unico file
allegare al fascicolo in automaticamente i file prodotti

Al click nel pulsante “Stampa” è visualizzata la seguente maschera:

Qui l’utente deve indicare:

la prestazione/operazione che deve essere stampata
chi è il soggetto dichiarante, che quindi firmerà le dichiarazioni
quali titolari effettivi indicare nella stampa

I file pdf così prodotti saranno modificabili dall’utente che potrà inserire delle informazioni aggiuntive, rispetto a quelle già presenti nel software e automaticamente riportate.

Nel caso in cui sia attiva l’opzione “Allega al fascicolo automaticamente” i documenti si potranno visualizzare in anteprima e, con doppio click nella descrizione si potranno compilare e stampare.

Check list per la formazione del fascicolo del cliente

Nella check list sono indicati i principali documenti che non possono mancare all’interno del fascicolo di ciascun cliente.

In corrispondenza di ogni documento è presente un’icona che indica l’assenza del documento all’interno del fascicolo del cliente.

Tale documento può essere allegato, in modo da poterlo consultare rapidamente.

Per eliminare un allegato è sufficiente effettuare doppio click sopra l’icona .

Se non si desidera allegare il documento è possibile indicare che lo stesso è presente nel fascicolo del cliente apponendo un check.

L’elenco può essere incrementato dall’utente:

1. inserendo delle descrizioni personalizzate

2. inserendo la descrizione dei documenti tra quelle proposte dall’elenco che si apre da .

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4. Gestione Studio

Nella sezione studio l’utente può:

- effettuare l’autovalutazione del rischio

- programmare la formazione del personale dipendente

Nella corrispondente sezione notifiche il software segnala eventuali adempimenti da effettuare rispetto alle funzioni di questa sezione.

Se non deve essere effettuato alcun adempimento il software visualizza l’icona quindi la dicitura “Non sono presenti notifiche”.

Se sono presenti delle operazioni da effettuare il software visualizza l’icona quindi specifica quale adempimento deve essere effettuato.

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4.1 Autovalutazione del rischio

L’autovalutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo deve essere effettuata dal soggetto obbligato e non è delegabile.

Tale valutazione consiste nel valutare il rischio connesso alla propria attività professionale al fine di adottare dei presidi e procedure adeguati alla propria natura e alla propria dimensione per gestire e mitigare i rischi rilevati.

L’autovalutazione del rischio deve essere effettuata con cadenza triennale, salva la facoltà del professionista di aggiornarla quando ne valuta la necessità o lo ritiene opportuno; la prima autovalutazione deve essere predisposta successivamente alla pubblicazione dell’analisi nazionale del rischio.

Gli atti relativi a tale procedura devono essere conservati e messi a disposizione degli organismi di autoregolamentazione e delle autorità di vigilanza.

La metodologia dell’autovalutazione si articola in 3 fasi:

Identificazione del rischio inerente → raccolta delle informazioni e identificazione e valutazione del rischio di riciclaggio a cui il soggetto obbligato è esposto in ragione dell’attività svolta.
Analisi della vulnerabilità → valutazione dell’idoneità dei presidi organizzativi, procedurali e di controllo concretamente implementati dal soggetto obbligato rispetto ai rischi precedentemente identificati.
Determinazione del rischio residuo → valutazione del rischio a cui il soggetto obbligato rimane esposto.

L’autovalutazione del rischio si effettua dall’apposita gestione cui si accede dal pulsante omonimo:

Per effettuare un’autovalutazione è necessario cliccare il pulsante .

Al click su tale pulsante il software indica come data autovalutazione quella odierna ed abilita la tabella dove effettuare il calcolo del rischio inerente, della vulnerabilità quindi del rischio residuo.

Per ogni sezione è stata inserita una guida utile all’attribuzione del punteggio di rilevanza in corrispondenza di ogni elemento.

Nella colonna “indice di rischiosità”, nella sezione del “Rischio inerente” è presente la colonna “Indice di rischiosità calcolato” dove il software riporta in automatico i valori calcolati in base alle valutazioni del rischio effettuate su ogni singolo cliente. I valori riportati tengono conto delle valutazioni del rischio effettuate alla data di autovalutazione.

Cliccando il pulsante è possibile accedere ai valori di dettaglio dell’indice di rischiosità.

In corrispondenza di ogni elemento, mediante l’utilizzo di un menu a tendina, è necessario indicare un punteggio che va da 1 a 4, rispettivamente:

1 – non significativo

2 – poco significativo

3 – abbastanza significativo

4 – molto significativo

Indicazioni per la compilazione dell'autovalutazione del rischio

Tabella A - Rischio inerente

1. Tipologia clientela

La valutazione va effettuata tenendo conto del numero dei clienti (in valore assoluto) e delle caratteristiche oggettive e soggettive della clientela; a titolo esemplificativo, incidono elementi quali il tipo di attività dei clienti (esposta o meno ad infiltrazioni criminali o legata a particolari settori più a rischio), l’inquadramento giuridico, la presenza o meno di organismi o Autorità di controllo (collegio sindacale, revisore, Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001), la complessità e la dimensione aziendale, il volume e l’ammontare delle transazioni del cliente, la presenza di persone politicamente esposte ovvero di soggetti sottoposti a indagini o procedimenti penali, ovvero aventi legami con soggetti a rischio o censiti in liste c.d. antiterrorismo, la presenza di enti no profit con elementi di potenziale rischio di finanziamento del terrorismo, la qualifica di soggetto destinatario degli obblighi antiriciclaggio in capo allo stesso cliente del professionista.

Si reputa che:

- un numero molto esiguo di clienti (10%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 1;

- un numero molto limitato di clienti (tra il 10 e il 25%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 2;

- un numero significativo di clienti (tra il 25% e il 40%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 3;

- una percentuale molto significativa (superiore al 40%) di clienti ritenuti ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 4.

2. Area geografica di operatività

L’area geografica di operatività è da riferirsi tanto alla sede (o sedi diverse) dello studio professionale, quanto al territorio in cui si esplica la prestazione professionale a favore del cliente (che può coincidere o meno con la sede di quest’ultimo).

Occorre tenere conto delle relazioni con cui le Autorità aggiornano periodicamente la mappa delle zone maggiormente a rischio sia a livello nazionale, sia a livello internazionale (Stati non dotati di adeguati presidi antiriciclaggio o di una normativa antiriciclaggio equivalente a quella italiana).

Si reputa che:

- un numero molto esiguo di clienti operanti in aree geografiche ritenute ad alto rischio (10%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 1;

- un numero molto limitato di clienti operanti in aree geografiche ritenute ad alto rischio (tra il 10 e il 25%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 2;

- un numero significativo di clienti operanti in aree geografiche ritenute ad alto rischio (tra il 25% e il 40%) individuati in sede di adeguata verifica come ad alto rischio possa determinare un indice di rischiosità pari a 3;

- una percentuale molto significativa (superiore al 40%) di clienti operanti in aree geografiche ritenute ad alto rischio, possa determinare un indice di rischiosità pari a 4.

3. Canali distributivi

Qualora i servizi professionali avvengano tramite collaborazioni esterne, corrispondenze, canali di pagamento, occorre tener conto dei relativi rischi, specie se le prestazioni si sviluppano in aree potenzialmente pericolose o distanti rispetto alla sede del professionista.

La valutazione deve quindi riguardare il grado di controllo, tracciabilità e protezione di tali relazioni e canali.

4. Servizi professionali offerti

La valutazione deve tener conto dei diversi ambiti di attività professionale, con particolare riguardo alle prestazioni maggiormente esposte a tentativi di riciclaggio/FDT. A tal proposito sono individuati i diversi livelli di rischio nella Regola Tecnica n. 2, rispettivamente nella Tabella 1 (prestazioni a rischio inerente non significativo) e nella Tabella 2 (prestazioni a rischio inerente poco significativo, abbastanza significativo o molto significativo).

Si reputa che:

- una percentuale delle prestazioni a rischio inerente non significativo o poco significativo superiore all’80% possa determinare un indice di rischiosità pari a 1;

- una percentuale delle prestazioni a rischio inerente non significativo o poco significativo superiore al 60% possa determinare un indice di rischiosità pari a 2;

- una percentuale delle prestazioni a rischio inerente non significativo o poco significativo compresa tra il 45% e il 60% possa determinare un indice di rischiosità pari a 3;

- una percentuale delle prestazioni a rischio inerente non significativo o poco significativo inferiore al 45%, possa determinare un indice di rischiosità pari a 4.

Tabella B - Livello di vulnerabilità

1. Formazione

Oggetto di valutazione è il livello di aggiornamento della conoscenza della normativa antiriciclaggio in capo a tutti i componenti dello studio (titolare/i, dipendenti, collaboratori, tirocinanti).

La formazione va valutata altresì per quanto concerne il grado di individuazione tempestiva delle tecniche illegali, facendo riferimento anche agli indicatori di anomalia, schemi di comportamento anomalo e altri indicatori messi a disposizione delle Autorità attraverso relazioni ufficiali.

Altro elemento da tenere in considerazione è la frequenza della attività di formazione e il suo effettivo svolgimento.

2. Organizzazione degli adempimenti di adeguata verifica della clientela

Idoneità delle misure adottate per adempiere agli obblighi previsti dalla legislazione vigente in materia di adeguata verifica e dalle regole tecniche (ad es. esistenza e documentazione, attraverso l’utilizzo di apposita modulistica, di procedure per l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del TE).

3. Organizzazione degli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti, dati e informazioni

Idoneità delle misure adottate per adempiere agli obblighi previsti dalla legislazione vigente in materia di conservazione (cartacea o informatica) e dalle regole tecniche (ad es. istituzione e aggiornamento di un sistema organico di conservazione dei fascicoli della clientela; individuazione dei soggetti legittimati ad alimentare e ad accedere al sistema).

4. Organizzazione in materia di segnalazione di operazioni sospette e comunicazione delle violazioni alle norme sull’uso del contante

Idoneità delle misure adottate per adempiere agli obblighi previsti dalla legislazione vigente in materia di SOS e di comunicazione dell’uso illegittimo del contante (ad es. esistenza di una procedura interna per la rilevazione di anomalie riconducibili ad eventuali operazioni sospette di riciclaggio/FDT; diffusione interna degli indici di anomalia nonché delle casistiche di riciclaggio/FDT elaborate da UIF).

Sia per il rischio inerente che per la vulnerabilità sarà calcolata la media aritmetica cui si applicherà un coefficiente di ponderazione:

40% per il rischio inerente

60% per la vulnerabilità dello studio professionale

La somma dei due punteggi determina il rischio residuo ovvero quanto lo studio è esposto a fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.

La stampa dell’autovalutazione del rischio si effettua dall’apposita sezione: i valori indicati nella gestione saranno riportati nel modello così come predisposto con le linee guida pubblicate dal CNDCEC a gennaio 2019.

I pulsanti presenti nella gestione consentono di:

modificare un’autovalutazione già salvata
interrompere l’elaborazione di un’autovalutazione senza effettuare alcun salvataggio
procedere al salvataggio di un’autovalutazione dopo la relativa elaborazione
eliminare un’autovalutazione del rischio

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4.2 Formazione personale dipendente

Il titolare dello studio oltre agli adempimenti direttamente connessi al cliente deve assolvere all’obbligo formativo in materia di antiriciclaggio partecipando a corsi organizzati oppure a sessioni formative interne allo studio professionale.

In quest’ultimo caso il soggetto obbligato è tenuto alla formazione del proprio personale dipendente.

Per ciascun evento formativo organizzato dovrà essere redatto un apposito verbale che dovrà essere conservato nel fascicolo antiriciclaggio ed eventualmente messo a disposizione degli organi di vigilanza.

L’attività di formazione può essere svolta:

Dal titolare dello studio che ha assolto agli obblighi formativi antiriciclaggio
Da docenti esterni, esperti in materia

Nella maschera di inserimento degli eventi formativi, al click nel pulsante è abilitata la sezione adibita all’inserimento dei seguenti dati:

1. Titolo dell’evento

2. Data inizio e ora

3. Data fine e ora

4. Descrizione

5. Nominativo del relatore

6. Nominativi dei partecipanti al corso

7. Argomenti trattati

8. Note

9. Eventuali documenti allegati utili all’evento formativo

Per l’inserimento dei nominativi dei partecipanti e degli argomenti è presente un’apposita gestione che si apre dagli appositi pulsanti.

In entrambe le gestioni possono essere memorizzati nominativi ed argomenti in modo da poterli richiamare in più “eventi formativi”.

Per selezionare gli elementi, sia che siano “partecipanti” che “argomenti” è sufficiente apporre il check a sinistra del nominativo o dell’argomento quindi cliccare “scarica”.

Posizionandosi nell’evento formativo è possibile effettuare la stampa del relativo verbale che attesta l’avvenuta formazione dei dipendenti/collaboratori.

5. Dettaglio scadenze

La gestione “Dettaglio scadenze” riepiloga le scadenze:

- dei documenti di identità

- delle cariche sociali

- del controllo costante

L’accesso a tale gestione è possibile dalla sezione “notifiche”

Oppure dall’apposito pulsante “Dettaglio scadenze” presente nella “gestione clienti”.

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6. Ricerca

Tramite il pulsante “Ricerca” si accede alla gestione dove è possibile consultare l’elenco delle anagrafiche clienti e l’elenco delle prestazioni/operazioni.

Dal menu a tendina “Ricerche predefinite” è possibile definire l’elenco da visualizzare.

L’elenco delle anagrafiche è visualizzato in modalità gerarchica: prima è visualizzata la società e subito dopo le relative figure abbinate.

Sopra l’intestazione della tabella, in corrispondenza di ogni campo, è stata inserita la barra di ricerca da utilizzare per fare dei rapidi “filtri”.

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